文檔管理軟件的定位功能有哪些特點

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　　　企業(yè)文檔在幾百篇、上千篇的時候，員工還是能夠清楚定位他想要的文章的。當文章的數(shù)量積累到幾十萬篇，甚至更多的時候，用戶在檢索這些文檔的時候就會遇到困難，無法找到想要的東西，或者輸入主題詞后的文檔遠遠超出需求，猶如大海撈針。文檔管理軟件要解決這個問題可以從以下幾個方法入手：

　　第一，增加檢索的便利性，可通過建立一套比較完備的命名規(guī)則來實現(xiàn)。電子文檔的命名是有講究的，如一篇文檔叫《通知》，光看這個標題無法知道通知是什么關(guān)于什么內(nèi)容的，用戶無法知道文檔的核心內(nèi)容。因此用戶在創(chuàng)建文檔時應按照統(tǒng)一規(guī)范的命名規(guī)則來創(chuàng)建文檔，使得用戶能夠通過文檔的標題來快速檢索。如：公司名+部門名+內(nèi)容+版本號等一連串的字符把這篇文檔的核心內(nèi)容展示出來。

　　需要考慮的因素是如何界定某篇文檔的命名是否規(guī)范?有三個原則：一是考慮沒看過文檔的人看了標題后是否能夠了解文檔的內(nèi)容;二是這個命名規(guī)則是否把這篇文檔的核心內(nèi)容清晰地通過標題展示出來;三是文檔命名包含的字符是否把文檔主要意思包含起來。如果每個員工都能夠按照知識管理里面的文檔命名規(guī)則來命名文檔，每個人就能夠快速地檢索定位。

　　第二，通過設(shè)定關(guān)鍵詞、摘要、正文中的目錄或一些核心信息，讓用戶通過關(guān)鍵詞、摘要等檢索到相應的文檔。這對不少企業(yè)來講是個非常耗費精力的一項工作。尤其是有些企業(yè)已經(jīng)運作了十年乃至二十年，企業(yè)內(nèi)部積累的文檔數(shù)量非常龐大，要對每一篇文檔的關(guān)鍵詞等從文中摘出來是非常有難度的。建議挑選一些非常重點的，對企業(yè)非常關(guān)鍵的文檔挑選出來做關(guān)鍵詞、摘要等內(nèi)容的補充。對于大量的普通文檔就不需要做這樣的工作。

　　第三，通過“多維分類檢索”定位文檔。企業(yè)可以通過更多不同緯度的分類方式把文檔按照多個緯度來進行分類。在設(shè)置多維分類屬性時有很多分類方法，有一些對于任何企業(yè)都是適用的。比如所有企業(yè)都包含這樣的文檔：公司新聞、企業(yè)規(guī)章制度、會議紀要等?？梢酝ㄟ^分類屬性的設(shè)置給這些文檔加一個標簽。比如通過“任命”這個標簽把系統(tǒng)中所有帶“任命”標簽的文檔提取出來。還有些維度與企業(yè)的業(yè)務特點有關(guān)，如房地產(chǎn)企業(yè)從開始的土地獲取到最后整個樓盤出售過程的文檔都可以配制成多維的分類屬性。房地產(chǎn)企業(yè)也可以按照樓盤的屬性把所有樓盤的信息相關(guān)文檔搜索出來。在一些制藥型企業(yè)還可以按照“疾病”的維度按各種病癥分類;也可按照醫(yī)院的科室進行分類。因此，企業(yè)在設(shè)置多維分類的時候一方面可以參考普遍企業(yè)包含文檔的內(nèi)容設(shè)置分類維度，也可根據(jù)企業(yè)的業(yè)務模式、業(yè)務特點來設(shè)置多維分類屬性的內(nèi)容。

　　設(shè)置多維屬性分類時會遇到一個常見的問題：如果企業(yè)的文檔的多維分類屬性特別多的話，會對用戶會造成一些麻煩。比如用戶在創(chuàng)建、上傳一篇文檔的時候不但要選擇目錄，還要選擇與文檔相關(guān)聯(lián)的屬性，這個關(guān)聯(lián)性需要用戶自己來判斷，如果多維分類屬性設(shè)置得非常多的話，對用戶來講判斷這篇文檔是歸為哪一類屬性是很難的。因此企業(yè)設(shè)置多維分類屬性的時候要把握平衡，維度不能太少也不能太多，既能滿足企業(yè)通過多維度快速檢索文檔的需求，又不會給用戶造成麻煩。