辦公自動化支持文檔的讀鎖定和寫鎖定等鎖定機(jī)制

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以各種形式共享
所有的用戶都可在系統(tǒng)中進(jìn)行知識文檔的高度共享，有價值的信息被迅速的傳遞和利用。
通過文檔目錄查看
通過內(nèi)外網(wǎng)站查看
通過“最新文檔”查看最新創(chuàng)建的文檔
通過快速搜索或高級搜索查看
通過知識地圖迅速獲得需要的知識文檔
通過與即時通訊、工作流程等文檔推送機(jī)制獲得知識文檔
文檔的批量共享
通過文檔訂閱查看
簽入簽出鎖定機(jī)制
辦公自動化支持文檔的讀鎖定和寫鎖定等鎖定機(jī)制，確保文檔的獨(dú)占性編輯過程；
支持自動簽入簽出，強(qiáng)制簽入簽出；

文件痕跡保留
　　系統(tǒng)全程記錄質(zhì)量文件版本以及每次修改的變更內(nèi)容，即痕跡，讓用戶可隨時跟蹤修改的記錄：
簽入簽出鎖定機(jī)制
支持文檔的讀鎖定和寫鎖定等鎖定機(jī)制，確保文檔的獨(dú)占性編輯過程；
文件版本管理
當(dāng)文檔再次審批通過、發(fā)布后，將形成新的文檔版本，如圖所示，此時，用戶能查看到文檔版本二的內(nèi)容，版本一自動變?yōu)槭顟B(tài)。
文件流程管理
可靈活定義出質(zhì)量管理體系審批流程：
泛普OA軟件提供的流程管理功能可以根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求自由定義流程的管理模式和質(zhì)量文件審批流程，而并非固定的功能列表。通過流程帶動質(zhì)量文件數(shù)據(jù)自動更新，避免了二次手工錄入帶來的工作效率低下和失誤的情況，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理和運(yùn)營的電子化。
在這里我們要新建質(zhì)量管理體系生效審批流程和質(zhì)量管理體系失效審批流程，具體的設(shè)置過程請參見《工作流系統(tǒng)維護(hù)手冊》，這里不再詳細(xì)介紹。
設(shè)置質(zhì)量體系文檔生效審批流程
具體的設(shè)置過程請參見《工作流系統(tǒng)維護(hù)手冊》，這里不再詳細(xì)介紹。
文檔以各種形式發(fā)布
OA辦公系統(tǒng)提供多個發(fā)布出口方便用戶根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇。
提交、草稿、預(yù)覽、待審核等多種發(fā)布方式
選擇將文檔保存在合適的目錄下，或者以標(biāo)題/主頁形式發(fā)布到內(nèi)部或者外部網(wǎng)站上，或者發(fā)布到特定的信息門戶中去
可建立個人文檔庫，并設(shè)定文檔被訪問的權(quán)限
在個人門戶、部門門戶、公司門戶等門戶上發(fā)布；
在公司虛擬目錄上發(fā)布
2.8.10知識地圖
知識的展現(xiàn)不是一維的展現(xiàn),而是呈多維的描述.知識的特別是分散的,我們需要將離散的信息與知識根據(jù)不同的事務(wù)邏輯,不同的知識結(jié)構(gòu)用不同的方式共享或者分享出去。
新員工的快速成長
新員工通過崗位知識地圖，能夠快速地進(jìn)入角色；
同時由于知識地圖不斷更新，每個人都需要經(jīng)常溫習(xí)和回顧，無形中增加知識增進(jìn)了交流。
知識專家網(wǎng)絡(luò)的體現(xiàn)
我們工作中會不斷遇到問題，遇到問題不可怕，可怕的只有你個人面對！
當(dāng)面對問題的時候需要知道誰能夠幫助我，通過知識專家地圖能夠快速定位幫助我的人。每個人的背后都有一支強(qiáng)大的無形協(xié)作團(tuán)隊(duì)！
同時,我們也需要知識專家將他們腦海中隱性的信息與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成知識。
24小時開課的知識培訓(xùn)自助平臺
　　　　提供員工不斷學(xué)習(xí)的機(jī)會與場所，讓員工自我快速成長。
文檔搜索(包含附件)
OA出色的信息檢索功能使用戶可以迅速地獲得需要查找的信息。它的特性包括：
支持標(biāo)題模糊查詢；
支持分類目錄查詢；
支持多種信息的綜合查詢；
支持文檔屬性的多條件查詢；
支持正文的全文檢索查詢；
支持正文多個關(guān)鍵字的分詞檢索查詢；
泛普軟件支持工作流程中的附件查詢，包括word、excel、pfd等格式的附件。
支持多種文檔排序方式的查詢；
支持常用條件的模板查詢；
自動偵測和抓取
OA自動化辦公系統(tǒng)可在信息門戶中定義多個自動偵測的元素，包括行業(yè)網(wǎng)站，網(wǎng)站的指定位置或按網(wǎng)絡(luò)關(guān)鍵詞(可分處于“標(biāo)題中”和“內(nèi)容中”)實(shí)時偵測并抓取重要的行業(yè)和技術(shù)信息。
虛擬目錄
虛擬目錄為用戶提供了一種除文檔目錄以外的文檔組織形式，用戶可以按照自己的習(xí)慣從多維度創(chuàng)建、管理和使用知識文檔。用戶可以在權(quán)限允許的情況下，將文檔列表中的部分或全部文檔直接導(dǎo)入自己的虛擬目錄下。
借閱管理
泛普OA軟件建立公司的檔案分類，并設(shè)定所有檔案的默認(rèn)授權(quán)范圍和可申請借閱的檔案。
可由檔案管理員在后臺管理定義基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并自定義各種檔案屬性字段，如名稱、作者、出版日期、主題詞、檔案密級、物理地址等，便于在線查詢。
通過嚴(yán)格的系統(tǒng)權(quán)限管理體系實(shí)現(xiàn)對檔案借閱審請和借閱審批授權(quán)的功能。
實(shí)時記錄檔案的相關(guān)狀態(tài)，從創(chuàng)建到歸檔，包括修改痕跡、不同版本、瀏覽次數(shù)、下載次數(shù)等全部歷史記錄。
通過專業(yè)的圖書掃描儀，系統(tǒng)通過檔案自帶的條碼能夠自動匹配檔案的屬性，便于快速借出或入庫。