電子文檔管理軟件解決傳統(tǒng)文檔管理的滯后局面

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　　電子文檔管理軟件解決傳統(tǒng)文檔管理的滯后局面

　　自上個(gè)世紀(jì)，計(jì)算機(jī)在各行各業(yè)被廣為應(yīng)用以來，技術(shù)成本的下降促進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，為企業(yè)信息化提供了條件。電子文檔以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)取代了高成本、不利于保存的紙質(zhì)文檔。由此，也給文檔管理提出了新的要求。

　　在企業(yè)發(fā)展壯大的過程中，隨著業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)，總會(huì)產(chǎn)生大量有關(guān)管理、產(chǎn)品、制造、銷售等與各環(huán)節(jié)相關(guān)的電子文檔。這些文檔對(duì)企業(yè)和員工來說都是很重要的資產(chǎn)。大量不同格式的文檔存放在不同的物理位置，當(dāng)員工、客戶、合作伙伴和供應(yīng)商需要一些資料時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)很難找到所需，集中管理如此盤雜的文檔勢(shì)必非常困難。在企業(yè)管理中，機(jī)密文件很難得到有效的保護(hù)，各部門間難以協(xié)同辦公，重新開發(fā)利用知識(shí)資源十分困難。由文檔管理引發(fā)的這些情況屢見不鮮。這種情很大程度上延誤了工作的進(jìn)度，文檔管理儼然成了阻礙企業(yè)發(fā)展的絆腳石。

　　雖然企業(yè)付出很多時(shí)間和精力去組織分類這些文檔，避免意外狀況發(fā)生，結(jié)果卻是不盡人意。如何科學(xué)管理這些盤雜的知識(shí)文檔使其不至于流失，并得到充分的利用，正是很多企業(yè)都深感頭疼的問題。

　　據(jù)了解，當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的電子文檔管理幾乎空白。管理層對(duì)文檔管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于電子文檔管理技術(shù)更是不甚了解。對(duì)于集中管理如此浩大的電子文檔，企業(yè)感到心有余而力不足。

　　在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)，競(jìng)爭(zhēng)無處不在。知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)是首位的。近年來，由于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的風(fēng)行，知識(shí)管理受到了眾多企業(yè)的推崇。實(shí)行知識(shí)管理可以幫助企業(yè)整合知識(shí)資源，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。從本質(zhì)上說，知識(shí)管理的基礎(chǔ)是實(shí)行文檔管理。專家總是把知識(shí)管理和文檔管理相提并論。脫離文檔管理的知識(shí)管理是不切實(shí)際的。這是因?yàn)樾畔①Y源是一種十分脆弱和很不穩(wěn)定的東西。文檔凝聚了知識(shí)財(cái)富和智力資源，是最基本，也是最重要信息載體?？茖W(xué)的文檔管理可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和開發(fā)利用。離開文檔管理的信息化建設(shè)等于一紙空談。不論從哪個(gè)角度出發(fā)，文檔管理任務(wù)都是極為重要的。

　　一些高效、有遠(yuǎn)見的企業(yè)已經(jīng)引入了電子文檔管理系統(tǒng)，以此取代傳統(tǒng)的文檔管理方式，率先享受到了先進(jìn)科技帶來的便捷和利益。那些保守、傳統(tǒng)的企業(yè)還在沿用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔處理模式，花費(fèi)很多寶貴的時(shí)間去打印、傳閱文件，還要聘專人專門整理文件、分類歸檔、入庫存放等事項(xiàng)，同時(shí)還得為機(jī)要文件的安全提心吊膽;需要某些資料時(shí)，面臨的又是繁雜大量的查找翻閱工作……在他們看來，計(jì)算機(jī)在日常工作中只不過是扮演著信息錄入和打印文件的輔助角色。殊不知，先進(jìn)企業(yè)和后進(jìn)企業(yè)，首先就在工作和管理模式上拉開了距離。

　　文檔管理是指對(duì)電子文檔、電子表格、圖形和掃描文件的存儲(chǔ)、分類和檢索。文檔管理系統(tǒng)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)將企業(yè)的知識(shí)文檔整合起來，可以滿足用戶在文檔獲取、文檔處理、文檔存儲(chǔ)、文檔應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)的不同需求，最大限度的實(shí)現(xiàn)資源共享。它在企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用直接增進(jìn)了電腦的使用效能。作為一種先進(jìn)管理思想結(jié)晶的應(yīng)用系統(tǒng)，文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)海量信息的集中管理，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)起到了不可小窺的作用。有人因此把電子文檔管理系統(tǒng)比作傳統(tǒng)文檔管理模式的“終結(jié)者”，這并不為過。

　　利用電子文檔系統(tǒng)可以給企業(yè)用戶帶來前所未有的好處：不限格式的系統(tǒng)存儲(chǔ)文檔，檢索和傳輸都非常迅速，文檔的安全性問題從技術(shù)上得到了解決。并且同一信息資源可以同時(shí)被不同用戶利用，用戶可以隨時(shí)隨地都能查閱不斷更新的數(shù)據(jù)，并通過按照企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)實(shí)行權(quán)限結(jié)構(gòu)劃分，使企業(yè)的每一成員各司其職，解決了企業(yè)內(nèi)部各自為戰(zhàn)的問題，有助于各部門之間互通有無，有助于提高辦公效率，從而實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。

　　電子文檔管理系統(tǒng)的面世卓有成效地解決了傳統(tǒng)文檔管理模式滯后的局面，使文檔管理改朝換代，全面有序地步入正軌。

　　企業(yè)要跟上時(shí)代的步伐，在愈演愈烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，首先要提高管理層對(duì)文檔管理重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)。盡快建立行之有效的管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的管理。引進(jìn)新知識(shí)、新技術(shù)，引入與企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特點(diǎn)相符合的文檔管理系統(tǒng)，更新管理思想和管理模式是必須的，也是首要的。