電子文檔管理系統(tǒng)的基本特征

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 　　電子文檔管理系統(tǒng)的基本特征

　　眾所周知，檔案是人類知識(shí)與智慧的結(jié)晶，是人們各項(xiàng)工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價(jià)值?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案是這樣界定的：“過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”不難看出，公文是檔案的主要來源，檔案是公文的必然歸宿。二者是相輔相成，互為依存的。

　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展和電子文檔法律地位的逐步確立，以及為滿足向國(guó)際化接軌的需求，無紙化辦公已成為大趨勢(shì)。辦公過程的文字載體發(fā)生了由紙介質(zhì)向磁介質(zhì)(電子化)的質(zhì)的轉(zhuǎn)換，也就是說檔案部門即將或已經(jīng)面臨著接收、整理、保管和利用電子文檔的新課題，而且是一個(gè)無法回避只能積極應(yīng)對(duì)的現(xiàn)實(shí)問題。圖文介質(zhì)載體的轉(zhuǎn)換，給檔案這個(gè)被動(dòng)的后道工序帶來工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑戰(zhàn)。

　　電子文檔相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，有以下五個(gè)方面的突出優(yōu)勢(shì)：一是簡(jiǎn)化了管理。如傳統(tǒng)手段中的專業(yè)化人工分類、整理、制卡(目錄卡、文件卡)以及保管中的七防工作(防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠);二是提高了效率。如通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，可依據(jù)不同授權(quán)實(shí)現(xiàn)便捷查尋、檢索調(diào)閱、分析利用、打印復(fù)制，從而更好地服務(wù)于公眾、服務(wù)于機(jī)關(guān)、服務(wù)于社會(huì);三是大大地節(jié)約了存儲(chǔ)空間與場(chǎng)地;四是改善了檔案管理人員的工作環(huán)境;五是現(xiàn)代化產(chǎn)品與技術(shù)的發(fā)展速度可不斷滿足文檔處理手段升級(jí)的新需求。