電子文件起源

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 　　“電子文件”(Electronic Records)這一概念出現(xiàn)于上世紀(jì)90年代初期，由于文件信息用數(shù)字形式表達(dá)，也有人稱之為“數(shù)字文件”(Digital Records)。國際檔案理事會(huì)對(duì)電子文件的定義是：“以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡/帶之上的文件/檔案，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?rdquo;簡(jiǎn)單來說，電子文件就是指由計(jì)算機(jī)生成和處理，以數(shù)字代碼形式記錄信息的文件。目前的情況是，許多公務(wù)員都將電子文件等同于電子檔案，2009年印發(fā)的電子文件管理暫行辦法規(guī)定：電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　據(jù)了解，按照規(guī)劃，2011~2015年需要培訓(xùn)的電子文件管理者，包括黨政機(jī)關(guān)、重要企事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部和專管人員，軍隊(duì)管理工作參照?qǐng)?zhí)行。

　　有關(guān)電子文件內(nèi)容范圍，也是國家各級(jí)機(jī)關(guān)工作人員對(duì)電子文件關(guān)注的另一熱點(diǎn)。中國科學(xué)院檔案館館長屠躍明表示，對(duì)電子文件的全過程管理，應(yīng)以電子文件生命周期理論為基礎(chǔ)，加強(qiáng)產(chǎn)生電子文件的“前端控制”，并進(jìn)行電子文件的“過程管理”，這是保障電子文件真實(shí)性、完整性和有效性的關(guān)鍵。“前端控制”必須延伸到文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)研制之中，“過程管理”必須嚴(yán)格控制各個(gè)階段操作者的權(quán)限，并做到操作留痕，確保電子文件的真實(shí)可靠性。

　　“過去是鐵路警察分段管理”，馮惠玲說，長期以來我國文件管理劃分為兩個(gè)階段，由不同主體負(fù)責(zé)，歸檔前是各級(jí)黨委、政府辦公廳負(fù)責(zé)管理，歸檔后是檔案系統(tǒng)負(fù)責(zé)管理。進(jìn)入電子文件時(shí)代，一個(gè)明顯的區(qū)別是：對(duì)全程管理的要求大大提高，全程性特別表現(xiàn)在要將后端的管理要求疊加到前段。

　　此次電子文件管理規(guī)劃，對(duì)檔案管理者提出了更加“全程”的要求，如果將電子文件理解為一個(gè)生命周期的產(chǎn)物，剛出生時(shí)，它在文件形成者那里，后來暫存在一個(gè)地方，最后永久保存在另一個(gè)地方，分三個(gè)時(shí)段的生命周期。但是，最后永久保存的要求，須在文件“出生”時(shí)就開始實(shí)施，否則，后階段的補(bǔ)救將力所不及。