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電子文件起源
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“電子文件”(Electronic Records)這一概念出現(xiàn)于上世紀(jì)90年代初期,由于文件信息用數(shù)字形式表達(dá),也有人稱之為“數(shù)字文件”(Digital Records)。國(guó)際檔案理事會(huì)對(duì)電子文件的定義是:“以代碼形式記錄于載體,如磁盤(pán)、磁帶或穿孔卡/帶之上的文件/檔案,依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?rdquo;簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),電子文件就是指由計(jì)算機(jī)生成和處理,以數(shù)字代碼形式記錄信息的文件。目前的情況是,許多公務(wù)員都將電子文件等同于電子檔案,2009年印發(fā)的電子文件管理暫行辦法規(guī)定:電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中,通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。
據(jù)了解,按照規(guī)劃,2011~2015年需要培訓(xùn)的電子文件管理者,包括黨政機(jī)關(guān)、重要企事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部和專管人員,軍隊(duì)管理工作參照?qǐng)?zhí)行。
有關(guān)電子文件內(nèi)容范圍,也是國(guó)家各級(jí)機(jī)關(guān)工作人員對(duì)電子文件關(guān)注的另一熱點(diǎn)。中國(guó)科學(xué)院檔案館館長(zhǎng)屠躍明表示,對(duì)電子文件的全過(guò)程管理,應(yīng)以電子文件生命周期理論為基礎(chǔ),加強(qiáng)產(chǎn)生電子文件的“前端控制”,并進(jìn)行電子文件的“過(guò)程管理”,這是保障電子文件真實(shí)性、完整性和有效性的關(guān)鍵。“前端控制”必須延伸到文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)研制之中,“過(guò)程管理”必須嚴(yán)格控制各個(gè)階段操作者的權(quán)限,并做到操作留痕,確保電子文件的真實(shí)可靠性。
“過(guò)去是鐵路警察分段管理”,馮惠玲說(shuō),長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)文件管理劃分為兩個(gè)階段,由不同主體負(fù)責(zé),歸檔前是各級(jí)黨委、政府辦公廳負(fù)責(zé)管理,歸檔后是檔案系統(tǒng)負(fù)責(zé)管理。進(jìn)入電子文件時(shí)代,一個(gè)明顯的區(qū)別是:對(duì)全程管理的要求大大提高,全程性特別表現(xiàn)在要將后端的管理要求疊加到前段。
此次電子文件管理規(guī)劃,對(duì)檔案管理者提出了更加“全程”的要求,如果將電子文件理解為一個(gè)生命周期的產(chǎn)物,剛出生時(shí),它在文件形成者那里,后來(lái)暫存在一個(gè)地方,最后永久保存在另一個(gè)地方,分三個(gè)時(shí)段的生命周期。但是,最后永久保存的要求,須在文件“出生”時(shí)就開(kāi)始實(shí)施,否則,后階段的補(bǔ)救將力所不及。
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