企業(yè)文檔管理需要注意一些什么問題？

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　泛普軟件指出，企業(yè)文檔管理需要注意的是：

　　1，文檔的分類要清晰。將不同的文檔分成不同的類別，放在不同的文件夾之內(nèi)。便于查找。

　　2，清晰易懂的文件命名。命名能夠反映文件的內(nèi)容，便于查詢。

　　3，文件版本記錄要清楚。不同時(shí)間、不同時(shí)期的不同版本，要分清。

　　4，文檔流通記錄要記錄。

　　5，文檔電子備份。為安全起見，對文檔要進(jìn)行安全掃描備份，防止文件丟失等意外情況。

　　6，文件管理者的流動(dòng)管理。管理者流動(dòng)，會(huì)造成文件管理的混亂，所以在交接時(shí)一定要交接好。

　　當(dāng)前，企業(yè)文檔管理工作正面臨著深刻的改革。上述問題的產(chǎn)生，既有歷史的原因，也有現(xiàn)實(shí)的原因，要解決這些問題，企業(yè)管理部門就必須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整管理思路，改進(jìn)管理方法，適應(yīng)新形勢的要求。

　　(一)、加大宣傳力度，提高企業(yè)員工文檔意識(shí)　　文檔工作是企業(yè)全局工作的重要組成部分，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及文檔管理部門領(lǐng)導(dǎo)要提高對文檔管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步解放思想，摒棄舊觀念，樹立新觀念，適應(yīng)新形勢，以開放、前瞻性的視角在更高的層面上籌劃文檔工作的發(fā)展方略，積極尋找文檔工作同企業(yè)中心工作的結(jié)合點(diǎn)，實(shí)實(shí)在在地解決文檔工作中存在的問題和困難，促使企業(yè)文檔工作快速發(fā)展。

　　(二)、明確責(zé)任，強(qiáng)化文檔管理工作者的責(zé)任意識(shí)　　堅(jiān)持推行文書部門或業(yè)務(wù)部門立卷歸檔的制度，同時(shí)檔案部門要積極主動(dòng)地協(xié)助立卷部門做好工作，發(fā)揮部門、業(yè)務(wù)部門熟悉文件形式和辦理過程的優(yōu)點(diǎn)，提高案卷質(zhì)量和工作效率，作為一個(gè)文書工作人員或檔案管理人員，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神做好自己的本職工作。

　　(三)、運(yùn)用“六個(gè)特征”，掌握科學(xué)立卷的方法　　一般情況下文件可以根據(jù)六種特征立卷，按問題特征立卷、時(shí)間特征立卷、名稱特征立卷、作者特征立卷、通訊特征立卷、地區(qū)特征立卷，把若干具有相同特征的文件組合在一個(gè)案卷內(nèi)，這就是按文件特征立卷，是一種比較科學(xué)的方法，通常是根據(jù)文件的實(shí)際情況，靈活地結(jié)合運(yùn)用2～3個(gè)特征來組立一個(gè)案卷，只要掌握基本的方法，再根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，靈活抓住文件的主要特征，然后根據(jù)文件數(shù)量多少，保存價(jià)值，文件之間的聯(lián)系等方面情況，結(jié)合其他特征細(xì)分，能更好的為企業(yè)檔案工作服務(wù)。

　　(四)、科學(xué)組卷，保證企業(yè)文件材料的保存價(jià)值　　由于嚴(yán)格的組織管理和生產(chǎn)程序是確保產(chǎn)品質(zhì)量，增加企業(yè)生存和競爭力的關(guān)鍵，而嚴(yán)格的組織管理和生產(chǎn)程序主要是由執(zhí)行組織管理職能和規(guī)定生產(chǎn)程序的現(xiàn)行文件來體現(xiàn)，所以提供豐富的價(jià)值的借鑒性史料，便于機(jī)關(guān)日后工作中對有關(guān)文件的繼續(xù)貫徹執(zhí)行。在文書材料中，有的效用是一次性的或短時(shí)期的。實(shí)踐證明，對這類文書材料保存最好的方法就是及時(shí)地裝訂成卷。按照一定的制度由文書檔案室或交檔案館進(jìn)行科學(xué)管理。以備及時(shí)地調(diào)卷、查考和利用。

　　(五)、加強(qiáng)觀念創(chuàng)新，提高企業(yè)文件與檔案管理者的素質(zhì)

　　為了使這項(xiàng)管理走入良性循環(huán)發(fā)展軌道，需要不斷提高其管理者的素質(zhì)。具體包括：

　　1、提高文件與檔案管理機(jī)構(gòu)素質(zhì)人才的構(gòu)成比例　　高素質(zhì)的文件與檔案管理者群體的形成是提高其信息工作整體水平，從而全面、有效地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的前提和基礎(chǔ)。

　　2、加強(qiáng)對在職文件與檔案管理者的培訓(xùn)　　提高企業(yè)高素質(zhì)的文件與檔案管理者的構(gòu)成比例，加強(qiáng)對其在職人員，特別是中青年專業(yè)技術(shù)骨干的繼續(xù)教育，是使文件與檔案管理者工作適應(yīng)企業(yè)跨世紀(jì)可持續(xù)發(fā)展需要的重要人才保障。

　　3、加強(qiáng)企業(yè)文檔管理者的觀念創(chuàng)新　　文檔工作者如果沒有創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)，文檔工作的創(chuàng)新就無從談起。因此，文檔工作者要適應(yīng)文檔工作網(wǎng)絡(luò)化的要求，在工作中滲透創(chuàng)新思想、開展創(chuàng)新實(shí)踐。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)企業(yè)文檔職能型、管理型、知識(shí)型、信息型的特點(diǎn)，科學(xué)把握企業(yè)發(fā)展與企業(yè)文檔管理的內(nèi)在聯(lián)系，注重發(fā)揮文檔的潛在生產(chǎn)力，并對文檔工作給予應(yīng)有的支持。企業(yè)文檔工作者應(yīng)當(dāng)順應(yīng)企業(yè)文檔事業(yè)發(fā)展趨勢，樹立“管理型、信息型、服務(wù)型”觀念，加強(qiáng)自身職業(yè)修養(yǎng)，否則就難以提高檔案服務(wù)水平。

　　4、提高企業(yè)檔案管理者學(xué)習(xí)創(chuàng)新　　要做好新時(shí)期的文檔工作，隊(duì)伍建設(shè)至關(guān)重要。一方面，檔案人員要樹立正確的價(jià)值觀，要樹立學(xué)習(xí)上不進(jìn)則退的思想。另一方面，企業(yè)管理者要以新的方式、新的觀念全方位發(fā)掘、培養(yǎng)、選拔檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷嘗試采用新的模式激勵(lì)檔案人員充分發(fā)揮其聰明才智，為企業(yè)發(fā)展提供智力支持。

　　企業(yè)文檔管理隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)朝著知識(shí)結(jié)構(gòu)綜合化、年齡結(jié)構(gòu)階梯狀、性別比例適度、高學(xué)歷人員所占比例適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)努力，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的持續(xù)、長久、高效發(fā)展。檔案工作者不僅應(yīng)掌握如何合作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、如何利用復(fù)讀機(jī)處理信息等技術(shù)，還應(yīng)學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用開發(fā)、用軟件來管理檔案，比如泛普軟件泛普OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。