淺淡企業(yè)文檔管理排序問題及方法

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　　企業(yè)信息化讓電子文檔成為企業(yè)智慧財產(chǎn)的主要載體，信息化程度越高，企業(yè)產(chǎn)生的電子文檔就會越多。能否管理好企業(yè)文檔并充分挖掘企業(yè)智慧財產(chǎn)的價值，文檔管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化程度的重要考察指標。

　　傳統(tǒng)上，企業(yè)文檔無論保存在什么地方，都呈現(xiàn)出一個樹狀的結(jié)構(gòu)，通過不同的分類，可以把企業(yè)在相關目錄中，因此，可能會出現(xiàn)多級子目錄的情況，雖然在理論上可以同從根目錄開始，通過一條也許很長的路徑(例如A電腦D盤C目錄下的B子目錄下的E文件)，直到找到文檔。在效率至上的競爭社會里，是不允許這樣的，于是人們采用了搜索的辦法來解決這一問題，將樹狀的文檔結(jié)構(gòu)扁平化，這同樣也產(chǎn)生了一個問題，那就是準確性，這個問題就需要設計合適的排序機制來解決。實際上，排序在人機交互上是一個值得考慮的細節(jié)，一個合適的排序機制可以是企業(yè)文檔更加有序，具有更好的可讀性，提高文檔管理工作的效率。

　　要理解企業(yè)文檔排序機制，首先要對企業(yè)文檔的基本構(gòu)成進行分析。一般說來，企業(yè)文檔由 文字、照片、圖紙、表格、音頻、視頻 等等元素構(gòu)成，類型相當復雜，電子文檔的多樣性給文檔管理帶來很大不便。大型企業(yè)一般會針對本企業(yè)的業(yè)務進行分析，動用天文數(shù)字的人力物力財力，建立起一整套完善的文檔管理機制，而對于中小型企業(yè)來說，投入大量資源開發(fā)自己的文檔管理機制是沒有必要的，大都會采取如下幾種方式：

　　一、 Email方式

　　通常是將保存在郵件附件中，這種方式在中小企業(yè)中很常見，它有自己先天的優(yōu)勢，那就是傳播速度快，利用已有的成熟郵件系統(tǒng)及郵件客戶端(如outlook、foxmail、thunderbird等)，可以對企業(yè)文檔進行歸檔和分發(fā)，這種方式，基本上是通過時間排序來管理企業(yè)文檔的。缺點顯而易見，如果采取自己搭建企業(yè)郵局的方式，一則企業(yè)郵局軟件花費很高，二則受網(wǎng)速的影響很大;如果采用大網(wǎng)站提供的服務，除要考慮網(wǎng)速影響文檔管理外，還要考慮郵件附件大小限制對企業(yè)保存的不利因素。更重要的是這些文檔是分散保存在不同的郵箱之中，很難能適應一個企業(yè)文檔可能出現(xiàn)多個版本的情況以及其他不可預料的情況。

　　二、文件共享服務器

　　在文件服務器中對文件進行分門別類存放，通過文件共享對文檔進行管理，有比較簡單的搜索功能，仍然很難對企業(yè)文檔進行挖掘和再利用，這種方式基本上就是分類排序和時間排序的結(jié)合體。

　　三、專業(yè)

　　一些比較大的軟件開發(fā)商，如泛普文件管理系統(tǒng)、微軟等，為中小企業(yè)提供了許多解決方案，開發(fā)出了許多專業(yè)文檔管理軟件，更多的企業(yè)采用專業(yè)工具來管理文檔，尤其是高科技企業(yè)。這種方式比較先進，能夠很好控制文檔的來源、流向、時間等等。

　　在企業(yè)中采取的任何排序方式，都來自于對文檔基本屬性的定義。不管企業(yè)文檔的表現(xiàn)形式是什么樣的，都不會改變其基本屬性.