歸檔文件的分類問題

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 　　歸檔文件的分類問題

　　歸檔文件的分類方法,概括起來大致有四種:一種是按"保管期限―年度-機構(問題)"分;第二種是按"年度-保管期限-機構(問題)"分;

　　文件管理系統(tǒng)第三種是按"保管期限-年度"分;第四種是按"年度-保管期限"分.具體采用哪種方法,要看歸檔單位文件的多少和職能的多少而靈活把握.一般來講,各級黨委,政府和文件多,職能多的綜合部門可采取第一種或第二種分類法,這樣劃分細致且易于查閱.而文件較少,職能少的部門則可采用第三種或第四種分類方法,這樣不僅可節(jié)約成本,減少檔案的盒數,節(jié)約存放空間,而且檔案也顯得比較集中,便于提檔和查找.第一種和第二種分類方法條理性較強,但操作起來相對復雜一些;第三種和

　　第四種分類方法簡單明了,易于操作,但不具體.第一種和第三種分類方法突出的是保管期限,年度處于服從的地位,

　　而第二種和第四種分類方法突出的是年度,保管期限處于服從的地位.這四種方法沒有好壞之分,而是各有優(yōu)點,在實際應用過程中,應當根據歸檔單位的具體情況和每種分類方法本身的特點,各取其長.

　　,歸檔文件的裝訂問題

　　文書立卷時代,文件的裝訂大多采用整卷的線裝訂,要查閱某卷其中的一份文件,需要調出整卷,而且不好復印.改用歸檔文件整理后,由于每一份文件都是單獨裝訂的,要調閱其中的某份文件,只需從相應的盒中抽出即可,十分方便,而且易于復印.歸檔文件在形成過程中,一般都是采用普通的易于腐蝕的金屬物裝訂.整理檔案時,需再拆除這些書釘,改用耐腐蝕的不銹鋼書釘重新裝訂,這樣做十分麻煩,既浪費時間,又會因拆除原書釘而損壞文件.為了解決這一問題,檔案行政管理部門可采取事前約束裝訂的辦法.所謂事前約束裝訂,就是檔案行政管理部門對各部門所形成的文件,在變成檔案之前就統(tǒng)一規(guī)定使用不銹鋼釘裝訂,若嫌裝訂成本高的話,行文單位至少要在每次裝訂文件時保留兩份用不銹鋼裝訂的文件,以備歸檔進館用.這樣既可保持檔案的美觀和和保管壽命,又會減少拆除原書釘而重新裝訂帶來的不必要的麻煩,從而提高工作效率.如果不能統(tǒng)一行文單位用不銹鋼釘裝訂的話,在保管條件允許的情況下,對于定期(30年,10年)的檔案,也可直接采用原有的書訂不再拆除重訂,但對永久保管的檔案,還是需要換用不銹鋼訂或用線重新裝訂.

　　歸檔文件的排列問題

　　歸檔文件的排列是否科學合理,直接影響到檔案的整體美觀效果和調卷速度.排列科學合理,調閱速度就快,反之,調閱起來也麻煩,而且會給人一種混亂的感覺.歸檔文件的排列,從總體上可分為宏觀排列和微觀排列兩大類.所謂宏觀排列,是指不同保管期限,不同年度,不同機構(問題)的檔案的排列問題.采用第一種和第三種方法分類的檔案,可先劃

　　分為永久,30年,10年三個保管區(qū)域,每一個保管期限設置一個流水號,按年度先后順序和流水號順序進行排列;采用第二種和第四種方法分類的檔案,可直接按年度進行排列,每一個年度設置一個流水號,在同年度內再按保管期限及流水號進行排列.所謂微觀排列,是指同一保管期限,年度,機構(問題)內文件的排列以及每一盒內文件的排列順序問題.微觀排列一般可采用先排

　　列黨務類,綜合類的文件,后排列專業(yè)類的文件.對于同一次會議或同一活動所形成的保管期限,年度相同的一系列文件,

　　為保持其系統(tǒng)性和完整性,應盡量安排裝在同一盒里,若一盒容納不下,可一并調節(jié)到下一盒,這樣調閱查檔方便.排列順序

　　一旦確定,一般就要固定下來,每年都按同一順序排列.對于在歸檔過程中出現的一些新情況,可做適當的微調.