企業(yè)內(nèi)部混亂不堪，文檔管理的春天在哪兒？

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    企業(yè)文檔管理混亂，是個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。除非你的電腦中工作文件數(shù)量是個(gè)位數(shù)字。只要數(shù)字上升到十位之后，那么就會(huì)出現(xiàn)管理失控的問(wèn)題。而且紙質(zhì)文件眾多，碰見(jiàn)急需某文件的時(shí)候，在海量紙質(zhì)文檔中搜索翻找，可以想象到那時(shí)的狼狽樣。

    這些問(wèn)題在最初工作之中，可能并不太明顯。也許只會(huì)耽誤幾分鐘時(shí)間。但是隨著工作時(shí)間的增長(zhǎng)，工作文件的增加，這些問(wèn)題不斷的被累積、堆積。所耽誤的時(shí)間也會(huì)逐漸增多。

    據(jù)了解，國(guó)外某知名調(diào)查公司報(bào)告稱，一個(gè)成立三年以上企業(yè)中的員工。如果他每天涉及到電腦操作，那么他耗費(fèi)在翻查文件、查找文件的時(shí)間，會(huì)浪費(fèi)工作中五分之一的時(shí)間。這還只是基層員工，如果是中高層，那么文檔數(shù)量會(huì)更多，查找起來(lái)會(huì)更耗時(shí)。

    其實(shí)作為文檔混亂的源頭，無(wú)非就是找不到、存不住兩個(gè)問(wèn)題。紙質(zhì)文檔等文件，不易保存，容易破損。很多紙張經(jīng)過(guò)幾年的氧化，字跡會(huì)變得模糊。電子文檔雖然說(shuō)不會(huì)存在破損，但是會(huì)涉及到電腦中毒、癱瘓、硬盤(pán)故障等問(wèn)題。這些都是文件存不住的問(wèn)題。

    找不到就更容易理解了。文件太多，紙質(zhì)文件需要一張張的翻，很慢。電子文件一個(gè)一個(gè)的打開(kāi)更麻煩。而當(dāng)碰見(jiàn)反復(fù)修改過(guò)的文件會(huì)出現(xiàn)許多種版本，這在查找的時(shí)候則是更難辨認(rèn)。有些版本可能只是幾個(gè)字的細(xì)小差別，一個(gè)失誤，往往造成很重大的損失。

凡此種種，關(guān)于文件保存和查找的問(wèn)題，一直困擾著國(guó)內(nèi)很多企業(yè)。后來(lái)隨著科技發(fā)展，軟件開(kāi)發(fā)越來(lái)越強(qiáng)盛。辦公系統(tǒng)開(kāi)始進(jìn)入企業(yè)的日常辦公。出現(xiàn)了OA這類基礎(chǔ)審批軟件，ERP這類流程管理軟件。同樣也有一些公司專注于開(kāi)發(fā)文檔管理系統(tǒng)，像泛普軟件這一批最早開(kāi)始研發(fā)，如今已成知名公司的企業(yè)。為了改變企業(yè)中長(zhǎng)期存在的弊病，成為當(dāng)下文檔管理的專家。

    以泛普軟件為例，他們?cè)谖募牟檎液捅４嫔?，目前已達(dá)全球領(lǐng)先水平。文檔管理系統(tǒng)的運(yùn)用，讓企業(yè)不再是將文檔分散在各臺(tái)電腦中存儲(chǔ)，而是集中存儲(chǔ)，這樣可以做到企業(yè)全部文檔的備份和保管。并且是建立在B/S架構(gòu)之上，只要擁有瀏覽器和網(wǎng)絡(luò)，就可以隨時(shí)閱覽自己的辦公文件?？烧f(shuō)是讓員工可以隨時(shí)隨地將辦公文件戴在身上。

    我覺(jué)得泛普提供的保管模式，類似于一棟樓房。公司是樓房的擁有者，而員工則相當(dāng)于住戶，公司將房子進(jìn)行修改整理裝修。形成一套固定的模式。然后將精裝后的房子給員工使用。整棟樓擁有的公共面積，樓道、花園之類。這些是所有人都可用到的。也就相當(dāng)于在系統(tǒng)中，所有人都能看看到的區(qū)域。給員工的房子，則相當(dāng)于權(quán)限。房間之內(nèi)有你權(quán)限下的所有文件。并且已經(jīng)是按照既定的方式進(jìn)行了整理，井井有條，易于尋找。房間的鑰匙就是用戶名和密碼。沒(méi)有鑰匙，你無(wú)法看到別人家中的東西，同樣別人也無(wú)法窺得你家中的文件。十分隱私。而且安全。

    當(dāng)然，隨著我們的入住，房間可能會(huì)變亂。泛普系統(tǒng)提供許多自動(dòng)化辦公功能，這則是相當(dāng)于請(qǐng)了一個(gè)全職保姆。發(fā)現(xiàn)哪里亂了，會(huì)自動(dòng)整理。按照你之前設(shè)定的存放位置，將文檔放置到相應(yīng)地方，便于下次使用。同樣，也可對(duì)自己的房子進(jìn)行裝修。房間的顏色、擺放方式都是可換的。系統(tǒng)提供多種皮膚顏色，有沉穩(wěn)大方的海藍(lán)，也有可愛(ài)清新的嫩粉等。滿足不同人的喜好。

    當(dāng)員工離職的時(shí)候，則需要交還房間。房間內(nèi)的文件，是無(wú)法帶走的。這樣既保證了企業(yè)文件的安全，又方便下一任員工的使用。只需調(diào)整某些文件，換個(gè)鎖。員工還可繼續(xù)使用。不需要大動(dòng)干戈，或是怕企業(yè)機(jī)密泄露。

    以上是我對(duì)泛普文件管理系統(tǒng)系列軟件在保管方面的理解。除了保管方面之外，在文件查找上也是十分優(yōu)秀。我們都知道，憑借記憶文件存儲(chǔ)路徑去查找，是我們常用的一種方式。但是這種方式的局限性在于必須要知道文件的位置和文件的名稱。常用的文件我們也許還能記住，但是一個(gè)幾個(gè)月沒(méi)用過(guò)，或是一年之前的文件。就很難再被找到。這時(shí)就需要文件查找功能。

    查找分為模糊查找和精確查找。模糊查找很容易明白。就是類似百度搜索一樣。一個(gè)長(zhǎng)條框，輸入想搜索的關(guān)鍵詞。然后敲一下回車。毫秒之間，大量相關(guān)文件全部顯示。精確查找就是根據(jù)已知的各種條件，進(jìn)行多維度的搜索。而且兩種搜索都可以針對(duì)正文進(jìn)行搜索，不在是只能搜索文件名。

    特別提一下，存入系統(tǒng)之中的文件，都可以輸入相應(yīng)的文檔屬性?？梢詫?xiě)上一些不方便在文件中體現(xiàn)的，或是獨(dú)特的編碼方式和記錄方式，以此進(jìn)行精確查找。

    如今正是年尾之際。各家都在進(jìn)入一個(gè)總結(jié)的階段。相信很多人更是飽受文檔混亂之苦。找一些陳年的報(bào)表數(shù)據(jù)之類的，及時(shí)做事在井井有條，恐怕也會(huì)耽誤很多時(shí)間。當(dāng)然，我不是說(shuō)文檔管理系統(tǒng)，是必須的。但是就像財(cái)務(wù)軟件之類一樣。使辦公更加方便、嚴(yán)謹(jǐn)。不能創(chuàng)造利潤(rùn)，但是節(jié)省成本。也算是變相的一種盈利吧。