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項(xiàng)目管理應(yīng)該注意的不同階段的重點(diǎn)

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來源:泛普軟件 項(xiàng)目管理的三個約束條件

管理水平的高低,不只影響到一個項(xiàng)目的成敗,甚至決定了一個企業(yè)、一個民族、一人國家的興衰。朱總理說過:管理科學(xué),興國之道。盡管好的管理無法直接創(chuàng)造自然資源、物質(zhì)財富,但好的管理可以更為科學(xué)合理的利用與配置資源,使資源發(fā)揮出最大的效益,從而盡可能的減少資源的浪費(fèi)與內(nèi)部消耗 。

項(xiàng)目管理,作為現(xiàn)代管理學(xué)的重要分支之一,已發(fā)展成為獨(dú)立的學(xué)科體系。項(xiàng)目管理作為一門學(xué)科最早出現(xiàn)于美國(如美國研制原子彈的曼哈頓計(jì)劃),主要是研究在資金一定的情況下,如何通過科學(xué)合理的分配物力、人力與時間等各種資源以達(dá)到既定的項(xiàng)目目標(biāo)。由于項(xiàng)目管理在科學(xué)研究及生產(chǎn)實(shí)踐中顯示出的強(qiáng)大功能,因此在世界各國各行業(yè)已得到普遍的推廣與應(yīng)用。

隨著中國對外開放與加入WTO,國外公司的進(jìn)入與國內(nèi)公司的走出國門,國內(nèi)的項(xiàng)目管理人員更加迫切需要了解與掌握國際最新的項(xiàng)目管理知識與技能。美國項(xiàng)目管理協(xié)會(PMI)編寫了《項(xiàng)目管理知識體系》 ,全面而典型的講述了項(xiàng)目管理的知識領(lǐng)域,引入了項(xiàng)目管理資格認(rèn)證。2001年2月21日《人民日報》第6版報道:“隨著我國加入WTO,項(xiàng)目管理專業(yè)人才需求將日益擴(kuò)大,但項(xiàng)目管理尚未被列入我國的學(xué)科目錄中?!睆拇苏嚼_了項(xiàng)目管理在國內(nèi)得到學(xué)習(xí)、認(rèn)證與應(yīng)用的序幕。

項(xiàng)目是為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力 。根據(jù)這個定義,項(xiàng)目就具有了目標(biāo)明確性、活動一次性及資源消耗性等特性。換句話說,具備前面三個主要特性的活動,都可以看作是項(xiàng)目?,F(xiàn)實(shí)中的項(xiàng)目隨處可見,如設(shè)備消缺、會議組織、技術(shù)競賽、結(jié)婚典禮以及家居裝修等等,都可以看作是項(xiàng)目。在這些項(xiàng)目的實(shí)施過程中,都存在項(xiàng)目管理問題,不過,實(shí)際生活與工作中,可能更多關(guān)注的事情本身,而對做好事情相關(guān)的組織、計(jì)劃、控制等過程相對缺少關(guān)注,或者沒有經(jīng)驗(yàn)與能力加以關(guān)注。

項(xiàng)目管理是在項(xiàng)目活動中運(yùn)用知識、技能、工具和技術(shù)來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目要求 。項(xiàng)目管理總體有五個過程:啟動過程、計(jì)劃過程、實(shí)施過程、執(zhí)行過程、收尾過程等,包含了九大領(lǐng)域的知識:范圍管理、時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理、人力資源管理、溝通管理、采購管理及系統(tǒng)管理的方法與工具。作為項(xiàng)目經(jīng)理要全面掌握這些九個核心領(lǐng)域的知識,并重點(diǎn)把握系統(tǒng)管理的觀念,避免進(jìn)入某個細(xì)節(jié),注意在五個不同階段的重點(diǎn)。

一、項(xiàng)目管理的三個約束條件

任何項(xiàng)目都會在范圍、時間及成本三個方面受到約束,這就是項(xiàng)目管理的三約束。項(xiàng)目管理,就是以科學(xué)的方法和工具,在范圍、時間、成本三者之間尋找到一個合適的平衡點(diǎn),以便項(xiàng)目所有干系人都盡可能的滿意。項(xiàng)目是一次性的,旨在產(chǎn)生獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù),但不能孤立地看待和運(yùn)行項(xiàng)目。這要求項(xiàng)目經(jīng)理要用系統(tǒng)的觀念來對待項(xiàng)目,認(rèn)清項(xiàng)目在更大的環(huán)境中所處的位置,這樣在考慮項(xiàng)目范圍、時間及成本時,就會有更為適當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào)原則。

1、 項(xiàng)目的范圍約束

項(xiàng)目的范圍就是規(guī)定項(xiàng)目的任務(wù)是什么?作為項(xiàng)目經(jīng)理,首先必須搞清楚項(xiàng)目的商業(yè)利潤核心,明確把握項(xiàng)目發(fā)起人期望通過項(xiàng)目獲得什么樣的產(chǎn)品或服務(wù)。對于項(xiàng)目的范圍約束,容易忽視項(xiàng)目的商業(yè)目標(biāo),而偏向技術(shù)目標(biāo),導(dǎo)致項(xiàng)目最終結(jié)果與項(xiàng)目干系人期望值之間的差異。

因?yàn)轫?xiàng)目的范圍可能會隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而發(fā)生變化,從而與時間和成本等約束條件之間產(chǎn)生沖突,因此面對項(xiàng)目的范圍約束,主要是根據(jù)項(xiàng)目的商業(yè)利潤核心做好項(xiàng)目范圍的變更管理。既要避免無原則的變更項(xiàng)目的范圍,也要根據(jù)時間與成本的約束,在取得項(xiàng)目干系人的一致意見的情況下,合理的按程序變更項(xiàng)目的范圍。

2、 項(xiàng)目的時間約束

項(xiàng)目的時間約束就是規(guī)定項(xiàng)目需要多長時間完成,項(xiàng)目的進(jìn)度應(yīng)該怎樣安排,項(xiàng)目的活動在時間上的要求,各活動在時間安排上的先后順序。當(dāng)進(jìn)度與計(jì)劃之間發(fā)生差異時,如何重新調(diào)整項(xiàng)目的活動歷時,以保證項(xiàng)目按期完成,或者通過調(diào)整項(xiàng)目的總體完成工期,以保證活動的時間與質(zhì)量。

在考慮時間約束時,一方面要研究因?yàn)轫?xiàng)目范圍的變化對項(xiàng)目時間的影響,另一方面要研究,因?yàn)轫?xiàng)目歷時的變化,對項(xiàng)目成本產(chǎn)生的影響。并及時跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展情況,通過對實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)展情況的分析,提供給項(xiàng)目干系人一個準(zhǔn)確的報告。

3、 項(xiàng)目的成本約束

項(xiàng)目的成本約束就是規(guī)定完成項(xiàng)目需要花多少錢。對項(xiàng)目成本的計(jì)量,一般用花費(fèi)多少資金來衡量,但也可以根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn),采用特定的計(jì)量單位來表示。關(guān)鍵是通過成本核算,能讓項(xiàng)目干系人,了解在當(dāng)前成本約束之下,所能完成的項(xiàng)目范圍及時間要求。當(dāng)項(xiàng)目的范圍與時間發(fā)生變化時,會產(chǎn)生多大的成本變化,以決定是否變更項(xiàng)目的范圍,改變項(xiàng)目的進(jìn)度,或者擴(kuò)大項(xiàng)目的投資。

在我們實(shí)際完成的許多項(xiàng)目中,多數(shù)只重視項(xiàng)目的進(jìn)度,而不重視項(xiàng)目的成本管理。一般只是在項(xiàng)目結(jié)束時,才交給財務(wù)或計(jì)劃管理部門的預(yù)算人員進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算。對內(nèi)部消耗資源性的項(xiàng)目,往往不做項(xiàng)目的成本估算與分析,使得項(xiàng)目干系人根本認(rèn)識不到項(xiàng)目所造成的資源浪費(fèi)。因此,對內(nèi)部開展的一些項(xiàng)目,也要進(jìn)行成本管理。

由于項(xiàng)目是獨(dú)特的,每個項(xiàng)目都具有很多不確定性的因素,項(xiàng)目資源使用之間存在競爭性,除了極小的項(xiàng)目,項(xiàng)目很難最終完全按照預(yù)期的范圍、時間和成本三大約束條件完成。因?yàn)轫?xiàng)目干系人總是期望用最低的成本、最短的時間,來完成最大的項(xiàng)目范圍。這三個期望之間是互相矛盾、互相制約的。項(xiàng)目范圍的擴(kuò)大,會導(dǎo)致項(xiàng)目工期的延長或需要增加加班資源,會進(jìn)一步導(dǎo)致項(xiàng)目成本的增加;同樣,項(xiàng)目成本的減少,也會導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的限制。作為項(xiàng)目經(jīng)理,就是要運(yùn)用項(xiàng)目管理的九大領(lǐng)域知識,在項(xiàng)目的五個過程組中,科學(xué)合理的分配各種資源,來盡可能的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目干系人的期望,使他們獲得最大的滿意度。

二、項(xiàng)目管理的五個主要過程組

一個項(xiàng)目的生命周期大概分成概念、開發(fā)、實(shí)施與收尾過程。在概念階段主要是對成本進(jìn)行分析,對項(xiàng)目的可行性進(jìn)行研究,其結(jié)果是要拿出一份報告,并獲得批準(zhǔn)與支持。實(shí)際工作中,我們只是有了一個新的想法與概念,就立即轉(zhuǎn)入開發(fā)過程。在開發(fā)階段,要有項(xiàng)目計(jì)劃書、預(yù)算的成本以及工作分解計(jì)劃。我們做事時,可能只是拿出一個簡單的工作分解與大致的項(xiàng)目計(jì)劃時間表,就結(jié)束了。在實(shí)施階段,要有底層的工作包與確定的成本估計(jì),但我們沒有,到了這一步,我們基本上就開始失去了控制,沒有明確的里程碑,我們只是把一個階段當(dāng)成了一個項(xiàng)目。在收尾階段,我們是經(jīng)常討論每個項(xiàng)目的教訓(xùn),但對完成的工作的文檔工作基本上沒能及時跟上,同樣與用戶之間的交接也未能做好。

項(xiàng)目管理的五個過程組:啟動、計(jì)劃、執(zhí)行、控制與收尾,貫穿于項(xiàng)目的整個生命周期,對于項(xiàng)目的啟動過程,特別要注意組織環(huán)境及項(xiàng)目干系人的分析;而在后面的過程中,項(xiàng)目經(jīng)理要抓好項(xiàng)目的控制,控制的理想結(jié)果就是在要求的時間、成本及質(zhì)量限度內(nèi)完成雙方都滿意的項(xiàng)目范圍。

1、項(xiàng)目的啟動過程

項(xiàng)目的啟動過程就是一個新的項(xiàng)目識別與開始的過程。一定要認(rèn)識這樣一個概念,即在重要項(xiàng)目上的微小成功,比在不重要的項(xiàng)目上獲得巨大成功更具意義與價值。從這種意義上講,項(xiàng)目的啟動階段顯得尤其重要,這是決定是否投資,以及投資什么項(xiàng)目的關(guān)鍵階段,此時的決策失誤可能造成巨大的損失。重視項(xiàng)目啟動過程,是保證項(xiàng)目成功的首要步驟。

啟動涉及項(xiàng)目范圍的知識領(lǐng)域,其輸出結(jié)果有項(xiàng)目章程、任命項(xiàng)目經(jīng)理、確定約束條件與假設(shè)條件等。啟動過程的最主要內(nèi)容是進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究與分析,這項(xiàng)活動要以商業(yè)目標(biāo)為核心,而不是以技術(shù)為核心。無論是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注,還是項(xiàng)目宗旨,都應(yīng)圍繞明確的商業(yè)目標(biāo),以實(shí)現(xiàn)商業(yè)預(yù)期利潤分析為重點(diǎn),并要提供科學(xué)合理的評價方法,以便未來能對其進(jìn)行評估。

2、項(xiàng)目的計(jì)劃過程

項(xiàng)目的計(jì)劃過程是項(xiàng)目實(shí)施過程中非常重要的一個過程。通過對項(xiàng)目的范圍、任務(wù)分解、資源分析等制定一個科學(xué)的計(jì)劃,能使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作有序的開展。也因?yàn)橛辛擞?jì)劃,我們在實(shí)施過程中,才能有一個參照,并通過對計(jì)劃的不斷修訂與完善,使后面的計(jì)劃更符合實(shí)際,更能準(zhǔn)確的指導(dǎo)項(xiàng)目工作。

以前有一個錯誤的概念,認(rèn)為計(jì)劃應(yīng)該準(zhǔn)確,所謂準(zhǔn)確,就是實(shí)際進(jìn)展必須按計(jì)劃來進(jìn)行。實(shí)際并不是如此,計(jì)劃是管理的一種手段,僅是通過這種方式,使項(xiàng)目的資源配置、時間分配更為科學(xué)合理而已,而計(jì)劃在實(shí)際執(zhí)行中是可以不斷修改的。

在項(xiàng)目的不同知識領(lǐng)域有不同的計(jì)劃,應(yīng)根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況,編制不同的計(jì)劃,其中項(xiàng)目計(jì)劃、范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)、活動清單、網(wǎng)絡(luò)圖、進(jìn)度計(jì)劃、資源計(jì)劃、成本估計(jì)、質(zhì)量計(jì)劃、風(fēng)險計(jì)劃、溝通計(jì)劃、采購計(jì)劃等等,是項(xiàng)目計(jì)劃過程常見的輸出,應(yīng)重點(diǎn)把握與運(yùn)用。

3、項(xiàng)目的實(shí)施過程

項(xiàng)目的實(shí)施,一般指項(xiàng)目的主體內(nèi)容執(zhí)行過程,但實(shí)施包括項(xiàng)目的前期工作,因此不光要在具體實(shí)施過程中注意范圍變更、記錄項(xiàng)目信息,鼓勵項(xiàng)目組成員努力完成項(xiàng)目,還要在開頭與收尾過程中,強(qiáng)調(diào)實(shí)施的重點(diǎn)內(nèi)容,如正式驗(yàn)收項(xiàng)目范圍等。

在項(xiàng)目實(shí)施中,重要的內(nèi)容就是項(xiàng)目信息的溝通,即及時提交項(xiàng)目進(jìn)展信息,以項(xiàng)目報告的方式定期通過項(xiàng)目進(jìn)度,有利開展項(xiàng)目控制,對質(zhì)量保證提供了手段。

4、項(xiàng)目的控制過程

項(xiàng)目管理的過程控制,是保證項(xiàng)目朝目標(biāo)方向前進(jìn)的重要過程,就是要及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施,使項(xiàng)目進(jìn)展朝向目標(biāo)方向。

控制可以使實(shí)際進(jìn)展符合計(jì)劃,也可以修改計(jì)劃使之更切合目前的現(xiàn)狀。修改計(jì)劃的前提是項(xiàng)目符合期望的目標(biāo)。控制的重點(diǎn)有這么幾個方面:范圍變更、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、狀態(tài)報告及風(fēng)險應(yīng)對?;旧咸幚砗靡陨纤膫€方面的控制,項(xiàng)目的控制任務(wù)大體上就能完成了。

5、項(xiàng)目的收尾過程

一個項(xiàng)目通過一個正式而有效的收尾過程,不僅是對當(dāng)前項(xiàng)目產(chǎn)生完整文檔,對項(xiàng)目干系人的交待,更是以后項(xiàng)目工作的重要財富。在經(jīng)歷的很多項(xiàng)目中,更多重視項(xiàng)目的開始與過程,忽視了項(xiàng)目收尾工作,所以項(xiàng)目管理水平一直未能得到提高。

另外要重視那一類未能實(shí)施成功的項(xiàng)目收尾工作,不成功項(xiàng)目的收尾工作比成功項(xiàng)目的收尾更難,也來得更重要,因?yàn)檫@樣的項(xiàng)目的主要價值就是項(xiàng)目失敗的教訓(xùn),因此要通過收尾將這些教訓(xùn)提煉出來。

項(xiàng)目收尾包括對最終產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收,形成項(xiàng)目檔案,吸取的教訓(xùn)等。另外,對項(xiàng)目干系人要做一個合理的安排,這也是容易忽視的地方,簡單的打發(fā)回去不是最好的處理辦法,更是對項(xiàng)目組成員的不負(fù)責(zé)任。

項(xiàng)目收尾的形式,可以根據(jù)項(xiàng)目的大小自由決定,可以通過召開發(fā)布會、表彰會、公布績效評估等手段來進(jìn)行,形式是根據(jù)情況采用,但一定要明確,并能達(dá)到效果。如果能對項(xiàng)目進(jìn)行收尾審計(jì),則是再好不過的了,當(dāng)然也有很多項(xiàng)目是無需審計(jì)的。

發(fā)布:2007-04-24 10:31    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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