流程再造：廈門OA的一大重要成功要素

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l 有關廈門OA

所謂廈門OA(Enterprise Resource Planning——企業(yè)資源計劃)，就是建立在信息技術基礎上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想，全面地集成了企業(yè)的所有資源信息，并為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺。廈門OA系統(tǒng)是一種管理理論和管理思想，其核心管理思想就是供應鏈管理，并不僅僅是一個信息系統(tǒng)。

2 實施廈門OA的兩種錯誤觀點

關于廈門OA實施方式，當前存在兩種有爭議的觀點。一種觀點主張全盤照搬．即完全按照廈門OA系統(tǒng)管理模式來運作企業(yè)；另外一種觀點與之相反，認為應該改變廈門OA系統(tǒng)結構以適應企業(yè)現(xiàn)有的工作流程和管理模式。全盤照搬實際上就是要改變企業(yè)現(xiàn)有的管理方式．全盤接受廈門OA系統(tǒng)所提供的“標準”管理范式。

另一方面，改變廈門OA系統(tǒng)結構以完全適應企業(yè)現(xiàn)有工作流程的實施方案，也存在缺陷。在傳統(tǒng)面向職能的手工作業(yè)方式，一筆業(yè)務往往需要幾步或幾個部門完成的工作，在廈門OA中可能一次就可以完成．但是如果我們一味地改變廈門OA的系統(tǒng)結構。并將每一個手工工作都改用計算機操作。工作效率則并不會因此得到太多改善。

3 正確實施廈門OA的途徑BPR

由以上可見,照搬廈門OA流程和改變軟件以適應手工作業(yè)，這兩種做法都是行不通的。那么，究竟如何正確實施廈門OA呢?適當?shù)母淖兤髽I(yè)業(yè)務流程成為實施廈門OA中不可缺少的環(huán)節(jié)閣。

BPR(business process reengineering)業(yè)務流程再造，就是對企業(yè)的業(yè)務流程進行根本性再思考和徹底性再設計，從而獲得在成本、質量、服務和速度方面業(yè)績的戲劇性的改善。具體的說，就是以工作流程為中心，重新設計企業(yè)的經(jīng)營、管理及運作方式。在改造業(yè)務流程之前應先分析企業(yè)的目前狀況，不同的企業(yè)在其發(fā)展的不同階段，所采用的流程變革策略也不盡相同，見表1。

以下，給出廈門OA與BPR結合運用的實施建議：

1)進行流程分析。

業(yè)務流程是否需要改變，最本質的是看這個流程是否增值，看改進后的流程在提高工作效率，提升客戶滿意度，有效利用信息資源，降低成本等方面是否增值。通過分析評估來明確企業(yè)現(xiàn)有的流程中哪些是關鍵流程，這些流程是否需要改進，改進的流程是否與廈門OA的實現(xiàn)有關。影響流程效率和效益的因素來自企業(yè)的戰(zhàn)略，組織，績效．管理模式，IT等諸多方面。在廈門OA實施之前，其中一些是不需要IT支撐就可以經(jīng)過流程重組先調整的．比如制定適當?shù)钠髽I(yè)戰(zhàn)略。

2)進行流程梳理。

在分析評估的基礎上，明確現(xiàn)有流程與軟件中標準流程有多大差距．對直接可以應用廈門OA流程的情況進行匹配，對需要改變流程處理方式給出未來的實施方案嘲。根據(jù)流程優(yōu)化法的ESIA方法(ESIA是清除，簡化，整合，自動化)中的基本內容，對流程進行梳理。通過流程梳理，企業(yè)將進一步明確廈門OA中流程變化的內容，為以后工作打下堅實的基礎。

3)廈門OA實施中的e化流程。

IT是實現(xiàn)流程變革不可缺少的手段和工具。這一過程稱為e化流程．也是廈門OA實施前的關鍵步驟。基于前面的流程分析和梳理，已經(jīng)確認需要e化的流程是必須且可以實現(xiàn)的．這時二次開發(fā)在所難免。適度的開發(fā)既可以解決企業(yè)特色問題。又使流程更加通暢。進行e化的流程優(yōu)化需要仔細設計業(yè)務邏輯和數(shù)據(jù)時效等，可能不能一次就優(yōu)化到位。這就需要通過上線后的持續(xù)改進來完成。

4)廈門OA實施中的流程配套。

e化流程時，除了廈門OA的實現(xiàn)技術外，還要考慮流程配套。因為流程只是企業(yè)管理的一個方面，雖然重要，但如果沒有與之配套的部門和崗位職責，管理制度，操作規(guī)程等。流程就不能長期、穩(wěn)定的運作。比如對企業(yè)組織形式的變革，其目的是更有利于企業(yè)信息化，廈門OA的實施。盡量減少中間環(huán)節(jié)，使組織系統(tǒng)扁平化．成立單獨的項目組來負責具體特殊項目的實施更是一種行之有效的途徑。5)廈門OA實施后，隨著廈門OA應用的深入和業(yè)務需求的變化，需要對流程的執(zhí)行情況進行定期考核，通過流程監(jiān)控和廈門OA應用狀況評估。比較歷史數(shù)據(jù)和同行的應用水平，從而在應用深度和廣度兩個方面找出差距，提出優(yōu)化建議。這時的優(yōu)化已經(jīng)不再局限于廈門OA。只要是合理的需求都可以考慮滿足。比如IT治理，廈門OA數(shù)據(jù)展現(xiàn)，數(shù)據(jù)分析等新的流程都是后廈門OA階段優(yōu)化的重要過程。

4 總結

BPR是正確實施廈門OA的前提和保障，如何穩(wěn)妥而有序的改造流程已成為企業(yè)關心的焦點。在分析清楚企業(yè)現(xiàn)狀的基礎上，“流程分析一流程梳理一e化流程一流程配套一定期考核”為企業(yè)進行流程改造提供一種模式，企業(yè)可結合各自的行業(yè)特點，對之進行參考利用。（e-works）