探討HRIS的現(xiàn)狀和關注的五大問題

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　　中國軟件資訊網消息 如今，越來越多的企業(yè)在人力資源管理方面引入信息化建設，但并不是說明企業(yè)必須在其他方面的信息做好之后才開始考慮人力資源管理的信息化。

　　人力資源信息管理系統(tǒng)從理論上或是目前軟件的分類管理上來講其范圍還是很大的，這其中可能就會包括薪資管理、人事管理、人事合同管理、培訓管理、招聘管理、考勤休假管理、保險福利管理、績效管理及員工或經理自助管理等很多方面，任何一個商品軟件不會把這些東西集合在一起，他們大多是按其具體功能分模塊來實現(xiàn)人力資源管理的需要，那么這么多模塊組成的人力資源管理信息系統(tǒng)項目如何來實施才能確保它的成功呢，我在這里簡單的做一個講述，希望它可以幫助企業(yè)成功地實施自己的信息項目。

　　1、人力資源管理信息化建設的必要性

　　信息技術的發(fā)展，引發(fā)了人力資源管理的思維方式和管理模式一系列變革，為此，人力資源管理信息化建設已勢在必行。這是因為：在以互聯(lián)網為代表的信息技術飛速發(fā)展的今天，計算機及其網絡已成為人力資源管理者的主要勞動工具，不論是人員培訓、崗位分析、招聘和錄用資料的處理，還是面談、筆試、績效評估，計算機在企業(yè)的應用都很普遍。互聯(lián)網技術應用到人力資源管理中，可以使系統(tǒng)內的員工和領導前所未有地相互連接到一起，例如，許多國有企業(yè)建立自己的網絡并與因特網互聯(lián)，就有可能穿越時空利用單位內外部的人力資源解決好這一問題，從而降低人力資源成本，增加人力資源組織有更多的柔性，增強單位或部門的競爭力或適應性。

　　2、人力資源信息系統(tǒng)在人力資源角色轉變中的應用

　　可以說，基于網絡的HRIS的使用最明顯的優(yōu)勢就在于前面分析到的從長遠來看可以降低成本和節(jié)省時間，這使得人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工變得越來越依賴HRIS，從而導致他們在人力資源各功能區(qū)的角色逐漸發(fā)生變化。的確，基于網絡的HRIS正變得更成熟，為人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工提供了更個性化的工作場所與生產工具。

　　信息技術已經使更多的人力資源信息收集和處理更全面、更快捷，對于人力資源的專業(yè)人士，越來越多地依賴電子人力資源來完成最起碼的工作任務。過去，他們花大部分的時間回答受聘者和管理方面的問題，而現(xiàn)在，這些任務都被自動化或外包。這就意味著，人力資源的專業(yè)人士能著重于更具戰(zhàn)略意義的職能，如人力資源規(guī)劃、知識管理和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。同時，科技發(fā)展為人力資源專業(yè)人士提出了巨大的挑戰(zhàn)，他們必須加速獲得最新的信息技術，并同時改造傳統(tǒng)流程從而使其進入在線流程時代。

　　對于管理者而言，他們可以同時直接從個人層面以及集體層面上獲得員工的信息，因此，管理者能夠及時做出應對，并通過更好地監(jiān)測過去和現(xiàn)在的表現(xiàn)來適當?shù)刂贫ú块T的人力資源計劃。就像FEin在2001年討論的那樣，很多管理者依賴于電子商務人力資源的能力來提供卓越的信息收集和在人力資源功能區(qū)域的分析，比如績效評估和管理、招聘和甄選以及管理發(fā)展等。

　　而對于大多數(shù)的普通員工而言，他們不僅利用基于網絡和自我服務選項來修改和簡化流程，同時還檢查自己的人力資源資料現(xiàn)狀，并更新相關信息，甚至還可以獲得在線的個人建議等等。從這一點可以看出，在一個組織內的所有職員都應該歡迎HRIS。

　　事實也證明，人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工在企業(yè)中的角色已經扮演著不同于傳統(tǒng)的角色。以人力資源管理中的招聘職能為例，其功能正在通過電子商務人力資源系統(tǒng)發(fā)生改變，這種功能是典型的傳統(tǒng)人力資源實施的高度自動化。傳統(tǒng)上，組織依賴相對較低的科技方法，包括報紙、廣告和雇員的推薦來找到并吸引合格的候選人來填補職位空缺。然而，網絡已經成為近年來在招聘上最流行的方法之一。許多組織已經開始使用電子招聘系統(tǒng)來完善功能，根據(jù)Kay的研究，這會有很多的優(yōu)點，比如可以招攬到更多的候選人，節(jié)省調職的成本，減少文件并節(jié)省時間等等。Kay在2000年指出，通過網絡廣告雇一個人平均花費$152，而傳統(tǒng)的方法需要$1383。毋庸置疑，與傳統(tǒng)的方法如報紙廣告等相比，Internet提供了更低的招聘成本。在HRIS中，大部分（70—80%）的自動化招聘過程可以減少2/3的招聘時間和降低90%的成本。簡單來說，在招聘過程中使用電子商務人力資源可以節(jié)約時間和成本，不僅為人力資源專業(yè)人士，也為管理者和普通員工的角色轉變帶來契機，相關人士可以投入更多的時間和精力在核心性、方向性的工作中。尤其是對人力資源專業(yè)人士來講，在不斷地變化中，如何使自己的工作更有效，從而能有更多時間考慮更多戰(zhàn)略層次的問題，順利完成角色的轉變，這是他們正面臨著角色轉變的巨大挑戰(zhàn)。

　　三、人力資源信息系統(tǒng)現(xiàn)狀和關注

　　盡管人力資源信息系統(tǒng)HRIS的發(fā)展與運用是積極的，但仍然存在著大量企業(yè)都必須認識到的問題。

　　首先，不是所有的員工和管理者都會歡迎HRIS，接受這種變革。原因之一在于普通員工和管理者可能會面臨更多的工作和責任。在他們看來，人力資源部是在推卸責任。另一個原因是普通員工也許會被要求接受技術培訓，這讓普通員工感覺到更為沉重的壓力。

　　第二，員工和管理者很少與人力資源專業(yè)人士聯(lián)系，盡管看上去他們之間交流很方便。事實上，由于業(yè)務的外包，可能會由電話中心的代表來回答員工的問題，而這些代表甚至不是公司的雇員；員工的信息甚至可能是從語音機上獲得的，而回答的聲音則是電腦生成的。溝通似乎方便了，但交流的本質在一定程度上發(fā)生了變化。

　　第三，人力資源部門會比以前更小，同時人力資源專業(yè)人士可能正在實施并運用新技術，因為傳統(tǒng)的交易處理任務是自動的或外包的。比如，組織將不再需要客戶的分數(shù)來記錄信息以及填寫進程表。根據(jù)2000年人力資源自我服務的調查研究，有自我服務系統(tǒng)的公司每151個員工需要一個人力資源代表，而沒有這個系統(tǒng)的公司每個人力資源代表只能服務99個員工。

　　第四，許多公司外包一定的人力資源功能，目的是減少人力資源的成本，提高人力資源技術，并要求更好的服務。

　　第五，基于網絡的HRIS可能使員工染上“信息癮”，甚至員工會濫用網絡。比如，他們花幾小時的時間查網頁，發(fā)郵件或上網，而員工本可以利用這些時間做相應的增值工作。

　　據(jù)悉，HRIS即人力資源信息系統(tǒng)是組織進行有關人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報告的過程。“系統(tǒng)”特指為實現(xiàn)特定目標而將各種分散活動組合成合理的、有意義的整體的過程。HRIS是人力資源決策支援系統(tǒng)，可以隨時提供人力資源決策所需的各項分析、統(tǒng)計資料。