工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

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　　隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展和社會的進(jìn)步，尤其是計(jì)算機(jī)大范圍的普及，各種電子 數(shù)據(jù)文檔大量產(chǎn)生。在這種形勢下，傳統(tǒng)的僅需管理紙質(zhì)文件的檔案管理模式已成為過去，將紙質(zhì)文件與電子數(shù)據(jù)文件相結(jié)合的管理方式已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢。如何利用現(xiàn)代的電子信息技術(shù)，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會使 用價(jià)值，滿足檔案使用者多層次的信息利用需求，是當(dāng)代的檔案管理者需要思考的問題。工程檔案管理系統(tǒng)正是適應(yīng)社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。

　　一、 緒 論

　　1、建設(shè)工程項(xiàng)目電子檔案收集是否完整,內(nèi)容是否準(zhǔn)確,直接影響到工程竣工運(yùn) 營后的維修、維護(hù)、改擴(kuò)建。在成都地鐵建設(shè)過程中，設(shè)計(jì)、勘察、測量、監(jiān)測、 施工、監(jiān)理是成都軌道交通工程建設(shè)項(xiàng)目電子檔案編制的主體單位，整理形成文 字、圖紙、圖表、聲像成果等各種有保存價(jià)值的文件材料，以電子光盤為載體存 儲。各編制主體收集的電子文件伴隨著工程進(jìn)展情況進(jìn)行，符合建設(shè)活動的規(guī)律， 根據(jù)建設(shè)工作程序及時(shí)收集相關(guān)電子文件，整理備份，在項(xiàng)目管理過程中做到集中統(tǒng)一管理，保證地鐵工程電子檔案的完整與安全。

　　2、 對電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的編目，才能使收集到的電子檔案處于有序狀態(tài)， 便于保管和使用。從地鐵的規(guī)劃，到建設(shè)、投入運(yùn)營使用，大量的相關(guān)檔案信息 順次產(chǎn)生，因此按照檔案的形成階段和規(guī)律對這些電子檔案進(jìn)行分類編目會更便 于檔案的管理。建設(shè)工程檔案按照地鐵工程階段順序分為：項(xiàng)目申報(bào)類、征地拆 遷類、招投標(biāo)類、合同協(xié)議類、勘察測量類、初步設(shè)計(jì)類、施工圖設(shè)計(jì)類、竣工 驗(yàn)收類、其他類。建設(shè)公司檔案室主要負(fù)責(zé)對施工圖設(shè)計(jì)之后的電子文件進(jìn)行接 收和編目，并設(shè)置專人對電子文件進(jìn)行存檔保管，對于建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的分類、 編號，必須保證科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化

　　3、 盡可能最大限度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，是所有檔案管理工作的終極目標(biāo)。 檔案的管理是否科學(xué)有序，能否及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足利用要求，是衡量檔案 工作成績大小的主要標(biāo)準(zhǔn)

　　4、地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子光盤在整理編目以后，按照《成都 軌道公司檔案管理辦法》的要求定期向軌道公司文書檔案室移交。目前，建設(shè)公 司檔案室對電子檔案開發(fā)利用服務(wù)的基本方式包括三個方面：

　　(1)傳統(tǒng)形式的查詢。即按照利用人員出現(xiàn)的需求，查詢電子檔案，立刻提 供借閱利用服務(wù)。

　　(2)開發(fā)、挖掘建設(shè)工程項(xiàng)目電子檔案信息資源。在傳統(tǒng)借閱形式的基礎(chǔ)上， 挖掘潛在利用需求，從海量檔案資料中提取信息，按照專業(yè)類別匯編目錄信息，分類整理電子檔案，保證快捷的提供利用。

　　(3)公布建設(shè)公司檔案室所藏建設(shè)項(xiàng)目電子檔案。每周定期發(fā)布《最新圖紙 資料技術(shù)文件目錄》，公司內(nèi)部人員可以通過目錄先查詢庫藏需求，再到檔案 室辦理借閱，縮短借閱時(shí)間。

　　二、 國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

　　1. 國外研究現(xiàn)狀 日本、德國、法國、新加坡以及中國香港等國家和地區(qū)，通過使用項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)在地鐵工程項(xiàng)目檔 案的管理的起步都比較早，香港的法規(guī)和制度比較完善、相關(guān)的信息化管理系統(tǒng) 也比較成熟，這其中尤以日本為甚。日本的《鐵道事業(yè)法》就明確規(guī)定了政府對 地鐵交通項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的授權(quán)與監(jiān)管要求,規(guī)范地鐵交通建設(shè)程序與政府行政 許可事項(xiàng),界定政府與地鐵公司的權(quán)責(zé)分工,使地鐵公司能在規(guī)則約束下規(guī)范管理 地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案,完善檔案共享服務(wù),挖掘檔案管理的服務(wù)效能。

　　2. 國內(nèi)研究現(xiàn)狀 在我國的“十一五”規(guī)劃中，對于國家檔案事業(yè)的發(fā)展前景和目標(biāo)有著明確 的規(guī)定。通過創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，加速建設(shè)多層次的檔案信息共享平臺，以此來促進(jìn) 檔案信息資源更高層次的公開、共享和利用。檔案的電子信息管理軟件和共享平 臺的建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)之一。 我國自 1965 年北京地鐵一期工程建設(shè)以來,截至目前有北京、上海、天津、廣 州、長春、大連、重慶、武漢、深圳、南京等十多個城市都建立或者正在籌建地 鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。但是由于發(fā)展比較快，時(shí)間較短等諸多因素國內(nèi)的地 鐵工程檔案管理系統(tǒng)還存在以下一些問題：

　　(1)電子文件歸檔不規(guī)范 各參建單位和地鐵公司檔案管理部門所使用的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)不同，造 成了提交的電子文件格式多種多樣，由此帶來的文檔兼容性能差、共享性能低等 問題都不利于電子檔案信息的手機(jī)和開發(fā)利用

　　(2)用于存儲工程建設(shè)檔案的設(shè)備陳舊單一 要想更加方便快捷地使用電子檔案信息，優(yōu)質(zhì)高性能的硬件設(shè)備是基礎(chǔ)。目 前，地鐵公司項(xiàng)目電子檔案的存儲載體有兩種，一種是電子光盤，光盤存儲的電子文件應(yīng)每 4 年轉(zhuǎn)存一 次，且保存環(huán)境有嚴(yán)格的溫濕度要求，而地鐵公司檔案室收集的以光盤為載體的 電子文件不僅不齊全，而且也沒有相應(yīng)的保管環(huán)境。另外一種是移動硬盤，500 個 GB 的移動硬盤已經(jīng)收集了 200 個 GB 的電子文件，涵蓋了從地鐵 1 號線開工以來 工程建設(shè)各個階段的電子文件。檔案管理必須要把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件備份到至少三套耐久性優(yōu)良的存儲載體中，三套存儲 載體中的信息分別用于封存保管、查閱使用和異地保存目前地鐵公司檔案室電 子文件保存的硬件條件也是占時(shí)沒有達(dá)到的。檔案作為企業(yè)的寶貴資源，檔案資 料的安全性也顯得至關(guān)重要。

　　(3)開發(fā)利用檔案信息資源為地鐵建設(shè)服務(wù)的工作力度還不夠 目前對地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的開發(fā)利用，還僅僅處于簡單的加工和存儲檔 案信息階段，編研成果還屬于參考資料型的，無法形成專題著述型的。加強(qiáng)對建 設(shè)工程項(xiàng)目電子檔案信息的再加工、再創(chuàng)造工作，形成參考資料或?qū)ｎ}著述，在 滿足地鐵公司內(nèi)部利用需求的基礎(chǔ)上，還可以滿足其他相關(guān)公司的使用需求，形 成具有實(shí)用價(jià)值的成果。

　　(4)檔案信息化建設(shè)落后 檔案信息化建設(shè)一方面要求檔案工作要積極運(yùn)用以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為 代表的信息技術(shù)，提高檔案信息化管理水平，另一方面要努力做好不斷產(chǎn)生的新 檔案的科學(xué)的、有序的信息化建設(shè)及管理工作，使得檔案管理工作保持可持續(xù)性 發(fā)展 。地鐵公司現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)一套，采用 B/S 架構(gòu)，但未做二期開發(fā)， 無法實(shí)現(xiàn)地鐵公司與分公司之間的電子文件歸檔服務(wù)、地鐵公司與參建單位電子 文件的接口管理，未開通網(wǎng)絡(luò)查詢，無論是在系統(tǒng)中還是通過瀏覽器，目前都無 法對用戶的訪問權(quán)限做完善的控制

　　(5)工程建設(shè)項(xiàng)目電子檔案從業(yè)人員管理水平還有待提高 信息時(shí)代的到來，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用，迫使檔案工作面臨重 大改變，對檔案從業(yè)人員的要求也由單一專業(yè)性人才向既懂檔案專業(yè)知識，也懂 計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變。如何更加快捷高效地收集、整理、管 理電子檔案、以及如何更快的提供借閱利用，考驗(yàn)著管理人員的水平。