《新凱驊集團“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”運行規(guī)定》

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　　“集團OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”正式上線通知

　　導讀：新凱驊集團，關(guān)于“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”正式上線，運行的通知，集團各職能管理中心、部、室、子公司：，集團“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”于5月17日上線試運行以來，期間對系統(tǒng)各模塊功能與效果進行全面的測試和優(yōu)化，目前系統(tǒng)已能夠滿足正式運行條件，為充分發(fā)揮“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”高效、快捷的功能，以實現(xiàn)集團辦公管理自動化，根據(jù)集團董事會要求，定于2012年8月11日起正式運行“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”，請集團各職能管理中

　　新 凱 驊 集 團

　　簽發(fā):洪東方

　　關(guān)于“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”正式上線

　　運行的通知

　　集團各職能管理中心、部、室、子公司：

　　集團“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”于5月17日上線試運行以來，經(jīng)過兩個多月的試運行，期間對系統(tǒng)各模塊功能與效果進行全面的測試和優(yōu)化，目前系統(tǒng)已能夠滿足正式運行條件;為充分發(fā)揮“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”高效、快捷的功能，以實現(xiàn)集團辦公管理自動化，提高日常管理工作的運作效率。根據(jù)集團董事會要求，定于2012年8月11日起正式運行“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”;請集團各職能管理中心、部、室、子公司確實有效落實，并嚴格按《規(guī)定》要求執(zhí)行。

　　附件：《新凱驊集團“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”運行規(guī)定》

　　廣西新凱驊實業(yè)集團股份有限公司

　　2012年8月3日

　　主題詞：OA系統(tǒng) 正式上線 通知

　　送： 集團公司領(lǐng)導

　　發(fā)： 各職能管理中心、部、室、子公司

　　總裁辦公室 2012年8月10日印發(fā) (共印20份)

　　附件：

　　《新凱驊集團“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”運行規(guī)定》

　　為實現(xiàn)集團辦公管理自動化，提高日常管理工作的運作效率;特制定本規(guī)定。

　　一、工作匯報

　　1、工作匯報于系統(tǒng)“個人辦公”模塊內(nèi)“工作管理”目錄相應(yīng)“功能點”實現(xiàn)。

　　2、每日工作總結(jié)，于每日22:00前提交當日工作情況。

　　3、每周工作總結(jié)和計劃，于每周周一上午10:00前提交上周工作總結(jié)及本周工作計劃。

　　4、每月工作總結(jié)和計劃，于每月2日上午12:00前提交上月工作總結(jié)及本月工作計劃。

　　5、年度工作總結(jié)和計劃，根據(jù)集團相關(guān)通知要求執(zhí)行。

　　6、專題工作匯報，根據(jù)階段性計劃完成情況進行匯報。

　　7、工作匯報內(nèi)容做到具體、詳實、數(shù)據(jù)準確，計劃可行、切合實際、全面考慮;杜絕籠統(tǒng)或敷衍了事。

　　二、業(yè)務(wù)審批

　　1、行政管理(包括人事管理、生產(chǎn)管理、供應(yīng)管理、營銷管理、財務(wù)管理)等各項業(yè)務(wù)流程審批，于系統(tǒng)“行政辦公”模塊內(nèi)相應(yīng)審批目錄下相應(yīng)“功能點”辦理。

　　2、協(xié)同管理和日常工作事項，于系統(tǒng)“行政辦公”模塊內(nèi)相應(yīng)“功能目錄”下相應(yīng)“功能點”辦理。

　　3、會議管理、車輛管理和人員看板，于系統(tǒng)“綜合辦公”模塊內(nèi)相應(yīng)“功能目錄”下相應(yīng)“功能點”辦理。

　　4、公告、新聞管理和內(nèi)部論壇，于系統(tǒng)“公共信息”模塊內(nèi)相應(yīng)“功能目錄”下相應(yīng)“功能點”辦理。

　　5、文檔、文件管理，于系統(tǒng)“文檔管理”模塊內(nèi)相應(yīng)“功能目錄”下相應(yīng)“功能點”辦理。

　　三、匯報流程

　　1、以逐級匯報為原則。

　　2、各子公司生產(chǎn)經(jīng)營管理工作匯報流程：

　　(1)各職能部、室管理人員(含主管)→→各職能部、室經(jīng)理(或負責人)匯報→→分管副總(或負責人)→→總經(jīng)理→→集團高層。其中：

　　①梧州新凱驊工作→→集團董事長洪東方。

　?、诩瘓F(鐘山)本部工作→→集團副董事長黃文澤。

　　③八桂新凱驊工作→→集團董事李惠。

　?、芄鹆中聞P驊工作→→集團監(jiān)事會主席陳家干。

　　(2)助理及直屬部、室和管理人員→→直接主管領(lǐng)導。

　　3、集團管理總部經(jīng)營管理工作匯報流程：

　　(1)各職能部、室管理人員(含主管)→→各職能部、室經(jīng)理(或負責人)→→各職能管理中心總裁(或負責人)→→集團高層。其中：

　?、偌瘓F生產(chǎn)管理中心工作→→集團董事長洪東方(并協(xié)同對接集團各子公司生產(chǎn)技術(shù)管理工作)。

　?、诩瘓F項目申報、集團戰(zhàn)略發(fā)展研究工作→→集團副董事長黃文澤。

　　③集團融資工作→→集團董事李惠。

　?、芗瘓F財務(wù)管理中心、上市工作→→集團監(jiān)事會主席陳家干。 ⑤集團供應(yīng)管理中心、營銷管理中心工作→→集團監(jiān)事洪文貞。

　　(2)助理、直屬部、室及管理人員→→直接主管領(lǐng)導。

　　(3)集團各董事、監(jiān)事工作，根據(jù)實際工作需要直接匯報。

　　4、各職能部、室(含車間、生產(chǎn)線)未配置經(jīng)理的，工作由主管(或負責人)匯報;如經(jīng)理、主管未配置的，由班組長或指定匯報人匯報。

　　5、嚴禁越級匯報。

　　四、用戶管理

　　1、集團信息管理部負責“OA系統(tǒng)”中的用戶管理、工作匯報統(tǒng)計、數(shù)據(jù)維護、技術(shù)支持等管理工作。

　　2、OA用戶實行“一崗一用戶”管理，嚴禁擅自與其他崗位用戶

　　合用或交叉使用。

　　3、新啟用或重新啟用OA用戶密碼為初始密碼，用戶須即時修改密碼。

　　4、嚴禁長時間上線離開辦公席或外出。

　　5、各子公司系統(tǒng)管理員做好OA用戶管理臺賬的建立，信息變更即時向集團信息管理部反饋。

　　6、OA用戶開通流程：本人提出申請→→部門負責人審批→→子公司系統(tǒng)管理員確認→→集團信息管理部審核→→開通、測試→→公告。

　　7、用戶提出使用問題→→本公司系統(tǒng)管理員解決→→權(quán)限外或未解難題→→集團信息管理部協(xié)調(diào)解決→→測試→→反饋。

　　8、崗位變更或離職用戶管理流程：人事專員簽認→→本公司系統(tǒng)管理員確認→→集團信息管理部審核→→用戶的變更或注銷→→公告→→用戶信息更新。

　　五、運行管理

　　1、“OA系統(tǒng)”平臺的日常維護及后臺數(shù)據(jù)管理由集團信息管理部負責。

　　2、“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”僅為新凱驊集團內(nèi)部工作需要使用，嚴禁將OA用戶、密碼或相關(guān)資料外傳。

　　3、嚴禁在“OA協(xié)同辦公系統(tǒng)”中閑聊或發(fā)布與工作無關(guān)的任何信息。

　　4、集團信息管理部負責對每日工作總結(jié)和每周、每月工作總結(jié)與計劃提交情況的匯總，并在OA系統(tǒng)“公告”欄公布。

　　5、用戶須在每日上班第一時間登陸OA用戶，下班前再次登陸(或刷新)OA用戶，以即時了解集團的最新信息和相關(guān)通知、公告。

　　6、嚴謹、高效地辦理業(yè)務(wù)和審批，嚴禁拖延、擱置或不辦理。

　　7、重要數(shù)據(jù)、資料或文稿等各種格式文本，須以附件形式并加密后方可上傳。

　　8、需在OA系統(tǒng)中運行業(yè)務(wù)審批流程：各職能部、室提交流程及表單→→部門內(nèi)部審核→→集團職能管理中心審批→→集團信息管理部流程和表單的錄入→→運行測試→→開通并公告。

　　9、對“OA系統(tǒng)”運行的建議流程：個人或部門提出→→集團信息管理部→→匯總、分析、改進、測試→→公告并運行檢驗→→固化。

　　六、電子印章管理

　　1、電子印章包括：

　　(1)廣西新凱驊實業(yè)集團股份有限公司董事會印章。

　　(2)廣西新凱驊實業(yè)集團股份有限公司總裁辦公室印章。

　　(3)廣西八桂新凱驊木業(yè)有限公司公章。

　　(4)桂林新凱驊木業(yè)有限公司公章。

　　(5)梧州新凱驊木業(yè)有限責任公司公章。

　　2、電子印章僅限于集團范圍內(nèi)OA系統(tǒng)中的內(nèi)部文件發(fā)文使用，“電子印章”須嚴格按《集團電子印章管理辦法》規(guī)定使用。

　　3、電子章的申請與啟用由集團指定部門負責辦理，并負責電子印章相關(guān)資料的檔案管理。

　　4、電子印章須由集團指定專人負責管理，日常管理需采取加密措施。

　　5、電子印章的使用，須在用印文本經(jīng)最終審批權(quán)人審批后方可用印，即時做好相應(yīng)用印記錄(包括時間、用章文本、內(nèi)容、次數(shù)、適用范圍、部門、擬稿人、審批人等)。

　　6、嚴禁私自用印，嚴禁在空白文檔或在未最終審批文本上用印。

　　7、嚴格對用印文本內(nèi)容的審核，杜絕泛濫用印。

　　8、嚴禁使用電子用印文本對外業(yè)務(wù)的辦理。

　　七、處罰規(guī)定

　　1、非特殊原因，工作匯報須嚴格按規(guī)定時間內(nèi)提交。

　　2、工作匯報的處罰：

　　(1)每日工作匯報：

　?、傺訒r提交即為遲交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”藍色警告顯示，同時手機短信提醒。

　?、谘舆t1天提交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”黃色警告顯示，同時手機短信提醒。

　　③延遲2天提交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”紅色警告顯示，同時手機短信提醒，并處罰金10元。

　?、苎舆t3天提交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”紅色警告顯示，同時手機短信提醒，并處罰金30元。

　?、葸B續(xù)六次不交(或一年內(nèi)累計30次不交)，除按規(guī)定處罰金，同時取消年度評優(yōu)資格及年終獎金發(fā)放，對無視組織紀律、屢教不改等情節(jié)嚴重者給予解除勞動合同處理。

　　(2)每周工作總結(jié)和計劃：

　?、傺訒r提交即為遲交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”藍色警告顯示，同時手機短信提醒。

　?、谘舆t1天提交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”黃色警告顯示，同時手機短信提醒。

　?、垩舆t2天提交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”紅色警告顯示，同時手機短信提醒，并處罰金20元。

　?、苎舆t3天提交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”紅色警告顯示，同時手機短信提醒，并處罰金60元。

　?、葸B續(xù)三次不交(或一年內(nèi)累計五次不交)，除按規(guī)定處罰金，同時取消年度評優(yōu)資格及年終獎金發(fā)放，對無視組織紀律、屢教不改等情節(jié)嚴重者給予解除勞動合同處理。

　　(3)每月工作總結(jié)和計劃：

　?、傺訒r提交即為遲交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面” 藍色警告顯示，同時手機短信提醒。

　?、谘舆t1天提交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”黃色警告顯示，同時手機短信提醒。

　?、垩舆t2天提交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”紅色警告顯示，同時手機短信提醒，并處罰金50元。

　?、苎舆t3天以上提交，于系統(tǒng)“工作計劃統(tǒng)計頁面”紅色警告顯示，同時手機短信提醒，并處罰金150元。

　　⑤連續(xù)兩次以上不交(或一年內(nèi)累計三次不交)，除按規(guī)定處罰金，同時取消年度評優(yōu)資格及年終獎金發(fā)放，對無視組織紀律、屢教不改等情節(jié)嚴重者給予解除勞動合同處理。

　　3、匯報內(nèi)容籠統(tǒng)或敷衍了事，即無具體工作內(nèi)容也無具體數(shù)據(jù)，視為工作總結(jié)與計劃不提交：

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