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內(nèi)容管理白皮書(中文)
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AMTeam.org假定你管理著公司的外部或內(nèi)部網(wǎng)站,當(dāng)欄目一個(gè)一個(gè)增加,需要發(fā)布的信息越來越多,你發(fā)現(xiàn)讓網(wǎng)站的信息保持更新真的成為一件棘手的事情。哪怕是修改一個(gè)小小的圖片,需要你在業(yè)務(wù)人員、設(shè)計(jì)師、程序員、以及IT人員之間進(jìn)行大量的協(xié)調(diào)。而另一方面,市場(chǎng)或銷售部門又正在催促你將更多的資料放到網(wǎng)站上去。來自客戶或潛在客戶的訪問不斷增加,你還需要時(shí)刻關(guān)注服務(wù)器是否能支撐。
或許你需要一個(gè)工具,他提供直接的接口給業(yè)務(wù)人員,將所有需要發(fā)布的信息在一個(gè)集中的地方分門別類地保管起來,如果需要,業(yè)務(wù)人員可以自行決定這些內(nèi)容什么時(shí)候,以及是否發(fā)布到網(wǎng)站上去。信息總是能夠在需要的時(shí)候更新,或許,這個(gè)工具還能對(duì)協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)人員、設(shè)計(jì)師、程序員等起到輔助作用。
您尋找的正是“內(nèi)容管理”系統(tǒng)!
什么是內(nèi)容管理系統(tǒng)?
內(nèi)容管理系統(tǒng)是一種位于WEB前端(Web 服務(wù)器)和后端辦公系統(tǒng)或流程(內(nèi)容創(chuàng)作、編輯)之間的軟件系統(tǒng)。內(nèi)容的創(chuàng)作人員、編輯人員、發(fā)布人員使用內(nèi)容管理系統(tǒng)來提交、修改、審批、發(fā)布內(nèi)容。這里指的“內(nèi)容”可能包括文件、表格、圖片、數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)甚至視頻等一切你想要發(fā)布到Internet、Intranet以及Extranet網(wǎng)站的信息。
內(nèi)容管理還可選地提供內(nèi)容抓取工具,將第三方信息來源,比如文本文件、HTML網(wǎng)頁、Web服務(wù)、關(guān)系數(shù)據(jù)庫等的內(nèi)容自動(dòng)抓取,并經(jīng)分析處理后放到自身的內(nèi)容庫中。
隨著個(gè)性化的發(fā)展,內(nèi)容管理還輔助WEB前端將內(nèi)容以個(gè)性化的方式提供給內(nèi)容的使用者,即提供個(gè)性化的門戶框架,以基于WEB技術(shù)將內(nèi)容更好地推送到用戶的瀏覽器端。
為什么要內(nèi)容管理?
Internet真正地影響到企業(yè)的商務(wù)活動(dòng)(即所謂的電子商務(wù))還是幾年前才開始出現(xiàn)的事情,但是現(xiàn)在內(nèi)容管理的效率已經(jīng)直接影響到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。提高企業(yè)內(nèi)容管理的效率和質(zhì)量至少可以從以下幾個(gè)方面帶來收益:
l 客戶已經(jīng)習(xí)慣于從企業(yè)的網(wǎng)站上了解最新的產(chǎn)品和服務(wù)信息。保證網(wǎng)站上信息的即時(shí)更新是企業(yè)進(jìn)行市場(chǎng)工作的必要組成部分。
l 客戶逐漸地產(chǎn)生個(gè)性化內(nèi)容的需求,特別是企業(yè)面向大量的客戶時(shí),客戶希望看到的內(nèi)容是經(jīng)過定制的,符合其個(gè)性化需求的內(nèi)容。
l 企業(yè)越來越依賴于Internet,良好的內(nèi)容管理流程對(duì)于提高生產(chǎn)率起到重要作用。企業(yè)再也不要一而再、再而三地在電話服務(wù)里向客戶解釋一個(gè)技術(shù)問題,而只需要將其放置到網(wǎng)站上即可直接面向所有的客戶。
l 市場(chǎng)部門需要即時(shí)地在線開展市場(chǎng)活動(dòng),以應(yīng)對(duì)企業(yè)快速推出的新產(chǎn)品或新版本。對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)遲鈍帶來的后果是失去市場(chǎng)分額,當(dāng)然也失去金錢。
l 錯(cuò)誤的信息對(duì)于客戶關(guān)系是致命的打擊,不可想象客戶可以忍受因?yàn)殄e(cuò)誤的操作指導(dǎo)引起經(jīng)濟(jì)上的損失。
l 雇傭龐大的WEB維護(hù)隊(duì)伍,對(duì)于企業(yè)是一筆不必要的開支。
l 企業(yè)的內(nèi)部信息被分散在大大小小不同的應(yīng)用服務(wù)器之中,快速而準(zhǔn)確地獲取合適的信息,使之自動(dòng)、及時(shí)地反應(yīng)到企業(yè)的網(wǎng)站中將大大降低企業(yè)信息維護(hù)的成本,提高信息流運(yùn)轉(zhuǎn)的速度。
內(nèi)容管理是如何工作的?----將內(nèi)容與表現(xiàn)分離
內(nèi)容管理的重要特點(diǎn)之一就是將內(nèi)容和內(nèi)容的表現(xiàn)形式有效地分離開來。理解了內(nèi)容和表現(xiàn)之間的差別,也就理解了內(nèi)容管理的價(jià)值。因此,我們也許需要多花些文字來進(jìn)行介紹。
從靜態(tài)網(wǎng)站到動(dòng)態(tài)網(wǎng)站:早期的網(wǎng)站由純粹的HTML頁面組成,每一個(gè)頁面,都是由設(shè)計(jì)師將內(nèi)容與設(shè)計(jì)進(jìn)行整合,然后合成一個(gè)頁面。后來動(dòng)態(tài)網(wǎng)站技術(shù)的出現(xiàn),人們將內(nèi)容本身保存在關(guān)系數(shù)據(jù)庫里,然后當(dāng)用戶瀏覽時(shí)再動(dòng)態(tài)地從數(shù)據(jù)庫中取出內(nèi)容,使用程序生成HTML傳達(dá)給用戶。
純粹的靜態(tài)技術(shù)過分強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的表現(xiàn)形式,從而使得效率低下,而動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)則因?yàn)榘容^高的技術(shù)含量,以及受限于技術(shù),從而忽略了內(nèi)容的表現(xiàn)。
內(nèi)容管理系統(tǒng)中通過模板技術(shù)來解決這個(gè)矛盾。內(nèi)容的存儲(chǔ)使用關(guān)系數(shù)據(jù)庫,而使用模板來合成最終的頁面。模板讓設(shè)計(jì)師的才能發(fā)揮到極至,而又不影響效率。
給業(yè)務(wù)人員以業(yè)務(wù)的視圖:如果讓業(yè)務(wù)人員來管理內(nèi)容,則他們并不清楚頁面的概念,他們只知道“內(nèi)容”或者說是“文檔”的概念。在他們看來,他們手里有的只是一篇一篇的文檔,里面有表格,有數(shù)據(jù),他們提供這些原始的資料,至于如何在網(wǎng)站上呈現(xiàn),他們并不明白,也不理會(huì)。而內(nèi)容管理系統(tǒng)則要滿足市場(chǎng)人員的需求,將原始的資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換,成為網(wǎng)站,成為進(jìn)行市場(chǎng)活動(dòng)的工具。對(duì)內(nèi)容和表現(xiàn)形式的分離,也是對(duì)業(yè)務(wù)和市場(chǎng)的分離。
內(nèi)容管理系統(tǒng)的關(guān)鍵要求
基于對(duì)內(nèi)容管理系統(tǒng)工作方式的分析,那么內(nèi)容和表現(xiàn)是否得到很好的分離?內(nèi)容是否能被很好的管理(包括創(chuàng)建手段、存儲(chǔ)、審批)?表現(xiàn)是否支持得充分(模板技術(shù))?內(nèi)容與表現(xiàn)是否能很好的合成?這些就成為評(píng)價(jià)一個(gè)內(nèi)容管理系統(tǒng)好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)。
1、 給業(yè)務(wù)人員以邏輯的業(yè)務(wù)視圖。提供友好的基于WEB的操作方式,同時(shí)提供簡單易于理解的概念,業(yè)務(wù)人員理解的是內(nèi)容的分類和內(nèi)容本身。內(nèi)容的維護(hù)人員是否需要精通HTML?內(nèi)容的錄入界面是否能與通用的客戶端工具,比如Office集成?
2、 支持內(nèi)容的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。因?yàn)槠髽I(yè)的內(nèi)容多種多樣,每一類的內(nèi)容其要求不同,比如公司新聞可能需要保存的信息有新聞標(biāo)題、發(fā)生時(shí)間、新聞內(nèi)容等,而產(chǎn)品介紹則需要保存的信息為產(chǎn)品名稱、顏色、尺寸、重量、價(jià)格等。好的內(nèi)容管理系統(tǒng)允許針對(duì)不同類別的信息設(shè)計(jì)不同的結(jié)構(gòu),從而在同一套系統(tǒng)中保存企業(yè)的各種內(nèi)容。
3、 模板技術(shù)的簡單性與靈活性。簡單和靈活是一對(duì)矛盾,簡單的東西就可能很死板,而要保持高度的靈活,可能非常復(fù)雜。模板的制作需要什么樣的人才?是否需要專門的培訓(xùn)?模板技術(shù)是否能滿足特殊的業(yè)務(wù)需求?模板是否能滿足未來的發(fā)展需要?
如何選擇適合企業(yè)的內(nèi)容管理系統(tǒng)?
選擇合適的內(nèi)容管理系統(tǒng),對(duì)于企業(yè)而言,有許多方面的指標(biāo)需要考慮,包括功能上的、擴(kuò)展性上的、價(jià)格上的等等。
如何做出選擇,還要跟企業(yè)的內(nèi)容管理需求結(jié)合起來考慮。
你可以在紙上列出一些問題,然后看問題的回答情況再來做決定。
問題一:你更新內(nèi)容的頻繁程度如何?是需要實(shí)時(shí)更新呢還是周期性地更新?
這是選擇內(nèi)容管理系統(tǒng)最重要的指標(biāo),甚至是是否部署內(nèi)容管理系統(tǒng)的決定因素。試想,如果您的內(nèi)容很少,而且半年才更新一次,或許你外包給一個(gè)制作人員更省錢。而如果您要更新的是高度實(shí)時(shí)的,如股票信息,那么你也許需要的不是一個(gè)內(nèi)容管理系統(tǒng),而是組織一個(gè)開發(fā)隊(duì)伍來開發(fā)一個(gè)定制的應(yīng)用。
問題二:需要更新什么樣的內(nèi)容?
一些新聞?wù)军c(diǎn)可能只需要更新簡單的新聞和文章,而電子商務(wù)站點(diǎn)則可能需要管理產(chǎn)品信息等這樣復(fù)雜的內(nèi)容,這些內(nèi)容甚至需要用于統(tǒng)計(jì)和查詢。
問題三:內(nèi)容的訪問量怎么樣?對(duì)安全性要求怎么樣?
如果同時(shí)在線的人數(shù)少于幾百人,那么動(dòng)態(tài)地從數(shù)據(jù)庫取內(nèi)容是可行的,如果更多,則最好選擇
問題四:有多少內(nèi)容維護(hù)人員在做更新工作,他們的物理分布情況怎樣?
一般的企業(yè)可能雇傭4至5名就夠了,但是一些媒體性質(zhì)的企業(yè)可能需要幾十名,甚至上百名。跨國企業(yè)的內(nèi)容維護(hù)人員可能位于五大洲,但有些企業(yè)或許內(nèi)容是由外包人員用電子郵件提供的,然后專人來進(jìn)行發(fā)布工作。在某些情況下,維護(hù)人員可能需要在家進(jìn)行維護(hù)工作,這也是需要考慮到的。
問題五:內(nèi)容維護(hù)人員是否完全可以滿足內(nèi)容更新的需要?是否需要系統(tǒng)提供人工智能的更新功能?
企業(yè)的信息可能散落在企業(yè)大大小小不同的應(yīng)用服務(wù)器中,譬如:人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等等,如何將這些系統(tǒng)中的信息內(nèi)容自動(dòng)提取到內(nèi)容管理系統(tǒng)中來進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)布,將決定維護(hù)的工作量和成本。
問題六:內(nèi)容發(fā)布過程需要多少步驟的審批?
有些高端內(nèi)容管理系統(tǒng)允許用戶自定義審批的流程,可滿足任意復(fù)雜的審批要求,而有些系統(tǒng)可能根本沒有審批這一步。
問題七:內(nèi)容維護(hù)人員所使用的內(nèi)容創(chuàng)作工具是什么?
有些使用Office工具,有些使用圖形處理工具,甚至有些是視頻工作人員。
問題八:內(nèi)容是否需要支持多語種?是否需要支持國際化?
是否需要使用XML?是否需要使用Unicode?
問題九:內(nèi)容需要支持WAP等無線設(shè)備嗎?
如果你的站點(diǎn)可能被可視電話、手機(jī)、Palm、機(jī)頂盒等非PC設(shè)備訪問的話,你也需要考慮系統(tǒng)是否能支持。
評(píng)價(jià)內(nèi)容管理系統(tǒng)的指標(biāo)
目前,世面上有許多各種層次,滿足不同需求的內(nèi)容管理系統(tǒng)。
下表是國外兩款典型的內(nèi)容管理系統(tǒng)與TurboCMS以及國內(nèi)一些“發(fā)布系統(tǒng)”的對(duì)照。
做出決策
當(dāng)你了解了你自身的需求,同時(shí)又對(duì)產(chǎn)品有所了解后,你一定能做出既不超出企業(yè)的預(yù)算,又能滿足需求,同時(shí)還具有良好的靈活性與可擴(kuò)展性的決策。還等什么,向你的上司發(fā)一份方案吧。
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