內(nèi)容管理白皮書（中文）

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假定你管理著公司的外部或內(nèi)部網(wǎng)站，當欄目一個一個增加，需要發(fā)布的信息越來越多，你發(fā)現(xiàn)讓網(wǎng)站的信息保持更新真的成為一件棘手的事情。哪怕是修改一個小小的圖片，需要你在業(yè)務(wù)人員、設(shè)計師、程序員、以及IT人員之間進行大量的協(xié)調(diào)。而另一方面，市場或銷售部門又正在催促你將更多的資料放到網(wǎng)站上去。來自客戶或潛在客戶的訪問不斷增加，你還需要時刻關(guān)注服務(wù)器是否能支撐。

或許你需要一個工具，他提供直接的接口給業(yè)務(wù)人員，將所有需要發(fā)布的信息在一個集中的地方分門別類地保管起來，如果需要，業(yè)務(wù)人員可以自行決定這些內(nèi)容什么時候，以及是否發(fā)布到網(wǎng)站上去。信息總是能夠在需要的時候更新，或許，這個工具還能對協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)人員、設(shè)計師、程序員等起到輔助作用。

您尋找的正是“內(nèi)容管理”系統(tǒng)！

什么是內(nèi)容管理系統(tǒng)？

內(nèi)容管理系統(tǒng)是一種位于WEB前端（Web 服務(wù)器）和后端辦公系統(tǒng)或流程（內(nèi)容創(chuàng)作、編輯）之間的軟件系統(tǒng)。內(nèi)容的創(chuàng)作人員、編輯人員、發(fā)布人員使用內(nèi)容管理系統(tǒng)來提交、修改、審批、發(fā)布內(nèi)容。這里指的“內(nèi)容”可能包括文件、表格、圖片、數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)甚至視頻等一切你想要發(fā)布到Internet、Intranet以及Extranet網(wǎng)站的信息。

內(nèi)容管理還可選地提供內(nèi)容抓取工具，將第三方信息來源，比如文本文件、HTML網(wǎng)頁、Web服務(wù)、關(guān)系數(shù)據(jù)庫等的內(nèi)容自動抓取，并經(jīng)分析處理后放到自身的內(nèi)容庫中。

隨著個性化的發(fā)展，內(nèi)容管理還輔助WEB前端將內(nèi)容以個性化的方式提供給內(nèi)容的使用者，即提供個性化的門戶框架，以基于WEB技術(shù)將內(nèi)容更好地推送到用戶的瀏覽器端。

為什么要內(nèi)容管理？

Internet真正地影響到企業(yè)的商務(wù)活動（即所謂的電子商務(wù)）還是幾年前才開始出現(xiàn)的事情，但是現(xiàn)在內(nèi)容管理的效率已經(jīng)直接影響到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。提高企業(yè)內(nèi)容管理的效率和質(zhì)量至少可以從以下幾個方面帶來收益：

l    客戶已經(jīng)習慣于從企業(yè)的網(wǎng)站上了解最新的產(chǎn)品和服務(wù)信息。保證網(wǎng)站上信息的即時更新是企業(yè)進行市場工作的必要組成部分。

l    客戶逐漸地產(chǎn)生個性化內(nèi)容的需求，特別是企業(yè)面向大量的客戶時，客戶希望看到的內(nèi)容是經(jīng)過定制的，符合其個性化需求的內(nèi)容。

l    企業(yè)越來越依賴于Internet，良好的內(nèi)容管理流程對于提高生產(chǎn)率起到重要作用。企業(yè)再也不要一而再、再而三地在電話服務(wù)里向客戶解釋一個技術(shù)問題，而只需要將其放置到網(wǎng)站上即可直接面向所有的客戶。

l    市場部門需要即時地在線開展市場活動，以應(yīng)對企業(yè)快速推出的新產(chǎn)品或新版本。對市場的反應(yīng)遲鈍帶來的后果是失去市場分額，當然也失去金錢。

l    錯誤的信息對于客戶關(guān)系是致命的打擊，不可想象客戶可以忍受因為錯誤的操作指導(dǎo)引起經(jīng)濟上的損失。

l    雇傭龐大的WEB維護隊伍，對于企業(yè)是一筆不必要的開支。

l    企業(yè)的內(nèi)部信息被分散在大大小小不同的應(yīng)用服務(wù)器之中，快速而準確地獲取合適的信息，使之自動、及時地反應(yīng)到企業(yè)的網(wǎng)站中將大大降低企業(yè)信息維護的成本，提高信息流運轉(zhuǎn)的速度。

內(nèi)容管理是如何工作的？----將內(nèi)容與表現(xiàn)分離

內(nèi)容管理的重要特點之一就是將內(nèi)容和內(nèi)容的表現(xiàn)形式有效地分離開來。理解了內(nèi)容和表現(xiàn)之間的差別，也就理解了內(nèi)容管理的價值。因此，我們也許需要多花些文字來進行介紹。

從靜態(tài)網(wǎng)站到動態(tài)網(wǎng)站：早期的網(wǎng)站由純粹的HTML頁面組成，每一個頁面，都是由設(shè)計師將內(nèi)容與設(shè)計進行整合，然后合成一個頁面。后來動態(tài)網(wǎng)站技術(shù)的出現(xiàn)，人們將內(nèi)容本身保存在關(guān)系數(shù)據(jù)庫里，然后當用戶瀏覽時再動態(tài)地從數(shù)據(jù)庫中取出內(nèi)容，使用程序生成HTML傳達給用戶。

純粹的靜態(tài)技術(shù)過分強調(diào)內(nèi)容的表現(xiàn)形式，從而使得效率低下，而動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)則因為包含比較高的技術(shù)含量，以及受限于技術(shù)，從而忽略了內(nèi)容的表現(xiàn)。

內(nèi)容管理系統(tǒng)中通過模板技術(shù)來解決這個矛盾。內(nèi)容的存儲使用關(guān)系數(shù)據(jù)庫，而使用模板來合成最終的頁面。模板讓設(shè)計師的才能發(fā)揮到極至，而又不影響效率。

給業(yè)務(wù)人員以業(yè)務(wù)的視圖：如果讓業(yè)務(wù)人員來管理內(nèi)容，則他們并不清楚頁面的概念，他們只知道“內(nèi)容”或者說是“文檔”的概念。在他們看來，他們手里有的只是一篇一篇的文檔，里面有表格，有數(shù)據(jù)，他們提供這些原始的資料，至于如何在網(wǎng)站上呈現(xiàn)，他們并不明白，也不理會。而內(nèi)容管理系統(tǒng)則要滿足市場人員的需求，將原始的資料進行轉(zhuǎn)換，成為網(wǎng)站，成為進行市場活動的工具。對內(nèi)容和表現(xiàn)形式的分離，也是對業(yè)務(wù)和市場的分離。

內(nèi)容管理系統(tǒng)的關(guān)鍵要求

基于對內(nèi)容管理系統(tǒng)工作方式的分析，那么內(nèi)容和表現(xiàn)是否得到很好的分離？內(nèi)容是否能被很好的管理（包括創(chuàng)建手段、存儲、審批）？表現(xiàn)是否支持得充分（模板技術(shù)）？內(nèi)容與表現(xiàn)是否能很好的合成？這些就成為評價一個內(nèi)容管理系統(tǒng)好壞的重要標準。

1、      給業(yè)務(wù)人員以邏輯的業(yè)務(wù)視圖。提供友好的基于WEB的操作方式，同時提供簡單易于理解的概念，業(yè)務(wù)人員理解的是內(nèi)容的分類和內(nèi)容本身。內(nèi)容的維護人員是否需要精通HTML？內(nèi)容的錄入界面是否能與通用的客戶端工具，比如Office集成？

2、      支持內(nèi)容的結(jié)構(gòu)設(shè)計。因為企業(yè)的內(nèi)容多種多樣，每一類的內(nèi)容其要求不同，比如公司新聞可能需要保存的信息有新聞標題、發(fā)生時間、新聞內(nèi)容等，而產(chǎn)品介紹則需要保存的信息為產(chǎn)品名稱、顏色、尺寸、重量、價格等。好的內(nèi)容管理系統(tǒng)允許針對不同類別的信息設(shè)計不同的結(jié)構(gòu)，從而在同一套系統(tǒng)中保存企業(yè)的各種內(nèi)容。

3、      模板技術(shù)的簡單性與靈活性。簡單和靈活是一對矛盾，簡單的東西就可能很死板，而要保持高度的靈活，可能非常復(fù)雜。模板的制作需要什么樣的人才？是否需要專門的培訓？模板技術(shù)是否能滿足特殊的業(yè)務(wù)需求？模板是否能滿足未來的發(fā)展需要？

如何選擇適合企業(yè)的內(nèi)容管理系統(tǒng)？

選擇合適的內(nèi)容管理系統(tǒng)，對于企業(yè)而言，有許多方面的指標需要考慮，包括功能上的、擴展性上的、價格上的等等。

如何做出選擇，還要跟企業(yè)的內(nèi)容管理需求結(jié)合起來考慮。

你可以在紙上列出一些問題，然后看問題的回答情況再來做決定。

問題一：你更新內(nèi)容的頻繁程度如何？是需要實時更新呢還是周期性地更新？

這是選擇內(nèi)容管理系統(tǒng)最重要的指標，甚至是是否部署內(nèi)容管理系統(tǒng)的決定因素。試想，如果您的內(nèi)容很少，而且半年才更新一次，或許你外包給一個制作人員更省錢。而如果您要更新的是高度實時的，如股票信息，那么你也許需要的不是一個內(nèi)容管理系統(tǒng)，而是組織一個開發(fā)隊伍來開發(fā)一個定制的應(yīng)用。

問題二：需要更新什么樣的內(nèi)容？

一些新聞?wù)军c可能只需要更新簡單的新聞和文章，而電子商務(wù)站點則可能需要管理產(chǎn)品信息等這樣復(fù)雜的內(nèi)容，這些內(nèi)容甚至需要用于統(tǒng)計和查詢。

問題三：內(nèi)容的訪問量怎么樣？對安全性要求怎么樣？

如果同時在線的人數(shù)少于幾百人，那么動態(tài)地從數(shù)據(jù)庫取內(nèi)容是可行的，如果更多，則最好選擇支持事先生成HTML的系統(tǒng)。事先生成HTML，將數(shù)據(jù)庫與訪問分離，還對增加系統(tǒng)安全性有很大的好處。

問題四：有多少內(nèi)容維護人員在做更新工作，他們的物理分布情況怎樣？

一般的企業(yè)可能雇傭4至5名就夠了，但是一些媒體性質(zhì)的企業(yè)可能需要幾十名，甚至上百名。跨國企業(yè)的內(nèi)容維護人員可能位于五大洲，但有些企業(yè)或許內(nèi)容是由外包人員用電子郵件提供的，然后專人來進行發(fā)布工作。在某些情況下，維護人員可能需要在家進行維護工作，這也是需要考慮到的。

問題五：內(nèi)容維護人員是否完全可以滿足內(nèi)容更新的需要？是否需要系統(tǒng)提供人工智能的更新功能？

企業(yè)的信息可能散落在企業(yè)大大小小不同的應(yīng)用服務(wù)器中，譬如：人事系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等等，如何將這些系統(tǒng)中的信息內(nèi)容自動提取到內(nèi)容管理系統(tǒng)中來進行統(tǒng)一發(fā)布，將決定維護的工作量和成本。

問題六：內(nèi)容發(fā)布過程需要多少步驟的審批？

有些高端內(nèi)容管理系統(tǒng)允許用戶自定義審批的流程，可滿足任意復(fù)雜的審批要求，而有些系統(tǒng)可能根本沒有審批這一步。

問題七：內(nèi)容維護人員所使用的內(nèi)容創(chuàng)作工具是什么？

有些使用Office工具，有些使用圖形處理工具，甚至有些是視頻工作人員。

問題八：內(nèi)容是否需要支持多語種？是否需要支持國際化？

是否需要使用XML？是否需要使用Unicode？

問題九：內(nèi)容需要支持WAP等無線設(shè)備嗎？

如果你的站點可能被可視電話、手機、Palm、機頂盒等非PC設(shè)備訪問的話，你也需要考慮系統(tǒng)是否能支持。

評價內(nèi)容管理系統(tǒng)的指標

目前，世面上有許多各種層次，滿足不同需求的內(nèi)容管理系統(tǒng)。

下表是國外兩款典型的內(nèi)容管理系統(tǒng)與TurboCMS以及國內(nèi)一些“發(fā)布系統(tǒng)”的對照。

做出決策

當你了解了你自身的需求，同時又對產(chǎn)品有所了解后，你一定能做出既不超出企業(yè)的預(yù)算，又能滿足需求，同時還具有良好的靈活性與可擴展性的決策。還等什么，向你的上司發(fā)一份方案吧。