協(xié)同辦公軟件從組織與管理角度分析

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協(xié)同辦公軟件從組織與管理角度：
　管理軟件不單單是軟件與技術的問題，很重要的從企業(yè)的組織機構與管理方法上去完善。泛普OA軟件將在方案中詳細闡述如何改善企業(yè)的管理方法，建立一定的應用基礎，保證XX林的信息化順利實施和達到預期的目標。
　二、從技術角度：
　由于預算管理和網(wǎng)上報銷平臺將作為XX林的預算和費用管理的集中處理平臺。因此必須考慮到以后與其他系統(tǒng)的集成問題，由于XX林的企業(yè)情況，建設預算管理和網(wǎng)上報銷平臺的同時將遵循：
規(guī)范性原則
可靠性及安全性原則；
效益原則；
擴展性、開放性以及集成性原則。
　　預算管理的需要
公司預算管理需要有一個有效的系統(tǒng)工具支持來進行操作，財務人員通過EXCEL預算管理模型手工進行成本分析、預算編制、預算回顧及控制、績效回顧及預算分析來操作。該模型運用至今，很多方面開始顯露問題:信息孤島，預算與預算缺少科學性，無流程控制，缺少規(guī)范性；預算與成本控制流于形式，沒有統(tǒng)一成本控制中心，預算編制效率低下等。
　借款及費用報銷的需要
費用報銷采用的是人工流程簽字的方式，員工很難獲取到其報銷流程所處的環(huán)節(jié)，也無法看到他的歷史費用報銷情況；手工簽字方式需要領導當面審批，效率不高；而且財務只能手工做賬，不能系統(tǒng)化的生成財務憑證。對于商務卡的使用情況也不能明細跟蹤，不能根據(jù)以往的使用情況進行合理的資源配比。
目前公司內(nèi)部采用手工簽單的費用報銷流程，單據(jù)流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計的、交接的登記：部門助理、財務人員需要手工登記、統(tǒng)計報銷單，手工分單、容易出錯，效率低下。且對于發(fā)票的管理效率不高，需手工登記欠交的發(fā)票，定期手工催收，效率低下，容易出錯，查找不便。
無法及時了解費用支出，目前從費用發(fā)生到提交報銷2 個月，審批后出賬1 個月，審批周期較長。
準備報表給相關部門便有2-3 個月的滯后期，不利于對費用的掌控。且員工無法實時查詢到費用報銷流程審批的進展情況。
借款管理復雜，無法確定報銷具體歸還的是哪筆款項，欠款的催收需要手工操作。商務卡方面，目前員工無法逐筆了解報銷情況，造成公司商務卡款項往來比較復雜，查詢、統(tǒng)計工作量大。
手工簽單報銷流程，只能事后手工編制各層面的預算執(zhí)行情況表，難以實現(xiàn)多層次的預算控制，尤其是市場化方案實施后，對各分公司、各項目的預算控制便無法實施。
對于項目以及合同的預算執(zhí)行情況，付款情況只能進行手工登記，統(tǒng)計支付進程，跟蹤未支付款項，非常容易出錯。對于跨項目多層次交叉的預算執(zhí)行情況，無法跟蹤。
財務系統(tǒng)憑證錄入采用的是員工填單，出納錄入憑證的方式，無法對報銷申請合并處理，重復工作較多，效率低下。支付劃款采用的是出納逐筆POS 刷卡轉(zhuǎn)賬劃款的方式，不能集中所有待付款項批量網(wǎng)銀一次劃款處理。
對于收入、費用、成本、利潤的分析，現(xiàn)在財務部門只能事后每月手工編制基于費用科目的預算跟蹤表，無法實現(xiàn)從公司、部門、個人、項目、合同、產(chǎn)品、活動、類別等多個維度進行統(tǒng)計分析，無法實現(xiàn)實時查詢分析。
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