OA辦公系統(tǒng)實施建議

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類別：OA系統(tǒng)訪問量：269編輯：liuyan 日期：2014-04-21 11:22:37

    

       企業(yè)是實施OA辦公系統(tǒng)的時候，往往有很多的因素決定系統(tǒng)實施是否成功，首先從領導對此次軟件實施的重視程度，一個OA辦公系統(tǒng)是要所有的員工都要充分使用的，這其中包括公司的高層領導、部門領導、普通員工。每個人都有著和公司結構業(yè)務相符合的角色，充分發(fā)揮其帶來的價值會給其他帶來更多的效益。

本文總結OA辦公系統(tǒng)實施成功的幾點建議：

1. 系統(tǒng)的建設，領導要足夠的重視
 
       OA辦公系統(tǒng)是一個要求所有員工都充分使用的系統(tǒng)，他并非一個一個專業(yè)的，僅屬少數(shù)人使用的系統(tǒng)，包括公司領導、部門領導、普通員工都要充分的使用，才能顯現(xiàn)本系統(tǒng)的優(yōu)良特性和使用效果。
 
       OA辦公系統(tǒng)中大量的業(yè)務都是用工作流的方式來實現(xiàn)的，整個流程的重要環(huán)節(jié)和核心往往是公司領導，如果公司領導沒有足夠重視，帶頭使用，則普通員工的使用積極性會大受挫折。無法保證OA辦公系統(tǒng)的使用效果和大家使用此系統(tǒng)的熱情。
 
         OA辦公系統(tǒng)中所處理的事務大部分是人們在以前的手工方式辦公時就在做著的事情，但是通過辦公自動化來實現(xiàn)，手段更加先進，工作效率更高，可是因為少數(shù)員工因循守舊，往往放著更現(xiàn)代的工具不用，繼續(xù)使用傳統(tǒng)、落后、低效的手工方式，導致在系統(tǒng)投入使用很長時間以后，大家的普遍變工效率仍舊沒有提高。這也需要公司領導對其部屬監(jiān)督、堵塞他們使用落后辦公方式的途徑。
 

2. 系統(tǒng)的實施，有全面的規(guī)劃，各系統(tǒng)之間功能定界明確
 
        OA辦公系統(tǒng)是一個企業(yè)、公司所使用的多個軟件系統(tǒng)之一。他所能之處是日常辦公業(yè)務的電子化。其他如財務、生產(chǎn)方面還有許多專門的軟件，他們有著與辦公自動化軟件各自擅長的不同方面，是相互不可替代的。
 
        可利用OA軟件系統(tǒng)來做整合的平臺和門戶。但是在功能規(guī)劃方面應該揚長避短，充分的發(fā)揮辦公自動化軟件在工作流和文檔管理方面的優(yōu)勢，而不要去生硬的去處理過多的如財務、生產(chǎn)等方面它所不擅長的功能。
 

3. OA辦公系統(tǒng)實施的過程也是一個內(nèi)部管理改革和完善的過程

         OA辦公系統(tǒng)的使用不同于其他一般的軟件系統(tǒng)的使用。他本身就是一個管理軟件，在其需求調(diào)研和開發(fā)、使用過程中會發(fā)生許多與現(xiàn)有的管理模式和方法相互有沖突的地方。原因既有原管理方式不夠科學和合理的地方，也有少量因為軟件功能所限不能達到所要求功能的方面。

          為充分使辦公自動化系統(tǒng)推廣使用之后，企業(yè)的管理水平能上一個新的臺階，需要在開發(fā)過程中:
 

         充分的分析現(xiàn)有的管理模式和方法，把優(yōu)化以后的模型用軟件的方式來實現(xiàn)。在軟件使用的同時，要配合的出一些新的管理和規(guī)定，同時對原管理制度和體制中不合理的地方做相應的調(diào)整，使得管理制度更加完善，而辦公自動化軟件充當了管理工具的主體，相關的管理制度就是其輔助的工具和手段。


4. 分步實施，循序漸進，不急于求成
 
       辦公自動化系統(tǒng)的建設是一個過程，他不是一個結果性的東西。它是隨著大家的管理水平、應用水平的提高、使用效果也逐漸顯現(xiàn)的一個過程。而在系統(tǒng)使用到一定的階段和水平之后，新的管理問題和業(yè)務需求又成為推動系統(tǒng)進一步前進的重要動力。而一個企業(yè)的管理水平的提升、應用水平的提升也是一個不間斷的過程，沒有絕對的止境，并且他是一個循序漸進的過程，不能要求某一天以后，大家的管理和應用水平就突然來了一個躍升。


5. 合理分工，協(xié)同實施
 
       根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)的特點在實施時需要各方合理分工，協(xié)同配合的完成項目的各項工作。其中用戶方的技術部門應該做好技術方面的指導和輔助實施應用的工作，而相關業(yè)務部門應該努力地配合需求調(diào)研和充分試用。
 
      開發(fā)方則需要做好需求的歸納整理工作，與用戶方的業(yè)務人員充分的溝通和交流、為系統(tǒng)的開發(fā)給出一份好的“設計圖紙”。
 


6. 需求建議的民主與集中
 
        一個應用軟件開發(fā)的基礎是“需求”。很多用戶對需求的產(chǎn)生都有誤區(qū)，需求并不是用戶單方面提出以后就交給開發(fā)者去做的一份要求。一份合理的需求需要用戶方與開發(fā)方作充分的交流，既最大程度地解決用戶方目前的問題，又充分的融進開發(fā)方的實施經(jīng)驗，使其最具合理性。同時，由于一套辦公自動化系統(tǒng)所涉及到的業(yè)務部門有很多，各部門對于同一功能模塊有不同的需求，但是作為公司一級的軟件平臺，需要對各部門的業(yè)務需求進行一個歸并和整合。
 


7. 開發(fā)與實施并重
 

        OA辦公系統(tǒng)的另一不同之處是他的實施所占的比重很大。因為辦公系統(tǒng)是需要最廣大的用戶使用的一個系統(tǒng)，如果僅有開發(fā)，而沒有一定的制度、手段促進監(jiān)督大家使用，技術部門的充分輔導和支持大家使用，則此系統(tǒng)的開發(fā)效果也就無法顯現(xiàn)出來了，更無法使應用效果顯現(xiàn)出來。

        在此特別需要領導對于推廣、實施階段的工作予以足夠的重視，并有相應的人力以及時間的投入，如完善制度，加強培訓，做好技術支持工作等等。

 
8. 充分試用，把問題解決在開發(fā)階段
 
      OA系統(tǒng)的開發(fā)主體是實施方的技術人員，他們對業(yè)務的了解程度不能與目前在崗的各行業(yè)的業(yè)務人員相比。如果他們開發(fā)出來的產(chǎn)品沒有用戶方的業(yè)務人員充分試用，很多問題仍有可能存在于系統(tǒng)之中。
 
       所以在系統(tǒng)開發(fā)出來以后需要用戶方的業(yè)務人員充分的試用，這部分工作是開發(fā)方的技術人員所無法替代的。