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政府OA辦公系統(tǒng)之核心模塊公文管理介紹
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政府OA辦公系統(tǒng)之核心模塊公文管理介紹公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、法定團(tuán)體等組織在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的具有法定效應(yīng)和規(guī)范體系的公務(wù)文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文的類型目前國(guó)家規(guī)定由十三種公文格式,一般常用的主要是發(fā)文、收文、簽報(bào)、請(qǐng)示等。不同的公文類型,流程表單格式、以及最終的公文樣式管理要求都不同。一個(gè)發(fā)文,發(fā)文單主要由表頭、表單、正文、附件組成。最后形成發(fā)文單要實(shí)現(xiàn)國(guó)家規(guī)范的發(fā)文文件,需要把表頭、表單中的內(nèi)容加入正文,最終形成一定格式的發(fā)文文件。所以在通過協(xié)同政務(wù)辦公平臺(tái)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)發(fā)文管理的時(shí)候需要可以靈活自定義公文的類型,并需要可以實(shí)現(xiàn)每種類型公文的格式可以對(duì)應(yīng)多個(gè)自定義模板,以此達(dá)到“規(guī)范公文形式、減少紙質(zhì)公文、提高公文質(zhì)量”的公文管理要求。
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1.1.1收、發(fā)文管理
各級(jí)用戶可根據(jù)實(shí)際需要撰寫新公文(如進(jìn)行收文登記、發(fā)文擬稿等),并可將掃描件、常用Office格式文件、甚至是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)里的公文作為新公文的附件。新公文撰寫完畢只需點(diǎn)擊發(fā)送按鈕便可將新公文發(fā)送給文件的下一步處理人。1.1.2收、發(fā)文審批、簽核
待辦公文是指他人發(fā)送給自己辦理的公文,系統(tǒng)提供的實(shí)時(shí)提醒功能會(huì)及時(shí)地告知用戶當(dāng)前需要辦理的待辦事務(wù)。用戶辦理待辦公文可對(duì)公文進(jìn)行以下操作:
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對(duì)正文、附件進(jìn)行修改;
在文件處理表輸入批示意見;
通過手寫簽名或電子印章進(jìn)行文件的簽發(fā)批示;
將文件發(fā)送給選定人員。
當(dāng)然,所有的操作都只能在權(quán)限設(shè)定范圍內(nèi)進(jìn)行,同時(shí)系統(tǒng)還將如實(shí)地記錄下文件辦理的修改痕跡:當(dāng)前用戶對(duì)文件內(nèi)容的修改,系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)記錄下修改痕跡,而文件處理表則通過”所見即所得”的權(quán)限設(shè)置記錄下當(dāng)前用戶的批示意見及簽名筆跡等信息。
1.1.3催辦督辦
利用流程設(shè)計(jì)工具中的催辦、督辦設(shè)置項(xiàng)目,就能簡(jiǎn)單的使流轉(zhuǎn)中的公文處于系統(tǒng)監(jiān)控中,達(dá)到催辦、督辦的目的??蓪?duì)文件辦理的具體步驟設(shè)定催辦信息,催辦期限一到,系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送催辦信息,催促文件辦理延誤人員及時(shí)辦理文件。系統(tǒng)記錄下公文辦理詳細(xì)的處理信息,用戶可隨時(shí)查看到具體一份公文每一步驟每一辦理人辦理公文的時(shí)間及批示信息,可隨時(shí)了解當(dāng)前有哪些人收到公文但尚未辦理的具體時(shí)間信息,使公文處理過程透明化、規(guī)范化。
1.1.4權(quán)限范圍
系統(tǒng)提供組合查詢與模糊檢索的靈活查詢方式,用戶可隨時(shí)查找到自己辦理過的文件或自己沒辦理過但在權(quán)限范圍內(nèi)的所有公文,查看公文的具體辦理信息。用戶可根據(jù)公文字段進(jìn)行查詢,或者進(jìn)行全文檢索。1.1.5代擬發(fā)文
領(lǐng)導(dǎo)或工作人員出差時(shí),為避免公文的積壓可授權(quán)他人代理自己的公文??蓪?duì)不同的公文類型進(jìn)行不同的授權(quán),同時(shí)設(shè)定授權(quán)的具體時(shí)間,授權(quán)時(shí)間一過系統(tǒng)自動(dòng)取消授權(quán)。公文授權(quán)操作完成后,被授權(quán)人員——代理人可立即收到授權(quán)人當(dāng)前待辦的授權(quán)類型公文,同時(shí)系統(tǒng)會(huì)以明顯的提示信息告知代理人授權(quán)的有關(guān)信息,并將代理人辦理的意見以”XXX(代理XXX)的批示意見”的形式如實(shí)記錄。授權(quán)人出差回來后,直接在已辦公文中便可查看到具有明顯代理人辦理標(biāo)識(shí)的文件辦理信息。
1.1.6公文歸檔
系統(tǒng)的公文處理子系統(tǒng)支持與檔案管理子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化,用戶只需要點(diǎn)擊一個(gè)按鈕即可實(shí)現(xiàn)批量公文的歸檔。歸檔后的檔案記錄中可查看到原先公文的文件內(nèi)容。1.1.7定制常用批示語(yǔ)
用戶在日常公文的辦理中,經(jīng)常會(huì)使用一些相同的句子、詞語(yǔ),如”同意”、”已閱”、”請(qǐng)速辦”等,對(duì)于這類常用詞語(yǔ),若每次批示時(shí)都要輸入則費(fèi)時(shí)費(fèi)力,本系統(tǒng)方案將提供常用詞語(yǔ)的定制功能,系統(tǒng)管理員可為單位所有人員定制公用的常用詞語(yǔ),個(gè)人則可為自己定制自己常用的批示詞語(yǔ)。常用詞語(yǔ)定制后,用戶在辦理公文時(shí)便可用鼠標(biāo)快速選擇這些常用詞語(yǔ),從而避免了重復(fù)輸入。常用詞語(yǔ)分為公用常用詞語(yǔ)和私有常用詞語(yǔ)兩種。系統(tǒng)管理員將單位人員經(jīng)常用到的短語(yǔ)、詞語(yǔ)定制成公用常用詞語(yǔ),方便所有用戶在辦文時(shí)輸入;每個(gè)用戶也可以指定自己的私有常用詞語(yǔ),方便自己的辦文。
1.1.8簽名與圖章管理
每一個(gè)用戶可以將自己的真跡簽名與私章掃描加密存儲(chǔ)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,然后可以在公文批示時(shí)直接調(diào)用。調(diào)用時(shí)需要簽章密碼的確認(rèn),避免用戶帳號(hào)密碼泄漏后,被非法冒簽。1.1.9公文維護(hù)
對(duì)公文的日常維護(hù)功能在于當(dāng)前用戶所擁有的權(quán)限,普通用戶若沒有管理權(quán)限是無法維護(hù)公文的。公文的日常維護(hù)功能包括:-
刪除文件:將無須保留的文件從數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除。
結(jié)束流程:對(duì)于無須繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件通過結(jié)束流程完成文件的特殊處理。
修改文件名稱:修改正在流轉(zhuǎn)或流轉(zhuǎn)結(jié)束后的文件名稱。
將文件歸檔:將處理完畢的文件歸檔到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理。
1.2公文交換
泛微提供的公文交換解決方案中使用XML文件形式,對(duì)正文和附件的內(nèi)容經(jīng)過BASE64的加密方式轉(zhuǎn)換成字符串形式存放在XML文件中,再由接收方解碼后得到文件內(nèi)容。由協(xié)同政務(wù)辦公平臺(tái)將公文發(fā)送至指定FTP服務(wù)器目錄;外部系統(tǒng)定時(shí)接收在FTP服務(wù)器目錄中的公文;外部系統(tǒng)將接收的公文處理結(jié)果發(fā)送至FTP服務(wù)器目錄;協(xié)同政務(wù)辦公平臺(tái)系統(tǒng)定時(shí)接收公文的處理狀態(tài),并在平臺(tái)中更新公文發(fā)送狀態(tài);
通過泛微公文交換解決方案,可達(dá)到:
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當(dāng)在上下游或相鄰單位分別部署兩套協(xié)同政務(wù)平臺(tái)時(shí),可通過公文交換打通公文 管理中的發(fā)文轉(zhuǎn)收文或收文轉(zhuǎn)發(fā)文的需求;
可實(shí)現(xiàn)與外部單位的公文管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件交換對(duì)接。
可實(shí)現(xiàn)與本單位的其他系統(tǒng)如檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件交換。
在公文交換的過程中,及時(shí)反饋對(duì)接傳輸?shù)臓顟B(tài),以便快速調(diào)整。
其總體應(yīng)用特征如下:
采用安全數(shù)據(jù)交換技術(shù),實(shí)現(xiàn)公文安全可靠的交換 支持同系統(tǒng)或不同系統(tǒng)中不同單位、部門間公文交換 支持公文重發(fā):實(shí)現(xiàn)對(duì)已發(fā)公文的補(bǔ)漏處理。公文交換后,如果有漏發(fā)的單位, 可以通過重發(fā)功能進(jìn)行公文補(bǔ)發(fā) 支持公文撤銷:實(shí)現(xiàn)對(duì)已發(fā)公文的糾錯(cuò)處理。公文交換時(shí),難免會(huì)出現(xiàn)文單或者正文填寫錯(cuò)誤的情況,為此,系統(tǒng)專門提供了撤銷的功能,對(duì)于已交換、但對(duì)方未簽收的公文,允許進(jìn)行撤銷操作。 公文接收方簽收公文的同時(shí),可以指定公文登記人,使得公文交換與公文收文緊密銜接。 為公文發(fā)送和接收雙方提供詳細(xì)的簽收回執(zhí)處理狀態(tài)信息,并自動(dòng)顯示這些信息。
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成都公司:成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號(hào)1層9號(hào)
重慶公司:重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈18樓