給項(xiàng)目管理做個(gè)體檢

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如果把項(xiàng)目比喻成一個(gè)有機(jī)的整體，那么，項(xiàng)目肌體的健康有賴于項(xiàng)目管理各個(gè)組成部分的健康。建立健康肌體的第一步，就是對(duì)整個(gè)肌體的各個(gè)部分進(jìn)行有效的檢查。一次基本的“體格檢查”將可以幫助你發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目潛在的致命缺陷。下面將從六個(gè)方面討論項(xiàng)目管理的狀況檢查。

　　范圍管理

　　范圍管理（Scope Management）是項(xiàng)目管理的一個(gè)專用詞匯，它的首要任務(wù)是確定并控制哪些工作內(nèi)容應(yīng)該包含在項(xiàng)目范疇內(nèi)，并對(duì)其他項(xiàng)目管理工作起指導(dǎo)作用。無(wú)論是新技術(shù)或新產(chǎn)品的研發(fā)項(xiàng)目，或者是與客戶簽訂的服務(wù)性項(xiàng)目，如果不能有效地定義并控制項(xiàng)目范圍，將會(huì)招致兩大嚴(yán)重問題的產(chǎn)生：
　　1．項(xiàng)目實(shí)際要求的、但沒有明確定義的工作將不能得到有效執(zhí)行，進(jìn)而危害項(xiàng)目最終目標(biāo)的滿足（例如，當(dāng)客戶對(duì)于項(xiàng)目目標(biāo)不能給予完整、詳細(xì)的描述，而服務(wù)商又不能提供幫助的話，這種情況極易發(fā)生）。
　　2．不在項(xiàng)目工作范圍內(nèi)的工作內(nèi)容被執(zhí)行，或項(xiàng)目范圍盲目擴(kuò)大，進(jìn)而危及項(xiàng)目的預(yù)算（迫于客戶壓力，不得不做一些份外工作，或自身缺乏明確的費(fèi)用管理觀念，都將導(dǎo)致這樣的結(jié)果）。
　　項(xiàng)目究竟包含哪些工作，如何將它們有效地組織和管理起來，是一件非常值得推敲的事情。國(guó)際上通用的工作分解結(jié)構(gòu)WBS技術(shù)是項(xiàng)目范圍管理中的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容。通過對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)和工作內(nèi)容的分解，WBS可以幫助你更加明確項(xiàng)目的工作內(nèi)容，從而有效地計(jì)劃和控制項(xiàng)目進(jìn)程。雖然你可以在很多地方學(xué)習(xí)到有關(guān)WBS的概念，并可以看到很多WBS的樣例，但是，建立合理的工作分解結(jié)構(gòu)WBS并非易事。這方面的內(nèi)容將在以后詳細(xì)討論。
　　回答以下問題，判斷你的項(xiàng)目在范圍管理方面是否健康：
　　* 項(xiàng)目是否擁有支持項(xiàng)目啟動(dòng)的正式文本（如合同書、授權(quán)書或其他文件）？
　　* 是否有正規(guī)的項(xiàng)目目標(biāo)說明的文檔？
　　* 是否定義了工作分解結(jié)構(gòu)WBS？
　　* 是否有正式的項(xiàng)目范圍變更程序？

　　進(jìn)度管理

　　進(jìn)度管理是項(xiàng)目管理中的一個(gè)關(guān)鍵職能，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展的控制至關(guān)重要。在范圍管理的基礎(chǔ)上，通過確定、調(diào)整合理的工作排序和工作周期，進(jìn)度管理可以在滿足項(xiàng)目時(shí)間要求的情況下，使資源配置和費(fèi)用支出達(dá)到最佳狀態(tài)。
　　然而，隨著項(xiàng)目管理軟件（如MS Project、P3、OPP等）的廣泛應(yīng)用，更多的注意力被集中在進(jìn)度計(jì)劃而不是項(xiàng)目管理的其他方面。事實(shí)上，項(xiàng)目管理有時(shí)被混同于進(jìn)度安排。在計(jì)算機(jī)軟件的幫助下，大家似乎都擁有了進(jìn)度計(jì)劃的能力。其正面的效應(yīng)是：更多的人了解了進(jìn)度計(jì)劃的概念并由此對(duì)項(xiàng)目有了更清楚的認(rèn)識(shí)。而負(fù)面效果是：很多人會(huì)誤認(rèn)為自己已成為進(jìn)度計(jì)劃的“專家”。事實(shí)上，進(jìn)度計(jì)劃不那么簡(jiǎn)單，它是具體的理論、技術(shù)和策略的應(yīng)用（如多階段、多層次的進(jìn)度滾動(dòng)計(jì)劃方法）。并不是裝備了進(jìn)度管理軟件，就意味著進(jìn)度已經(jīng)被有效地管理了。值得注意的是，即使有效的進(jìn)度管理對(duì)項(xiàng)目肌體的健康是非常重要的，但它仍然只是項(xiàng)目管理機(jī)制的一個(gè)方面。
　　回答以下問題，判斷你的項(xiàng)目在進(jìn)度管理方面是否健康：
　　* 項(xiàng)目是否擁有合格的進(jìn)度計(jì)劃人員去計(jì)劃和檢查進(jìn)度？
　　* 是否項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃是基于項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)而制定的？
　　* 是否在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中考慮了客戶、供應(yīng)商和管理層所提出的各種要求？
　　* 是否對(duì)工作進(jìn)行了合理的排序并安排了必要的資源？
　　* 是否采用了進(jìn)度計(jì)劃的一些成熟技術(shù)（如里程碑網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃）？

　　費(fèi)用管理

　　費(fèi)用管理包括了確保項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)完成所需的各種程序。在許多公司中，費(fèi)用管理是由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)的。雖然這似乎是合理的，但項(xiàng)目的費(fèi)用管理需要緊密地與其他項(xiàng)目管理職能相結(jié)合。由于項(xiàng)目的管理要素是相互關(guān)聯(lián)的，剝離費(fèi)用與項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、質(zhì)量等之間的關(guān)系是非常錯(cuò)誤的。
　　費(fèi)用管理包括費(fèi)用的估算、預(yù)算和跟蹤控制。像其他方面的管理一樣，費(fèi)用管理始終貫穿于整個(gè)項(xiàng)目。在項(xiàng)目的初始階段，由于項(xiàng)目信息有限，項(xiàng)目的報(bào)價(jià)或費(fèi)用估算是粗略的。隨著項(xiàng)目工作的不斷進(jìn)展，項(xiàng)目信息越來越充分，因而會(huì)采用較精確的方法計(jì)算項(xiàng)目費(fèi)用。所以，費(fèi)用管理是分階段進(jìn)行的，其管理對(duì)象包括報(bào)價(jià)估算、控制性預(yù)算以及核準(zhǔn)的預(yù)算。由于費(fèi)用與項(xiàng)目的其他方面（如進(jìn)度）息息相關(guān)，項(xiàng)目費(fèi)用的管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程。國(guó)際上通常采用一種叫“項(xiàng)目執(zhí)行效果評(píng)測(cè)技術(shù)”的方法對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行管理（將在以后介紹）。
　　回答以下問題，判斷你的項(xiàng)目在費(fèi)用管理方面是否健康：
　　* 從報(bào)價(jià)到項(xiàng)目核算，是否考慮過應(yīng)將費(fèi)用管理劃分為幾個(gè)階段進(jìn)行？是否掌握每個(gè)階段所應(yīng)采取的計(jì)算方法？
　　* 是否建立了完整的費(fèi)用分解結(jié)構(gòu)及有效的記賬碼體系，以便進(jìn)行費(fèi)用計(jì)劃并根據(jù)具體的費(fèi)用基準(zhǔn)跟蹤實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用？
　　* 是否建立了支持收集費(fèi)用和資源使用數(shù)據(jù)的工作體系？
　　* 是否建立了記錄、批準(zhǔn)和調(diào)整費(fèi)用計(jì)劃的具體程序？

　　溝通管理

　　雖然有效的溝通對(duì)于任何項(xiàng)目的成功都是關(guān)鍵的，但在所有項(xiàng)目管理的職能中，溝通管理是最容易被忽視的。在人員、各種思想和信息之間，溝通管理提供了保證項(xiàng)目成功所需的必要聯(lián)系。每一個(gè)參與項(xiàng)目工作的人都應(yīng)能夠以項(xiàng)目的語(yǔ)言進(jìn)行交流并理解這種交流對(duì)項(xiàng)目所產(chǎn)生的影響。
　　溝通管理包括交流計(jì)劃、信息發(fā)布、執(zhí)行情況報(bào)告，以及信息的收集、整理、歸檔等。缺乏有效溝通的工作環(huán)境對(duì)項(xiàng)目來說可能是災(zāi)難性的。項(xiàng)目管理的核心之一就是能夠及時(shí)地向有關(guān)人員提供相關(guān)信息，這些信息將影響決策過程。沒有有效的交流溝通，決策過程將會(huì)受阻并停滯。
　　溝通管理的難度在于有效溝通計(jì)劃的建立。簡(jiǎn)單地說，就是明確何人在何時(shí)需要何種信息（如各種報(bào)表、統(tǒng)計(jì)圖），由誰(shuí)負(fù)責(zé)及時(shí)提供。如果沒有完善的項(xiàng)目管理體系，以上信息在大部分情況下都無(wú)法提供，或只能提供有限信息。即使你受過卡耐基口才培訓(xùn)，有良好的Presentation的技能，然而如果你不知道傳遞什么樣的信息是有效的，如何獲取、以何種形式提供這些信息，其作用是什么，那么，溝通依然會(huì)失敗。
　　回答以下問題，判斷你的項(xiàng)目在溝通管理方面是否健康：
　　* 是否定義了溝通計(jì)劃，確定了項(xiàng)目干系方對(duì)信息和溝通的需求？
　　* 是否定義了執(zhí)行情況報(bào)告的標(biāo)準(zhǔn)，以使項(xiàng)目干系方及時(shí)了解項(xiàng)目狀況？
　　* 是否建立了問題決策程序？
　　* 是否定期召開有管理層、客戶和供應(yīng)商等參加的項(xiàng)目狀況檢查會(huì)議？
　　* 是否建立了驗(yàn)證、記錄項(xiàng)目結(jié)果的程序，以使投資方、客戶、相關(guān)主管接收項(xiàng)目或產(chǎn)品的步驟正規(guī)化？

　　資源管理

　　資源獲取和配置，包括相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移（如外包整個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目的一部分）是資源管理中重要的工作內(nèi)容。任何一級(jí)主管或項(xiàng)目經(jīng)理所面臨的最大挑戰(zhàn)將是確定所需要的資源（人員、設(shè)備、服務(wù)、信息等）并進(jìn)行卓有成效的組織規(guī)劃，即確定、記錄、指派項(xiàng)目的角色（如進(jìn)度計(jì)劃人員、費(fèi)用控制人員、質(zhì)量管理人員等）、責(zé)任和報(bào)告關(guān)系。一份優(yōu)秀的組織規(guī)劃應(yīng)清楚地定義項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所包含的人員以及他們所擔(dān)負(fù)的角色和責(zé)任，確保項(xiàng)目工作的所有責(zé)任已經(jīng)確定并已經(jīng)與相關(guān)責(zé)任人達(dá)成一致，無(wú)任何遺漏。
　　組織規(guī)劃的另一個(gè)重要內(nèi)容是制定項(xiàng)目人員管理計(jì)劃，也就是說人員何時(shí)將加入和撤離項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。這牽扯到項(xiàng)目型組織人力資源動(dòng)態(tài)調(diào)配的問題，是一個(gè)較為復(fù)雜的過程，也是項(xiàng)目型組織（或按項(xiàng)目管理）的一個(gè)缺陷。及時(shí)地調(diào)配項(xiàng)目人員配置對(duì)項(xiàng)目在費(fèi)用和士氣方面的影響是顯著的（人員負(fù)荷過低實(shí)際上增加了項(xiàng)目費(fèi)用，同時(shí)造成散漫；而過高的人員負(fù)荷強(qiáng)度將對(duì)士氣和工作效率產(chǎn)生影響并引發(fā)質(zhì)量上的風(fēng)險(xiǎn)）。
　　回答以下問題，判斷你的項(xiàng)目在資源管理方面是否健康：
　　* 是否制定了顯示人員負(fù)荷強(qiáng)度（以時(shí)間為橫坐標(biāo)，表示對(duì)人員配置的需求變化）的項(xiàng)目人力資源管理計(jì)劃？
　　* 是否定義了明確的項(xiàng)目角色和責(zé)任，并編制了相關(guān)文檔？
　　* 是否確定了擔(dān)當(dāng)各種角色的人員？
　　* 是否有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)發(fā)展計(jì)劃（促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作、提高成員技能）？

　　質(zhì)量管理

　　雖然有關(guān)產(chǎn)品的質(zhì)量控制有大量的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)可供采用，但項(xiàng)目管理對(duì)質(zhì)量的要求還強(qiáng)調(diào)另一方面，即管理的質(zhì)量（包括設(shè)定各種程序和過程）。近年來，國(guó)內(nèi)許多企業(yè)在努力通過ISO9000系列的標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證。值得注意的是，獲得認(rèn)證的真正目的在于提高業(yè)務(wù)程序的質(zhì)量即管理質(zhì)量，從而保證產(chǎn)品的質(zhì)量，而非產(chǎn)品質(zhì)量的直接體現(xiàn)。
　　因此，項(xiàng)目的質(zhì)量管理必須體現(xiàn)產(chǎn)品和管理程序兩個(gè)方面。對(duì)其中任何一方的忽視都將引起負(fù)面效應(yīng)。例如，為了滿足進(jìn)度要求而削減了對(duì)質(zhì)量的檢查將會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)品的失敗；而缺乏科學(xué)的項(xiàng)目計(jì)劃和監(jiān)控手段將無(wú)法及時(shí)判斷項(xiàng)目是否有效進(jìn)展?？梢哉f，現(xiàn)代質(zhì)量管理的規(guī)程是現(xiàn)代項(xiàng)目管理實(shí)施的重要組成部分。
　　回答以下問題，判斷你的項(xiàng)目在質(zhì)量管理方面是否健康：
　　* 項(xiàng)目是否在質(zhì)量方面（注意，應(yīng)包括產(chǎn)品和管理兩個(gè)方面）建立了合格的管理程序？
　　* 質(zhì)量檢查是否按照質(zhì)量保證計(jì)劃嚴(yán)格執(zhí)行？
　　* 是否建立了技術(shù)指標(biāo)、工作效率、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的標(biāo)準(zhǔn)和程序？
　　通過對(duì)上述問題的檢查和修正，你可以建立健康的項(xiàng)目管理肌體，使你的項(xiàng)目充滿活力。
　　項(xiàng)目管理從某些方面體現(xiàn)了人生的哲理，那就是要理解平衡的重要性并保持平衡。項(xiàng)目涉及的因素很多，任何一方的收益都意味著另一方的付出。因此，在建立健康的項(xiàng)目管理肌體過程中，項(xiàng)目的管理者應(yīng)能夠在項(xiàng)目中建立平衡。如果你不理解付出和獲得的平衡關(guān)系、只想使自己一方獲得更多，如果你沒有在項(xiàng)目成員、客戶、主管人員、服務(wù)商、投資方等之間定義明確的責(zé)權(quán)利關(guān)系，如果你沒有建立明晰的目標(biāo)體系和管理體系來保證你的項(xiàng)目的成功，你的項(xiàng)目將遭受損失；反之，你的項(xiàng)目必將得到回報(bào)。

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