基于互聯(lián)網(wǎng)的項(xiàng)目管理——Microsoft Project Central 及其應(yīng)用

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1 引言

目前國(guó)內(nèi)的項(xiàng)目管理起步很快，應(yīng)用廣泛。但在已經(jīng)引入項(xiàng)目管理方法的中小型企業(yè)中普遍存在以下問(wèn)題：

（1）團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)龐大影響溝通效率。在項(xiàng)目進(jìn)行中，團(tuán)隊(duì)中Team項(xiàng)目組成員間的信息溝通是重要環(huán)節(jié)。對(duì)于幾個(gè)人的小團(tuán)隊(duì)，節(jié)點(diǎn)少，易連接，溝通容易。但是，如果是大中型團(tuán)隊(duì)，溝通效率會(huì)明顯呈幾何指數(shù)下降。

（2）項(xiàng)目信息來(lái)源多樣影響信息共享。目前，項(xiàng)目信息的主要來(lái)源是書面報(bào)告、電子文檔、傳真、郵箱、電話等。如果企業(yè)有信息化建設(shè)還可能來(lái)源于信息系統(tǒng)中。溝通方式的多樣性，造成Team成員、項(xiàng)目經(jīng)理及高層經(jīng)理沒(méi)有固定獲取項(xiàng)目信息的途徑。項(xiàng)目信息不能及時(shí)反饋、項(xiàng)目進(jìn)程不能實(shí)時(shí)監(jiān)控、項(xiàng)目整體不能全程記錄，無(wú)法形成企業(yè)的知識(shí)積累和儲(chǔ)備，為以后的項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)。

傳統(tǒng)的溝通方式由于受時(shí)間、地域、人員數(shù)量等因素的制約，信息沒(méi)有統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理方式。如何解決項(xiàng)目管理中信息共享和提高溝通效率，是諸多企業(yè)面臨的一個(gè)迫切問(wèn)題。本文在討論了互聯(lián)網(wǎng)之于項(xiàng)目管理益處的基礎(chǔ)上，給出了一套可行的解決方案。

2 基于互聯(lián)網(wǎng)的項(xiàng)目管理

互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)了信息革命，它能使信息在最短的時(shí)間內(nèi)傳遞給最多的人。利用網(wǎng)絡(luò)，項(xiàng)目可以突破地域、時(shí)間和范圍的限制，國(guó)際上已出現(xiàn)了的虛擬項(xiàng)目組織和日不落辦公。

項(xiàng)目管理的焦點(diǎn)之一在于實(shí)現(xiàn)信息共享和提高效率，而互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用恰恰能夠提供這種解決方案：

（1）信息資源的統(tǒng)一。借助互聯(lián)網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的、定制的信息在項(xiàng)目組成員間傳輸，協(xié)調(diào)和管理。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)程的實(shí)時(shí)跟蹤、管理、控制和評(píng)價(jià)。

（2）借助互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)共享，可以有效降低溝通成本。

（3）借助網(wǎng)絡(luò)共享，項(xiàng)目經(jīng)理管理和駕馭項(xiàng)目的能力可以最大程度得到發(fā)揮，項(xiàng)目成員可以參與更新項(xiàng)目計(jì)劃并且可以細(xì)化自己的任務(wù)，工作積極性大大提高。

互聯(lián)網(wǎng)給項(xiàng)目管理帶來(lái)的有益補(bǔ)充使之成為現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件發(fā)展的必然趨勢(shì)。國(guó)際上現(xiàn)有的項(xiàng)目管理軟件很多。功能強(qiáng)大、價(jià)格較高的有Primavera Project Planner for Windows (P3), OpenPlan, Artemis等。中小型軟件有

Projectscheduler,SrueTrak, Project 2000等。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及，大部分較早的項(xiàng)目管理軟件都開始由單機(jī)版向網(wǎng)絡(luò)版升級(jí)。

在諸多軟件中，Project 2000 及Project Central 性價(jià)比較高?？紤]到其應(yīng)用的廣泛性，本文給出了以下解決方案。

2.1 基于Project Central的解決方案

Project 2000及Project Central利用互聯(lián)網(wǎng)，能把項(xiàng)目所有相關(guān)人員聯(lián)系起來(lái)，形成有效的網(wǎng)絡(luò)管理，并可針對(duì)不同角色設(shè)置不同的權(quán)限。它能為獲取項(xiàng)目狀態(tài)和執(zhí)行信息提供了統(tǒng)一的途徑，而且部署快捷簡(jiǎn)單。它以圖形和表格的形式描述項(xiàng)目信息，清晰直觀?？蛻舳耸谴蠹沂煜さ臑g覽器，界面統(tǒng)一，操作簡(jiǎn)單。

Project 2000是管理項(xiàng)目的主體，安裝在項(xiàng)目經(jīng)理（或項(xiàng)目管理工程師）的客戶端，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃的制定和更新、資源的管理和分配及成本和范圍的管理。Project Central 在服務(wù)器端，底層數(shù)據(jù)庫(kù)和Project 2000信息同步，通過(guò)IIS服務(wù)以站點(diǎn)的形式將項(xiàng)目信息公布，客戶端用瀏覽器訪問(wèn)

Project Central中基本的角色有三類：項(xiàng)目經(jīng)理、資源（負(fù)責(zé)具體任務(wù)的工程師）、執(zhí)行經(jīng)理并可依據(jù)其權(quán)限的交叉或子集定義新的角色。

利用Project 2000和Project Central 構(gòu)建的項(xiàng)目管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)如下功能：

（1）項(xiàng)目計(jì)劃的制定和跟蹤
® 項(xiàng)目經(jīng)理：制定項(xiàng)目計(jì)劃形成Project文件，（包含項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃、資源分配、成本等信息）發(fā)布到Project Central上 ，此后項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)Project Central獲取任務(wù)信息、資源的反饋及跟蹤Milestones點(diǎn)，通過(guò)Project文件監(jiān)控和調(diào)整時(shí)間計(jì)劃及資源等。

® 資源：通過(guò)Central 上的個(gè)人帳戶，可以看到本人的所有任務(wù)分配，并回復(fù)項(xiàng)目經(jīng)理本人是否接受此項(xiàng)任務(wù)。還可以細(xì)化分配給自己的任務(wù)，建立子任務(wù)，發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理，如果項(xiàng)目經(jīng)理同意，這些由資源建立的子任務(wù)會(huì)自動(dòng)嵌入到項(xiàng)目經(jīng)理的Project文件相應(yīng)的位置中。任務(wù)進(jìn)行過(guò)程中資源可以隨時(shí)在Central上更新任務(wù)完成情況并提交給項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)后projct文件中的任務(wù)信息會(huì)自動(dòng)更新。

® 執(zhí)行經(jīng)理：相當(dāng)于高層經(jīng)理，通過(guò)Central 可以看到所有項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃、進(jìn)行狀態(tài)、Milestones點(diǎn)、資源使用狀況等，對(duì)所有項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控。

（2）狀態(tài)報(bào)告
在Project Central上項(xiàng)目經(jīng)理可以定制周期性狀態(tài)報(bào)告，要求資源定期提供任務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r反映遇到的問(wèn)題。狀態(tài)報(bào)告根據(jù)不同需要可給相關(guān)的項(xiàng)目成員開放。

2是基于Project 2000及Project Central的解決方案在聯(lián)想電腦事業(yè)部的應(yīng)用實(shí)例。

應(yīng)用這套方案后項(xiàng)目例會(huì)和溝通會(huì)明顯減少，溝通效率明顯提高。開會(huì)的時(shí)間少了，工程師有更多的時(shí)間用來(lái)解決具體問(wèn)題。同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)的掌握更加及時(shí)和準(zhǔn)確，決策層可以隨時(shí)從Project Central上查看項(xiàng)目進(jìn)展情況和問(wèn)題，而不必等待項(xiàng)目經(jīng)理的匯報(bào)。

2.2 基于Lotus Notes的跨平臺(tái)解決方案

微軟Project 2000、Project Central中的消息機(jī)制結(jié)合Exchange、Outlook能夠發(fā)揮很大的效力，但考慮到國(guó)內(nèi)很多企業(yè)使用的郵件系統(tǒng)是IBM 的Lotus Notes，如何找到一個(gè)可行的解決方案實(shí)現(xiàn)Project及Central與Lotus Notes的無(wú)縫連接以發(fā)揮Central的作用是這些企業(yè)必須解決的一個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題。通過(guò)實(shí)踐我們找到了一套切實(shí)可行的解決辦法，聯(lián)想的消費(fèi)電腦事業(yè)部的應(yīng)用證明其效果是非常顯著的，并得到了項(xiàng)目Team成員的認(rèn)可和其它事業(yè)部的關(guān)注。

Project 2000及Project Central是初涉項(xiàng)目管理的中小企業(yè)易見成效又靈活的解決方案。它既涉及到項(xiàng)目管理的時(shí)間、成本、范圍和資源等項(xiàng)目要素的管理又解決了企業(yè)常有的溝通效率低，信息分散的問(wèn)題。但是，針對(duì)較高層次的應(yīng)用，如圖形化的項(xiàng)目信息呈現(xiàn)方式、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、資源狀態(tài)呈現(xiàn)方式及決策模型等方面，基于Project Central的解決方案仍有待改進(jìn)的地方。

3 結(jié)論

傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理理論需要現(xiàn)代化的實(shí)施方法和手段。激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)更加注重高效，隨著知識(shí)管理理念的提出，企業(yè)越來(lái)越重視自身知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累，因此如何高效利用互聯(lián)網(wǎng)建立企業(yè)項(xiàng)目管理實(shí)施的信息平臺(tái)，已成為現(xiàn)代企業(yè)項(xiàng)目管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。對(duì)于初涉項(xiàng)目管理的中小型企業(yè)采用Project 2000及Project Central 作為項(xiàng)目管理信息化的工具和平臺(tái)是經(jīng)濟(jì)、靈活、見效快的過(guò)渡方式。

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