協(xié)同軟件的一個小細節(jié)——提醒功能

本文圍繞協(xié)同軟件中的一個小細節(jié)——提醒功能，談談其在個人的時間管理方面發(fā)揮的作用與意義。

眾所周之，時間管理重要在于高效，高效來自于處理事情時的專注和協(xié)作的順暢。即使是只想獲得最低要求的工作結(jié)果，人們的絕大部分工作也需要相當多的整塊時間。如果一次所花費的時間少于這個極限，事情就做不好，所耗用的時間就是浪費，再做就得從頭開始。將整塊時間分割開來使用，縱然總時間相同，但工作結(jié)果恐怕是大相徑庭的。把一天的時間盡量合理地分成若干獨立的完整時間塊，每個時間塊中只專心做一件事情，避免被突如其來的事情打擾，而且不要把同一件事情安排在若干個零散的時間中，這樣才可能高效。

而現(xiàn)實工作中，時間塊卻很容易被打碎，即使很多管理者已經(jīng)嚴格要求每個員工寫工作日程計劃，要求員工們做到“時間塊”和“要事優(yōu)先”。但事實上，光靠個人的做好計劃基本沒用，我們會被各種“突發(fā)”或“意外”事件打斷，導致原有計劃的中斷和“時間塊”的破碎。在影響原有計劃的“突發(fā)”或“意外”事件中，有90%以上來自組織內(nèi)部，而且主要是同事以及上下級之間產(chǎn)生的事件，其中職位越高情況越突出；而這些事件中有50%以上是由于彼此間工作計劃本身的矛盾和錯位。內(nèi)部信息的模糊和錯位，致使大家各自計劃自己的“時間塊”，而沒有充分地進行計劃共享和團隊的時間管理，因此在需要協(xié)作或溝通時，彼此難以立即做出反應。組織越大，這種團隊事件的時間協(xié)調(diào)越難進行，時間耗費也就越多。

<a href=http://52tianma.cn/zhiyuan/ target=_blank class=infotextkey>致遠</a>OA時間管理

由此，做好組織成員間的日程、計劃的共享，特別是領(lǐng)導、部門事件的日程公開，對于組織成員各自協(xié)調(diào)安排工作計劃，進而相對有效地設置自己的“時間塊”，將有著立竿見影的效果。而其中，個人工作計劃的按時提醒、他人工作計劃的內(nèi)容共享和計劃改變時的及時獲悉，就顯得非常關(guān)鍵了。

那么，在協(xié)同軟件中，如此復雜的多人、多部門、多層級的計劃如何統(tǒng)籌協(xié)調(diào)一致呢？特別是需要團隊協(xié)作的事件如何就相應計劃進行溝通討論并達成共識呢？在計劃確定的情況下，如果需要調(diào)整、變更計劃，又如何及時通知到相關(guān)人員呢？我們不妨把這個難題交給工具，看看協(xié)同軟件的提醒功能在其中發(fā)揮的作用：

步驟（1）通過免費OA辦公系統(tǒng)的計劃管理將期間計劃發(fā)布給組織成員，可以通過主送、抄送、知會3種不同的模式將計劃呈現(xiàn)在上級、協(xié)作者和相關(guān)人面前；在計劃接收者那端，企業(yè)OA系統(tǒng)自動彈出提示信息，也不會有人發(fā)出“計劃沒收到”這樣的抱怨了。

步驟（2）組織成員根據(jù)收到的計劃進行目標的分解，形成各自的計劃，以各自為中心再次共享給組織成員；對于時間、資源的要求和其他建議，對于與原有工作有時間沖突的部分，都可以通過對收到計劃進行“意見回復”來實現(xiàn)信息的交互和意見震蕩。這里的“意見回復”實際上是一個小型的在線討論，這個功能省去了在組織中多見的計劃討論會，不必再集中部門成員開會了。在“意見回復”的過程中，辦公OA系統(tǒng)的提醒功能客串了傳聲筒的功能，將各方的討論意見及時地進行交換與互通。

下圖再現(xiàn)了計劃發(fā)起者與其上級簡單的意見交互過程：