監(jiān)理公司管理系統(tǒng) | 工程企業(yè)管理系統(tǒng) | OA系統(tǒng) | ERP系統(tǒng) | 造價咨詢管理系統(tǒng) | 工程設計管理系統(tǒng) | 甲方項目管理系統(tǒng) | 簽約案例 | 客戶案例 | 在線試用
X 關(guān)閉

協(xié)同軟件的一個小細節(jié)——提醒功能

申請免費試用、咨詢電話:400-8352-114

本文圍繞協(xié)同軟件中的一個小細節(jié)——提醒功能,談談其在個人的時間管理方面發(fā)揮的作用與意義。
眾所周之,時間管理重要在于高效,高效來自于處理事情時的專注和協(xié)作的順暢。即使是只想獲得最低要求的工作結(jié)果,人們的絕大部分工作也需要相當多的整塊時間。如果一次所花費的時間少于這個極限,事情就做不好,所耗用的時間就是浪費,再做就得從頭開始。將整塊時間分割開來使用,縱然總時間相同,但工作結(jié)果恐怕是大相徑庭的。把一天的時間盡量合理地分成若干獨立的完整時間塊,每個時間塊中只專心做一件事情,避免被突如其來的事情打擾,而且不要把同一件事情安排在若干個零散的時間中,這樣才可能高效。
而現(xiàn)實工作中,時間塊卻很容易被打碎,即使很多管理者已經(jīng)嚴格要求每個員工寫工作日程計劃,要求員工們做到“時間塊”和“要事優(yōu)先”。但事實上,光靠個人的做好計劃基本沒用,我們會被各種“突發(fā)”或“意外”事件打斷,導致原有計劃的中斷和“時間塊”的破碎。在影響原有計劃的“突發(fā)”或“意外”事件中,有90%以上來自組織內(nèi)部,而且主要是同事以及上下級之間產(chǎn)生的事件,其中職位越高情況越突出;而這些事件中有50%以上是由于彼此間工作計劃本身的矛盾和錯位。內(nèi)部信息的模糊和錯位,致使大家各自計劃自己的“時間塊”,而沒有充分地進行計劃共享和團隊的時間管理,因此在需要協(xié)作或溝通時,彼此難以立即做出反應。組織越大,這種團隊事件的時間協(xié)調(diào)越難進行,時間耗費也就越多。
 
 
<a href=http://52tianma.cn/zhiyuan/ target=_blank class=infotextkey>致遠</a>OA時間管理
由此,做好組織成員間的日程、計劃的共享,特別是領(lǐng)導、部門事件的日程公開,對于組織成員各自協(xié)調(diào)安排工作計劃,進而相對有效地設置自己的“時間塊”,將有著立竿見影的效果。而其中,個人工作計劃的按時提醒、他人工作計劃的內(nèi)容共享和計劃改變時的及時獲悉,就顯得非常關(guān)鍵了。
那么,在協(xié)同軟件中,如此復雜的多人、多部門、多層級的計劃如何統(tǒng)籌協(xié)調(diào)一致呢?特別是需要團隊協(xié)作的事件如何就相應計劃進行溝通討論并達成共識呢?在計劃確定的情況下,如果需要調(diào)整、變更計劃,又如何及時通知到相關(guān)人員呢?我們不妨把這個難題交給工具,看看協(xié)同軟件的提醒功能在其中發(fā)揮的作用:
 
致遠oa時間管理
步驟(1)通過免費OA辦公系統(tǒng)的計劃管理將期間計劃發(fā)布給組織成員,可以通過主送、抄送、知會3種不同的模式將計劃呈現(xiàn)在上級、協(xié)作者和相關(guān)人面前;在計劃接收者那端,企業(yè)OA系統(tǒng)自動彈出提示信息,也不會有人發(fā)出“計劃沒收到”這樣的抱怨了。
步驟(2)組織成員根據(jù)收到的計劃進行目標的分解,形成各自的計劃,以各自為中心再次共享給組織成員;對于時間、資源的要求和其他建議,對于與原有工作有時間沖突的部分,都可以通過對收到計劃進行“意見回復”來實現(xiàn)信息的交互和意見震蕩。這里的“意見回復”實際上是一個小型的在線討論,這個功能省去了在組織中多見的計劃討論會,不必再集中部門成員開會了。在“意見回復”的過程中,辦公OA系統(tǒng)的提醒功能客串了傳聲筒的功能,將各方的討論意見及時地進行交換與互通。
下圖再現(xiàn)了計劃發(fā)起者與其上級簡單的意見交互過程:
致遠oa計劃中意見交互
步驟(3)協(xié)同OA根據(jù)下級回復的分解目標和建議,進行“計劃審批”和“意見回復”,實現(xiàn)第二次的信息交互過程;
步驟(4)上級根據(jù)下級的分解目標和對于計劃的建議進行考評,包括對下級工作目標的平衡、目標的具體量化、對部門事件的統(tǒng)籌安排、下級原有沖突事項的協(xié)調(diào)等;在協(xié)同軟件中,這一步驟實際上通過步驟(2)和(3)中的“意見回復”和“修正計劃”即可完成。
發(fā)布:2006-03-29 13:22    編輯:泛普軟件 · admin    [打印此頁]    [關(guān)閉]
相關(guān)文章:

泛普重慶OA軟件其他應用

重慶OA軟件 重慶OA新聞動態(tài) 重慶OA信息化 重慶OA客戶 重慶OA快博 重慶OA行業(yè)資訊 重慶軟件開發(fā)公司 重慶網(wǎng)站建設公司 重慶物業(yè)管理軟件 重慶餐飲管理軟件 重慶倉庫管理系統(tǒng) 重慶門禁系統(tǒng) 重慶微信營銷 重慶ERP 重慶監(jiān)控公司 重慶金融行業(yè)軟件 重慶B2B、B2C商城系統(tǒng)開發(fā) 重慶建筑施工項目管理系統(tǒng)開發(fā)