ezOFFICE協(xié)同辦公軟件，打造高效辦公平臺

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分布在上千公里內(nèi)的200多家黨政機關單位,每天近千份各類文件的互相傳遞,如何快速、安全、費用低廉的解決這一問題。用萬戶ezOffice協(xié)同管理平臺輕松解決!

黃山市簡介

黃山市位于安徽省最南端,東北與宣城地區(qū)的績溪縣、旌德縣、涇縣相接;西北與池州地區(qū)的青陽縣、石臺縣、東至縣毗連;西南與江西省的景德鎮(zhèn)市、婺源縣為鄰，東南與浙江省的開化縣、淳安縣、臨安縣交界,總面積9807平方公里. 黃山市于1987年11月經(jīng)國務院批準成立，前身是徽州地區(qū)，現(xiàn)轄三區(qū)(屯溪區(qū)、黃山區(qū)、徽州區(qū))、四縣(歙縣、休寧、祁門、黟縣)和黃山風景區(qū)，2003年全市總?cè)丝跒?46.9萬人，區(qū)、縣轄42個鎮(zhèn)、100個鄉(xiāng)，3個街道辦事處、1169個村民委員會，8507個村民小組，48個居民委員會，屯溪區(qū)為市府所在地。

項目背景

黃山市委機要局的一項重要的日常工作是向黨政系統(tǒng)各部門發(fā)送明傳電報和公文，通過嚴格的發(fā)送和簽收保證明傳電報和公文交換的時效性和責任者。在使用萬戶ezOFFICE搭建公文交換平臺以前，市委機要局工作人員每天通過傳真機向各部門發(fā)送明傳電報和公文，對方有專人接收并簽字回傳，以此保證時效性和責任者。這些大量枯燥、重復的勞動，效率低下、花費專門的人力資源、花費大量傳真通訊費和紙張費用，并且傳真紙張不便于長期保存。黃山市委機要局曹局長審時度勢，大膽決定采用信息化的方式解決目前存在的問題。

系統(tǒng)選型

黃山市委機要局在經(jīng)過多方咨詢，又考察了多家軟件開發(fā)商之后，最終萬戶憑借專業(yè)的產(chǎn)品，強大的功能、易用的特性、專注的服務使黃山市委機要局選擇了ezOFFICE來搭建黃山市黨政機關公文交換平臺。

解決方案

基于黃山市黨政機關的實際應用需求，及使用人員現(xiàn)狀，我們采用了ezOFFICE系統(tǒng)來為客戶搭建這一信息交換平臺，通過強大的自定義功能來實現(xiàn)客戶的需求。

一、設置個性化的便捷工作窗口：

系統(tǒng)操作界面簡單明了、快捷方便。一百多個單位的公文收發(fā)人員，年齡跨度很大，很大一部分是50歲左右的大齡用戶，計算機操作很不熟練。系統(tǒng)的簡潔設計為系統(tǒng)應用推廣提供了很大的幫助。

二、明傳電報和公文管理

對黃山市范圍內(nèi)所有黨政部門的內(nèi)部公文和明傳電報提供傳送服務，包括發(fā)文管理、收文管理、文件監(jiān)控、文件簽收反饋以及統(tǒng)計查詢。

三、內(nèi)置掃描功能

內(nèi)置文件掃描功能，可直接調(diào)用掃描儀將紙質(zhì)文檔掃描成電子文檔作為附件上傳。用戶不需要學習怎樣使用掃描儀，不需要重復操作。

四、簽收反饋

使接收人即時接收發(fā)文，即時反饋。

五、知識管理平臺的應用

使分散的資料、文檔經(jīng)過篩選后，按序歸類。實現(xiàn)共享及查找方便。同時提供了完善的信息權限管理，可對每個信息欄目設置查看權限及發(fā)布權限，有發(fā)布權限的用戶可在此欄目下更改文件。

六、即時文件的接收

為了使緊急公文的時效性的實現(xiàn)，在發(fā)出電報或公文的時候選擇是否同時以手機短信的方式向接收者提醒。

應用效果分析

不到一個月系統(tǒng)就已經(jīng)開始試運行，電報、公文、信息的傳送和反饋很快得到比較充分的應用，該系統(tǒng)地成功實施，實現(xiàn)了黃山市黨政機關明傳電報、公文交換和信息上傳的電子化、自動化和網(wǎng)絡化，使系統(tǒng)能最大限度的模仿目前的紙質(zhì)電報和公文的格式，利于規(guī)范性和促進普通用戶的使用。查詢系統(tǒng)的應用極大的方便了文件從多角度、各組合的查詢。同時還可以從多個角度對系統(tǒng)中的電報和公文數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析從而大大提高了工作質(zhì)量和效率，同時也節(jié)省了大筆的辦公費用。