內部OA系統(tǒng)建設項目旨在規(guī)范XX審批流程

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　　編寫目的

　　本文針對XXOA系統(tǒng)第一階段的需求進行描述，是項目實施的首要文檔。其目的是對此項目的立項緣由、將要實現(xiàn)的需求功能、涵蓋的業(yè)務范圍等進行描述。此文檔所述需求是后期進行項目設計和實施的依據(jù)和目標。

　　項目背景

　　XX的組織架構在不斷完善，業(yè)務線不斷豐富，泛普軟件為提升工作效率和業(yè)務水平，XX擬建設內部OA系統(tǒng)來實現(xiàn)無紙化辦公，提升辦事效率及質量。

　　建設目標

　　內部OA系統(tǒng)建設項目旨在規(guī)范XX審批流程、提升審批效率、實現(xiàn)高效的協(xié)作與溝通，從而提升工作效率及業(yè)務水平。

　　建設規(guī)模

　　本系統(tǒng)應滿足XX200人左右同時在線使用，同時，本系統(tǒng)需要具備較強的擴充能力來需要滿足未來需求。

　　業(yè)務需求

　　業(yè)務需求說明

　　3.1 綜合辦公管理

　　(1)個人計劃日程

　　以日歷的形式展現(xiàn)員工個人日程計劃管理;

　　(2)請假申請

　　提供請假申請功能，可以下拉菜單形式選擇年假、事假、病假及其他。泛普OA軟件提供附件上傳功能，便于病假單、結婚證等影像文件的上傳。

　　(3)外出申請

　　提供外出申請(出差申請)功能，外出申請審批通過后在員工日歷中有所體現(xiàn)，點擊查看員工日歷中的外出申請時段，可以鏈接到審批通過的外出申請頁面進行查詢。

　　(4)會議室管理

　　協(xié)同OA辦公系統(tǒng)對公司內部會議室進行電子化管理，能在線查看會議室空缺情況，申請會議室使用管理;對于會議上產生的決議轉化為員工的日程安排可以在員工計劃日程中查看。

　　(5)文檔管理

　　對公司文檔進行版本管理。

　　(6)公文審批

　　對公司公文審批流程管理。

　　(7)公交歸檔管理

　　對公司公文進行歸檔管理。

　　3.2合同管理

　　(1)合同審批申請

　　泛普OA建立從合同起草、審批至蓋章文本歸檔的在線流程。提供附件上傳功能，便于合同影像文件的上傳。

　　(2)合同審批查詢

　　可對歸檔的合同審批申請單進行查詢，可設置標題、當前處理環(huán)節(jié)、人員、時間等篩選條件進行查詢。并可通過合同類型、合同號等關鍵詞進行查詢。

　　3.3 費用管理

　　OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)各部門收入與成本的透明化管理。根據(jù)公司內部財務制度進行費用電子化管理，提供費用申請功能，每筆費用發(fā)生都需要進行審核，可根據(jù)借款或者報銷的金額范圍，系統(tǒng)自動選擇適合的審核人進行相關審批;審核通過的單據(jù)才可進行費用報銷。部門報銷專員或者財務專員可以按時間段統(tǒng)計部門借款申請或費用報銷申請及審批匯總。費用申請包括辦公費、因公交通費、業(yè)務招待費、資料費、服務費、維修費、培訓費、會議費、業(yè)務宣傳費等。