怎樣正確選擇ERP系統(tǒng)

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一般的公司在選擇erp系統(tǒng)時常遇到的困難是不知如何評估比較這么多不同品牌的ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)多半是用了才知道合不合用，很難在簽約之前就能清楚的看出哪一家比較適合。運行前期所需花費的大量成本也是企業(yè)所面臨的問題。所以目前多數(shù)企業(yè)選擇ERP系統(tǒng)，就算不是盲目，也是在相當(dāng)高的風(fēng)險之下做成決定的。導(dǎo)入ERP是相當(dāng)大的工程，萬一用了以后發(fā)現(xiàn)有問題，想要換系統(tǒng)是相當(dāng)累的一件事。于是，在不知如何是好的情況下，產(chǎn)生了只買最貴的，跟著大客戶走，買最便宜的，和買最多人用的等一些怪現(xiàn)象。

合理選擇ERP系統(tǒng)，最好的方法是先學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)相關(guān)知識，讓自己有能力判斷哪一家的ERP系統(tǒng)最適合自己，或者借助有經(jīng)驗的第三方咨詢公司來開展選型工作。除了ERP系統(tǒng)功能的比較外，還有幾個重要的判斷基準(zhǔn)：

1.是否建立在標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)上？

ERP系統(tǒng)若不具備標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)，則不在我們的考慮范圍之內(nèi)，因為一個不標(biāo)準(zhǔn)的ERP，一般或許可用，在特殊情況下可能會出問題；現(xiàn)在或許可用，公司擴大后可能就不再適用。就好像建筑物，結(jié)構(gòu)很重要，有的房屋外表美觀，平常也看不出什么問題，大地震一來就跨了。所以選擇ERP要注意它的實質(zhì)內(nèi)涵，而非花哨的外觀或噱頭。通常，財務(wù)會計系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)較無問題，每一種ERP系統(tǒng)都會考慮；制造系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)則非所有ERP都能做到。所謂標(biāo)準(zhǔn)是經(jīng)實際驗證并廣為眾人采用的觀念或作法。例如，MPS/MRP計算邏輯有一定標(biāo)準(zhǔn)，從總需求(GR，grossrequirement)到淨(jìng)需求(NR，netrequirement)到計劃訂單收料(PORC，plannedorderreceipt)到計劃訂單發(fā)出(POR，plannedorderrelease)，其間的批量法則(LSR，lotsizingrule)、安全時間(ST，safetytime)、沖銷時間(OT，offsettime)、前置時間沖銷(lead-timeoffset)等作法及行動報告(actionreport)、可答應(yīng)量(ATP，availabletopromise)等的處理，甚至于需求時柵(DTF，demandtimefence)、計劃時柵(PTF，planningtimefence)等的考慮，或者是計劃材料表(planningBOM)、訂單組裝(ATO，assemble-to-order)等功能，數(shù)十年來全球?qū)W術(shù)界及企業(yè)界的經(jīng)驗已經(jīng)累積成一個標(biāo)準(zhǔn)，ERP系統(tǒng)若未遵照此標(biāo)準(zhǔn)，還是可以用“土法煉鋼”的方式算出基本的MRP結(jié)果，但環(huán)境稍有變化就不能適用，例如接到特殊訂單就無法處理了。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)設(shè)計ERP系統(tǒng)和前面說過的“殺雞用牛刀”是兩回事的。就像建筑物，不考慮自己的需求盲目采用國外大型建筑物，結(jié)果發(fā)現(xiàn)浪費空間、不合適本土氣候、不符國人使用習(xí)慣等等，這是殺雞用牛刀。若是采用國外已經(jīng)建立的知識體系，例如結(jié)構(gòu)學(xué)，蓋一座適合本土環(huán)境使用的建筑物，這就不是殺雞用牛刀了。ERP系統(tǒng)也是一樣，所有國外知名的ERP系統(tǒng)全都建立在公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)上(好比結(jié)構(gòu)學(xué))，但功能面則以國外大型企業(yè)的需求為準(zhǔn)(好比隔間裝潢)，不一定適合國內(nèi)企業(yè)使用。有許多本土ERP系統(tǒng)，純粹由少數(shù)人的經(jīng)驗從少數(shù)個案系統(tǒng)演變而成，而非一開始就根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)ERP架構(gòu)設(shè)計，這就好比違章建筑，整棟建筑物是陸續(xù)加蓋完成的，并非一開始就有完整的設(shè)計，這種建筑物并不可靠。最適合本土企業(yè)的ERP系統(tǒng)，是建立在國際標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)上的本土ERP系統(tǒng)。

2.是否能便宜的定制修改？

這里所謂定制修改是指當(dāng)公司有特殊需求時在套裝軟件系統(tǒng)上修改或新增特殊的功能。定制和成本及升級有關(guān)，定制越多成本越高且越難升級。沒有一個公司能夠不定制就使用ERP系統(tǒng)，每一個公司都有獨特的作業(yè)方式，每一位部門領(lǐng)導(dǎo)都有不同的信息需求，除非ERP套裝軟件所提供的作法優(yōu)于使用者的實務(wù)，否則ERP系統(tǒng)還是需要定制修改的。站在ERP公司的立場當(dāng)然希望客戶不要定制，因此會以種種方法(例如昂貴的報價)來限制使用者定制。避免過度定制是正確的，但合理的定制開發(fā)是必要的。什么是過度定制？例如用戶堅持過去的不合理作業(yè)流程而要求修改某些ERP系統(tǒng)功能，或堅持過去習(xí)慣而要求修改ERP系統(tǒng)已有的類似功能，這種不當(dāng)?shù)幕驘o謂的修改對用戶及ERP廠商而言都是浪費。合理的定制是必要的，因此在選擇ERP系統(tǒng)時不能只比較軟件金額，也要比較定制成本。用戶可以列出該公司主要作業(yè)流程及所需報表請ERP廠商展示，若必須定制則請廠商列出時間、單價及金額。在評估階段若能估計關(guān)鍵流程的定制成本，到了實施階段就不必?fù)?dān)心超出預(yù)算，因為最關(guān)鍵的定制項目廠商已經(jīng)報出時間及單價，所以不怕廠商在其他定制項目上漫天要價。

3.功能是否完整且易學(xué)易用？

功能完整的ERP系統(tǒng)所需的定制不應(yīng)超過5%，假設(shè)實施ERP全套系統(tǒng)共5000支程式，定制的部份不應(yīng)超過250支。公司規(guī)模越大，所需定制就越高。實施ERP除了定制外，另一個更大的開銷就是顧問費，因此另一個重點就是ERP系統(tǒng)是否易學(xué)易用。越容易學(xué)的系統(tǒng)，顧問費就越低，會反應(yīng)在廠商的報價中。功能完整和易學(xué)易用有時是矛盾的，但也不盡然。功能完整的ERP系統(tǒng)，若包含足夠的線上幫助文檔，例如標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程式、作業(yè)說明、字段欄位說明、教材、展示系統(tǒng)等，也可以是易學(xué)易用的。ERP的整體成本在導(dǎo)入后的維護(hù)階段花費最多，因此，利用線上文檔持續(xù)作教育訓(xùn)練對ERP的成本效益幫助很大。

4.需要多少擁有成本？

未來，商業(yè)套裝軟件的授權(quán)成本占總擁有成本(costofownership)的比例將變得非常的小，因此，在評估ERP系統(tǒng)成本時不能只考慮軟件價格，而要考慮“擁有成本”。擁有成本包括：軟件授權(quán)、定制費、顧問費、硬件成本、及維護(hù)成本，其中，維護(hù)成本占最大部份。以使用5年來計算，若公司信息中心系統(tǒng)維護(hù)人員共5人，每年的用人費用就要10萬以上，加上軟件維護(hù)費、硬件維護(hù)費、使用者教育訓(xùn)練費等等，非?？捎^。所以，幾十萬的軟件授權(quán)費實在不是決策的重點，決策的重點是：要花多少錢才能維持ERP系統(tǒng)的運作。也就是要多少信息系統(tǒng)專業(yè)人員及多少教育訓(xùn)練費用。這些費用要怎么估算呢？最好的方法就是去問正在使用該系統(tǒng)的用戶。

5.參考用戶的反應(yīng)如何？

如果向ERP廠商索取參考用戶名單，得到的往往是模范生，并不能代表多數(shù)使用者的反應(yīng)。最好是自己去找，找到ERP的用戶并不難，尤其是賣得很多的系統(tǒng)。系統(tǒng)賣得多不一定就比較好，就算不錯也不一定適合自己。用戶常常是邊用邊罵，應(yīng)該要仔細(xì)評估，選擇真正適用的系統(tǒng)，我們何必加入邊用邊罵的行列呢？參訪用戶的重點除了系統(tǒng)功能外還應(yīng)包括使用階段所需投入的人力成本。

6.是否能升級？

這里所謂升級包括新功能及系統(tǒng)修補(patch)。信息技術(shù)日新月異，若無法持續(xù)升級，很可能實施完畢還來不及使用就已經(jīng)落伍了。就算不管新的信息技術(shù)，哪一家ERP系統(tǒng)沒有bug？每一家都有！若不能持續(xù)升級，只有注定永遠(yuǎn)與蟲為伍了。升級和定制往往是矛盾的，許多ERP用戶因為修改系統(tǒng)而無法升級，這是不對的。評選ERP系統(tǒng)應(yīng)選擇可以同時定制及升級的系統(tǒng)。有些軟件商“號稱”做得到，因此必須要求廠商拿出具體方案，我們可以看得出這方案的可行性。當(dāng)然，最好的方法還是找到用戶，看看他們是不是有持續(xù)的升級。

除了上述幾點考慮以外，評估ERP系統(tǒng)時還應(yīng)該注意以下幾點

不要憑印象做決定

當(dāng)公司在評估ERP系統(tǒng)時，如果抱著要找一套與目前作業(yè)完全相符的系統(tǒng)的心態(tài)，那么不但失去實施ERP系統(tǒng)的意義，實際上也不可能。如前所述，使用者必須虛心接納更好的流程、做法以及管理機制。但是有些ERP軟件廠商，靠著良好的產(chǎn)品包裝及銷售技巧，導(dǎo)引客戶將評比權(quán)重放在其實并不是真正重要的因素上，此時如果使用者在評選前并沒有制定出適合自己的評估標(biāo)準(zhǔn)時，就很容易迷失，最后流于以印象分?jǐn)?shù)做抉擇，結(jié)果可能是選到最善于包裝、而不是最適合自己的軟件實施廠商及ERP系統(tǒng)。

不要用舊習(xí)慣評估新系統(tǒng)

操作層面的系統(tǒng)使用者一般會傾向以過去操作習(xí)慣來檢驗新系統(tǒng)，而且容易被炫麗的軟件界面以及夸張的銷售話語所迷惑，但是對于整體流程、管理、方法論等架構(gòu)性的問題，反而不容易做出判斷，所以這方面就有賴領(lǐng)導(dǎo)層，尤其是高層領(lǐng)導(dǎo)，充分的參與。

不要從表面判斷某系統(tǒng)有沒有某功能

評估ERP系統(tǒng)之流程可用性，最好能透過實際數(shù)據(jù)模擬去驗證，換句話說，最好能選擇公司認(rèn)為重要、特殊的流程，以實際數(shù)據(jù)樣本資料，去測試該ERP系統(tǒng)。很多ERP系統(tǒng)都號稱有某些功能，但內(nèi)容的深度及廣度卻有天壤之別，因此必須以實證的方法測試ERP系統(tǒng)的功能。ERP系統(tǒng)對特定流程或功能的設(shè)計方式會影響實際作業(yè)的效率，甚至結(jié)果。不能僅憑有或沒有某些功能去評估一個ERP系統(tǒng)。

要了解軟件廠商對ERP系統(tǒng)的掌握度

ERP系統(tǒng)是一定需要修改或定制的，因此，廠商對該ERP系統(tǒng)的掌握度也是評估的重點之一。一般而言，研發(fā)與銷售是同一公司時，掌握度較高；若為代理或分公司型態(tài)，則掌握度較低。我們也要注意個別實施顧問的能力，包含行業(yè)經(jīng)驗及對該ERP系統(tǒng)的了解程度。

David楊，AMT高級咨詢顧問，超過10年的供應(yīng)鏈管理領(lǐng)域經(jīng)驗，曾擔(dān)任跨國公司采購、物控工作，SAP、Oracle等ERP軟件實施，獲得CPIM、CSCP專業(yè)認(rèn)證