erp管理系統(tǒng)需求分析

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 　　一、 ERP管理系統(tǒng)

　　1.企業(yè)對ERP的意識

　　我們都會發(fā)現(xiàn)，中國企業(yè)由小到大或由弱到強的發(fā)展歷程中普遍將會經(jīng)歷從基礎(chǔ)管理向規(guī)范管理，精細管理、績效管理、戰(zhàn)略管理的不斷升級，不同管理階段需要與之相適應(yīng)的信息化管理工具來匹配。

　　發(fā)展是硬道理，而發(fā)展的根基在管理;如果說管理是一門藝術(shù)，那么在管理中靈活運用各種“武器”是其中的精致藝術(shù)。

　　在現(xiàn)代企業(yè)中，管理者為了提高效率、優(yōu)化管理，實現(xiàn)企業(yè)的“長治久安”，

　　也會采取一些行之有效的管理工具?？梢赃@么說，許多出色的管理者，通常都是先進“武器”的制造者和使用者。

　　我們也要開啟一個新的管理視角，改造成一種很有威力的管理“武器”把模糊、粗糙、傳統(tǒng)式的管理模式轉(zhuǎn)化為簡效、務(wù)實、規(guī)范的管理風(fēng)格。我們要建立一套符合企業(yè)的信息化經(jīng)營管理體制，也就是ERP管理系統(tǒng)。

　　2. ERP的應(yīng)用方案及應(yīng)用價值

　　首先從ERP的概念來說，也就是我們所說的“企業(yè)資源計劃”。ERP系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。

　　ERP系統(tǒng)可以分為ERP1、ERP2、ERP3。 所謂ERP1 就是基于財務(wù)與銷存業(yè)務(wù)一體化實現(xiàn)了企業(yè)規(guī)范化管理的需求。它有9大模塊;(總賬、報表、應(yīng)收應(yīng)付、固定資產(chǎn)、新資管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨管理)

　　通過實施ERP1實現(xiàn)了企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)同步管理，能夠?qū)N售、采購業(yè)務(wù)的原始單據(jù)實時生成記賬憑證傳到財務(wù)中，做到財務(wù)對業(yè)務(wù)的實時反映同時規(guī)范了企業(yè)的銷售、采購、庫存管理，提高業(yè)務(wù)運作效率。

　　通過財務(wù)業(yè)務(wù)同步管理，可依據(jù)憑證追溯到每一項業(yè)務(wù)，達到真正的業(yè)務(wù)監(jiān)控，也可控制和協(xié)調(diào)企業(yè)的各種計劃和預(yù)算，適合于處于信息化建設(shè)初期的成長中的中小企業(yè)。

　　ERP2;建立企業(yè)計劃管理快速準確響應(yīng)客戶和市場，也就是加強計劃管理。它有12大模塊;(ERP1+物料清單+需求規(guī)劃+生產(chǎn)訂單)ERP2是在ERP1應(yīng)用的基礎(chǔ)上，對每一個產(chǎn)品建立產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及批量消耗定額，規(guī)范了產(chǎn)品數(shù)據(jù)。以物料需求計劃為主線建立起企業(yè)信息化的管理模式，建立企業(yè)內(nèi)部的計劃管理體系，協(xié)調(diào)企業(yè)的銷售、生產(chǎn)、采購計劃，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部物流的計劃、執(zhí)行、狀態(tài)的全面管理。適合于處于信息化建設(shè)中期的成長中的中小企業(yè)。

　　ERP3;通過生產(chǎn)管理和計劃管理企業(yè)實現(xiàn)全面信息化管理。ERP3是在ERP1+ ERP2應(yīng)用的基礎(chǔ)上，為制造企業(yè)提供多層次的計劃及平衡系統(tǒng)、設(shè)計與制造的有效集成和精細高效的生產(chǎn)過程控制，實現(xiàn)制造企業(yè)計劃細化、能力平衡、強化車間管理和全面集成。

　　當(dāng)然把上述三個階段同步實施其然為好，但ERP是體制的轉(zhuǎn)換過程，所以不可能一步到位。根據(jù)不同規(guī)模企業(yè)的運營和管理的模式不同，實施ERP的過程也不同。

　　二、 我公司對ERP 管理系統(tǒng)的應(yīng)用性

　　(一) 、公司現(xiàn)況

　　幾年來，我公司依靠科學(xué)的管理和技術(shù)的進步，取得了令人矚目的成績。隨著公司的日益發(fā)展、事業(yè)蓬勃發(fā)展企業(yè)運營和管理上應(yīng)有更高的要求。

　　表面上公司已成熟、滿足了許多要求，但事實上根本沒有體現(xiàn)出公司的規(guī)范化及公司的特色。

　　業(yè)務(wù)方面- 沒有統(tǒng)一、及時、便捷的窗口雖然各部門盡責(zé)，但沒有形成完整、流暢的業(yè)務(wù)運行、部門和部門之間沒有很好的協(xié)同工作模式，因此出現(xiàn)工作效率低，各種信息不集成，日常工作缺乏科學(xué)依據(jù)等等問題。

　　公司自創(chuàng)業(yè)以來就形成的傳統(tǒng)管理模式，愈來愈不適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營管理理念的需要，尤其是管理人員的管理理念和水平都跟不上企業(yè)的發(fā)展，更多的是靠員工的自發(fā)性和自覺性進行管理。 “快魚吃慢魚”變化頻繁時代，我們只靠拍腦袋、敲打幾個鍵盤、沒有科學(xué)決策、計劃流于書面形式、缺乏明確目標憑過去老式管理我們可能在不久的將來走向滅亡。

　　隨著公司隊伍的壯大，企業(yè)規(guī)模的擴展，我們也提供一種嶄新的思維工具進入一種新的境界

　　(二)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用價值與實施目標

　　1. 目前我公司的各部門工作主要是依靠手工完成。 例如; 產(chǎn)成品入庫，生產(chǎn)完畢后要把相關(guān)的數(shù)據(jù)填表，由財務(wù)人員匯總、分攤計算后錄入計算機，做出相應(yīng)報表。這樣工作冗余、滯后、時間太多都消耗在傳遞、等待等類似事件上。但實施ERP 管理系統(tǒng)就不會有這么多的環(huán)節(jié)， 生產(chǎn)完成后，數(shù)據(jù)就產(chǎn)生了，并由庫房人員直接錄入，即便捷又使效益大幅提高，也節(jié)省了人力資源。

　　2. 利用ERP的核心思想物料需求計劃，來改變企業(yè)現(xiàn)有的各個部門相對的脫

　　節(jié)，了解不全面的弱點;

　　3. 提高庫存資金周轉(zhuǎn)次數(shù)，減少庫存盤點誤差;

　　4. 利用ERP管理系統(tǒng)將公司內(nèi)的各種信息匯集到一個應(yīng)用平臺之上，達到信息在統(tǒng)一時間內(nèi)各種信息統(tǒng)計在一起，綜合利用、進行分析決策的目的;

　　5. 總經(jīng)理可以隨時全面地了解全公司運行情，并加強了監(jiān)督機制的完善;

　　(三)應(yīng)用模塊

　　我公司屬于中小企業(yè)，正在處于不斷發(fā)展中。所以實施ERP時不能照搬大規(guī)模的企業(yè)實施ERP的步驟，我們要正確的分析，選擇適合我公司的ERP系統(tǒng)模塊，靈活實施ERP，不能停留在ERP的表面，我們從企業(yè)管理需要實際出發(fā)，從適用出發(fā)將先進的管理思想、方法、模式與軟件結(jié)合起來，才能真正實現(xiàn)我們的目標。

　　要全面規(guī)劃，有重點，分步驟地實施。目前我公司根據(jù)企業(yè)實際階段首先考慮ERP1中的幾大模塊。

　　財務(wù)會計：應(yīng)付款管理、應(yīng)收款管理、固定資產(chǎn)

　　供應(yīng)鏈：采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算開始逐漸運行。

　　1)應(yīng)收/應(yīng)付模塊

　　應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)是集成業(yè)務(wù)系統(tǒng)(銷售、采購)與總賬系統(tǒng)的中間環(huán)節(jié)，主要處理公司的往來款項的核算業(yè)務(wù)，并且通過對往來款項的綜合管理，實現(xiàn)對應(yīng)收、應(yīng)付款的各種分析，如賬齡分析表，周轉(zhuǎn)分析、欠款分析、壞賬分析、回款分析情況分析等，幫助企業(yè)合理地進行資金的調(diào)配，提高資金的利用效率。

　　2) 固定資產(chǎn)模塊

　　① 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)采用嚴格的序時管理，序時到日，某日期進行編輯，以后的編輯必須在此日期以后，刪除則相反。

　?、?除了部門轉(zhuǎn)移、類別調(diào)整、使用狀況調(diào)整外，菜單下的其他變動均引起折舊計算的變動。

　?、? 原值調(diào)整、累計折舊調(diào)整、凈殘值(率)調(diào)整下月有效。折舊方法調(diào)整，使用年限調(diào)整當(dāng)月生效。使用狀況調(diào)整下月生效。固定資產(chǎn)按部門分配為成本管理取數(shù)提供方便。

　　3)采購管理

　?、贂汗罉I(yè)務(wù)

　　“暫估”是指當(dāng)期所采購的物資已到貨并且辦理了入庫手續(xù)，即倉庫部門已經(jīng)形成了“采購入庫單”，但是并沒有收到供應(yīng)商的“采購發(fā)票”，而形成的當(dāng)期估價入庫。

　　本系統(tǒng) “暫估業(yè)務(wù)”的標志為：采購入庫單是否已經(jīng)與采購發(fā)票進行結(jié)算，未結(jié)算的入庫單即為“暫估入庫”業(yè)務(wù)。

　　② 供應(yīng)商管理

　　我們只能對現(xiàn)有的供應(yīng)商進行考核，考核的范圍限制在價格、質(zhì)量、交貨情況但不涉及到服務(wù)的內(nèi)容。

　?、?采購訂單

　　現(xiàn)在所在的手工有請購這一流程，但是不可能每一個部門都可以填制請購單，所以從采購訂單做起。現(xiàn)在的所有采購要進行手工的審批，重點物資要經(jīng)過總經(jīng)理審批。如果網(wǎng)絡(luò)、硬件、及上層領(lǐng)導(dǎo)等各方面的條件都允許的話，可以使用審批流。審批可以按部門，采購類型進行審批，不同的部門及不同的采購類型可以做不同的審批，審批的級次也是靈活的掌握。

　?、?預(yù)付款的管理

　　客戶想有可能要追蹤訂單進行預(yù)付款的處理，這樣要求在請款的過程中把相應(yīng)的訂單號進行標注，則可以在ERP管理系統(tǒng)上輸入，這樣就要以追蹤訂單進行預(yù)付款的處理。

　　4)銷售管理

　?、?銷售訂單

　　“銷售訂單”由銷售部門相關(guān)人員填制，用于記錄客戶信息、訂貨量、訂貨金額、發(fā)貨時間等信息。在本方案設(shè)計時“銷售訂單”可以做為銷售業(yè)務(wù)執(zhí)行的一種考核依據(jù)，也是車間進行排產(chǎn)、物流進行采購的一種依據(jù)，是整個業(yè)務(wù)的一個起點，也是ERP系統(tǒng)的核心單據(jù)，訂單為起點，要求后續(xù)的銷售開票、銷售出庫等都必須要參照訂單生成相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)，從而自動形成了一種業(yè)務(wù)“追溯”的關(guān)聯(lián)，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)對銷售業(yè)務(wù)的“立體化”管理或分析，例如某筆銷售訂單在某一查詢時間里是否給客戶開了發(fā)票、該客戶是否辦理提貨手續(xù)、是否收到貨款、該筆訂單的預(yù)估毛利是多少等，某筆銷售訂單發(fā)貨發(fā)了多少等

　?、?發(fā)貨業(yè)務(wù)

　　當(dāng)我們的制造部門依據(jù)我們銷售訂售情況安排生產(chǎn)，并且產(chǎn)成品入庫之后，銷售部門通過查詢生產(chǎn)進度或查詢現(xiàn)存量之后，進行發(fā)貨處理，銷售人員可下達發(fā)貨通知，即填制發(fā)貨通知單。

　?、?銷售發(fā)票

　　當(dāng)我們的下游部門接到指令進行出庫之后，我們要根據(jù)客戶的要求開票銷售發(fā)票。將“銷售發(fā)票”的權(quán)限也分配給銷售部門，當(dāng)需要給客戶開具發(fā)票時，由銷售部門的相關(guān)人員參照原“銷售貨單”生成“銷售發(fā)票”，該發(fā)票會做為財務(wù)部門入賬的依據(jù)，以及倉儲部門發(fā)貨的依據(jù)。

　?、?銷售出庫單

　　“銷售出庫單”是真正減少企業(yè)庫存量的單據(jù)。“銷售出庫單”由【庫存管理】系統(tǒng)中生成。當(dāng)客戶辦理出庫手續(xù)時，由庫房人員根據(jù)發(fā)貨單，在【庫存管理】系統(tǒng)中參照“銷售發(fā)票”生成。

　　5)庫存/存貨模塊

　?、俨牧项I(lǐng)用

　　倉庫保管員，根據(jù)生產(chǎn)車間的領(lǐng)料單，在【庫存管理】系統(tǒng)中填制“材料出庫單”中的配比出庫，自動列示出本次應(yīng)出庫數(shù)量，其中的收發(fā)類別、為成本記算的重要依據(jù)，必須填定，否則會影響成本計算的正確性，在確認材料發(fā)出后，對該材料出庫單進行“審核”，此時系統(tǒng)會自動減少該材料的現(xiàn)存量。

　　而財務(wù)部門在【存貨核算】系統(tǒng)中對“材料出庫單”進行單據(jù)記賬處理，由系統(tǒng)自動計算出當(dāng)期的材料消耗成本，并且進行相關(guān)的憑證處理。

　?、?產(chǎn)成品入庫業(yè)務(wù)

　　要求生產(chǎn)部門定時將當(dāng)天或某一期間的產(chǎn)成品到庫房辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員根據(jù)實際的產(chǎn)品及數(shù)量在【庫存管理】系統(tǒng)中根據(jù)產(chǎn)成品的質(zhì)理檢驗情況填制“產(chǎn)成品入庫單”，指明生產(chǎn)部門、完工的品種、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、等，核實無誤后，審核該入庫單，產(chǎn)成品的現(xiàn)存量增加。

　　月末，財務(wù)部門對當(dāng)期的生產(chǎn)產(chǎn)品通過計算之后，將各品種的成本數(shù)據(jù)在【存貨核算】系統(tǒng)中通過各產(chǎn)品入庫單上，然后執(zhí)行“單據(jù)記賬”，由系統(tǒng)自動登記產(chǎn)品明細賬，并且可以生成相關(guān)的財務(wù)憑證。

　?、?易耗品

　　可以在在月未進行統(tǒng)一的一次性的出庫，然后車間每月報每種產(chǎn)品的相應(yīng)的消耗量，進行車本的分攤。

　　(五)實施職能范圍及功能

　　1.購買現(xiàn)有的系統(tǒng)模塊

　　2.公司內(nèi)部的每一個管理部門

　　3.一套獨立核算系統(tǒng)。

　　功能;1. 實現(xiàn)企業(yè)購買的模塊功能;

　　2. 結(jié)合軟件管理系統(tǒng)幫助公司建立規(guī)范的業(yè)務(wù)流程;

　　3. 提成企業(yè)的整體管理水平;

　　總之， 這是一個有理論轉(zhuǎn)化為實際的階段，所有的問題都會在運行過程中爆露，比如人員素質(zhì)問題，操作規(guī)程及工作流程等問題。但需要我們不斷地重復(fù)思考與整理具體面臨的實際問題，認真克服存在的問題，將先進的管理思想、方法、模式與軟件結(jié)合起來，才能真正推動公司的信息化管理進程。只有不斷創(chuàng)新，才能不斷前進。