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 　　隨著辦公系統(tǒng)的發(fā)展和完善，電子文檔的管理越來越重要。企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)之間傳輸電子文檔和共享電子文檔以及電子文檔的安全越來越受到重視。建立高效廉價(jià)，并且容易管理發(fā)布的電子文檔管理系統(tǒng)越來越受到青睞。泛普協(xié)同管理軟件能為你提供專業(yè)的文檔管理。

　　1.目前，用戶進(jìn)行文檔處理工作的主要特點(diǎn)是：

　　文檔數(shù)量與格式類型眾多，其中主要包括：各種公文與內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告等工作文檔、企業(yè)規(guī)章制度、受管企業(yè)信息、市場(chǎng)信息與分析、與上下級(jí)單位以及客戶之間的往來文電、合同與財(cái)務(wù)報(bào)表、檔案文件、業(yè)務(wù)知識(shí)等等，文檔形式主要有電子文件、電子郵件、紙質(zhì)文件、傳真或掃描文件等等;

　　個(gè)人文檔處理的主要手段是桌面文檔處理軟件MS Office，特別是MS Word與MS Excel;

　　既有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格樣式的文檔，又有各種難以規(guī)定統(tǒng)一格式的文檔，而且后者數(shù)量更多;

　　電子文檔主要保存在個(gè)人PC工作站的硬盤或軟盤中，或者保存在網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器中;紙質(zhì)文檔主要保存在各種部門文件柜、檔案室中或由個(gè)人保管;

　　文檔的共享、傳遞范圍較為狹窄，特別是以能夠大大提高文檔處理效率的電子文檔的形式進(jìn)行的文檔共享與傳遞，仍然主要集中在本部門內(nèi)部或是在本地域。

　　文檔在企業(yè)內(nèi)部個(gè)人、部門之間的傳遞手段主要有：文件共享與拷貝、通過電子郵件傳遞，或通過打印成紙質(zhì)文件，通過投遞或傳真發(fā)送的傳統(tǒng)手段;

　　通過文件共享與拷貝、電子郵件進(jìn)行的電子文檔傳遞受制于網(wǎng)絡(luò)帶寬，不僅傳遞速度慢，而且重復(fù)傳送、不能有效利用帶寬;

　　文檔處理工作重復(fù)性勞動(dòng)太多，不能有效利用文檔的內(nèi)容;

　　缺乏文檔一致性和版本控制的規(guī)范和技術(shù)手段，由于文檔沒有統(tǒng)一的管理，出現(xiàn)多種拷貝和版本的現(xiàn)象，不僅存儲(chǔ)效率較低，而且容易出現(xiàn)混淆;

　　缺乏有效的手段，實(shí)現(xiàn)文檔在部門和企業(yè)級(jí)的檢索，以發(fā)現(xiàn)要用的文檔;

　　文檔安全性控制主要是通過企業(yè)規(guī)章制度約束的手段。

　　2.建設(shè)企業(yè)級(jí)文檔管理系統(tǒng)，其主要功能目標(biāo)是：

　　借助各種桌面處理工具和手段，實(shí)現(xiàn)個(gè)人電子化處理各種文檔，主要是利用MS Office或Lotus 1-2-3 Office進(jìn)行文字處理和報(bào)表制作;另外逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)各種紙質(zhì)文件、傳真等的電子化掃描和管理;

　　除加強(qiáng)個(gè)人辦公工具的配備與培訓(xùn)、使用外，建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機(jī)制，將目前主要由個(gè)人維護(hù)管理的文檔，集中在部門、公司一級(jí)進(jìn)行管理，在這個(gè)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞;

　　"層次化"管理各種文檔，如參考檔案管理的模型和思路，將各種文檔分門別類進(jìn)行層次化的目錄管理，以及進(jìn)行主題詞或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔;

　　實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔處理周期的全過程管理，包括文檔的創(chuàng)作、批閱、審核、發(fā)布、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié);

　　實(shí)現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動(dòng)化，如自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)、自動(dòng)催辦、自動(dòng)歸檔等;

　　對(duì)文檔進(jìn)行版本控制，保證員工所訪問的是最新或有效的文檔，定期刪除或歸檔已失效或舊版本文檔;

　　更有效地進(jìn)行安全性控制，在加強(qiáng)制定和實(shí)施企業(yè)文檔保密制度的同時(shí)，也同時(shí)以信息技術(shù)的手段對(duì)各種文檔實(shí)行分層次、分級(jí)別的權(quán)限管理，通過系統(tǒng)日志等手段對(duì)重要文檔的使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理;

　　與企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)集成，如與郵件系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的集成，從業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)或信息形成各種文檔或報(bào)告等等。

　　3.從文檔管理升華到知識(shí)管理:

　　文檔是知識(shí)的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識(shí)，其中蘊(yùn)涵了大量的和本企業(yè)特有的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。適時(shí)地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識(shí)，正是知識(shí)管理的一個(gè)主要目標(biāo)。文檔管理的職責(zé)就是有效地組織和規(guī)劃文檔，使文檔的獲得、歸類、查找和提取更容易。