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檔案庫房智能化綜合管理系統(tǒng)

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　　眾所周知，檔案資料是任何一個企事業(yè)單位的知識財富和智力資源。在過去，部門都采用紙張資料保存檔案，不僅消耗大量人力物力，更是容易受人員流動和環(huán)境變化而導致檔案丟失，無法完整、長期的保存。

　　隨著現代信息技術的發(fā)展，為檔案資料的保管與高效利用提供了科學、有效的手段和工具——“檔案管理系統(tǒng)”。檔案綜合管理系統(tǒng)是集計算機技術、網絡技術、大量影像數據管理技術、全文檢索技術、安全控制技術于一體。建立大量的影像數據庫、電子目錄庫、全文信息庫，以檔案的目錄信息、電子影像信息、電子文件信息、全文信息為管理內容，實現數據采集、實體管理、安全管理、安全控制、日志管理等諸多功能。完成從檔案接收、數字化加工、電子文件歸檔、整理編目、信息發(fā)布、檔案利用、庫房管理、檔案移交等全過程計算機管理系統(tǒng)。

　　泛普結合廣大企業(yè)規(guī)范管理檔案庫房的需求，全面創(chuàng)新了檔案“收、管、存、用”的一體化智慧管理，使得國產軟硬件在檔案行業(yè)的升級應用得到升級，讓電子檔案管理更加安心、省心。

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　　泛普檔案管理系統(tǒng)的主要功能如下：

　　1、檔案的移交功能：

　　檔案的來源多種多樣，不同的檔案管理機構之間可能存在檔案的交換或轉移，同一組織內部的多個檔案管理機構之間也可能存在檔案交換或轉移，利用檔案管理系統(tǒng)，可快速準確定位檔案信息并確保檔案信息的嚴謹性和完整性。

　　2、檔案的校正功能：

　　檔案歸檔后，檔案信息是不允許輕易修改或變更的，但在檔案管理的實際活動中，因種種原因，可能需要對檔案的信息進行校正。利用檔案管理系統(tǒng)，可以高效、準確的校正檔案資料，節(jié)省了時間，提高了效率。

　　3、檔案的鑒定功能：

　　在檔案的保管利用過程中，檔案可能會發(fā)生損壞、遺失、過保存期限后調整保管期、密級調整或開放等各種情況，檔案管理系統(tǒng)會自動對檔案保管期進行校驗，對接近或已過保管期限的檔案，系統(tǒng)會自動提示相關業(yè)務人員。

　　4、檔案的保存功能：

　　由于采用高端信息數據庫技術作為強大支持，檔案管理系統(tǒng)中的數據可以自動安全的保存，即使中間出現問題也可通過備份數據庫還原出錯前的檔案信息，安全而且實用。

　　5、檔案的銷毀功能：

　　在檔案的保存和利用過程中，因種種原因，有些檔案需要銷毀。檔案的銷毀更須經過嚴格的權限控制和在嚴格的審批流程下進行。

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　　泛普檔案庫系統(tǒng)提供兩種銷毀方式：

　　(1)、徹底刪除方式，執(zhí)行這種銷毀方式后，系統(tǒng)將該檔案的記錄從數據庫中徹底刪除。

　　(2)、正常銷毀方式，執(zhí)行這種銷毀方式后，系統(tǒng)只是將該檔案打上銷毀標記，并未從數據庫中物理刪除該檔案記錄，但此后，該檔案將無法被利用，如無法被查閱、下載、復印等。

發(fā)布：2021-06-17 15:52    編輯：泛普軟件 · zhangshuyue    [打印此頁]    [關閉]