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固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫

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　　很多企業(yè)在引進固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)之前，基本上是依靠人工處理資產(chǎn)業(yè)務，各部門的資產(chǎn)采購數(shù)據(jù)、資產(chǎn)外借數(shù)據(jù)、資產(chǎn)調(diào)撥數(shù)據(jù)等都得通過人工記錄和統(tǒng)計，這就造成了企業(yè)在進行資產(chǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計時費時費力、數(shù)據(jù)傳遞速度慢、數(shù)據(jù)差錯率大的問題，對于企業(yè)管理者制定準確的固定資產(chǎn)采購計劃非常不利。

　　固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)準備是一項龐大而繁瑣的工作，所以企業(yè)越早進行越好。并且應該貫穿固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)項目實施的全過程。那么如何在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)上線前后分步驟地做好數(shù)據(jù)準備?

　　泛普認為，我們首先需要搞清楚有哪些數(shù)據(jù)需要準備：

　　我們清楚固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)實施所要準備的數(shù)據(jù)大致分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。

　　1)、靜態(tài)數(shù)據(jù)

　　靜態(tài)數(shù)據(jù)是指系統(tǒng)所需要的基礎數(shù)據(jù)，如資產(chǎn)基本信息、用戶部門數(shù)據(jù)、供應商數(shù)據(jù)、系統(tǒng)折舊體系、資產(chǎn)分類標準等。

　　靜態(tài)數(shù)據(jù)在整個數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時它是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎，管理員通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的唯一性。

　　2)、動態(tài)數(shù)據(jù)

　　動態(tài)數(shù)據(jù)是指每一項資產(chǎn)管理業(yè)務活動結束后產(chǎn)生的事務處理信息。例如資產(chǎn)盤點報表、資產(chǎn)維保統(tǒng)計、資產(chǎn)分布統(tǒng)計等。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時點來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。

　　動態(tài)數(shù)據(jù)在整個數(shù)據(jù)的生命周期中是一直變化的，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)在最初上線時，公司的動態(tài)數(shù)據(jù)被稱為期初數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)既包括上線時點所有固定資產(chǎn)庫存的數(shù)量、金額，遺失資產(chǎn)的數(shù)目，也包括未入庫的固定資產(chǎn)、未付款的采購資產(chǎn)等。

　　但不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動態(tài)數(shù)據(jù)，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中都必須是唯一的。為了確保數(shù)據(jù)的唯一性，就要給這些數(shù)據(jù)進行編碼工作。所以，在進行兩大類數(shù)據(jù)準備之前，另一項更基礎的工作必須先完成，那就是制定資產(chǎn)編碼規(guī)則。

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　　我們可以將數(shù)據(jù)的分類和數(shù)據(jù)準備的先后次序列表如下，并對每項數(shù)據(jù)設計一個收集表，下發(fā)到各部門，摸底調(diào)查。

　　在所有的數(shù)據(jù)中，固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的固定資產(chǎn)包含的范圍很廣，包括房屋建筑、辦公用品、機械設備、工具儀器和運輸設備等。固定資產(chǎn)分類則是根據(jù)資產(chǎn)的某些屬性對資產(chǎn)進行歸類，例如一個企業(yè)將其固定資產(chǎn)分為：土地房屋、通用設備、專用設備、交通運輸設備、電氣設備、通信設備、儀器設備、辦公設備等。所以要首先把工作重心放在固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)準備上。

　　制定編碼規(guī)則和完成基礎數(shù)據(jù)收集的規(guī)則：

　　在明確有哪些資產(chǎn)數(shù)據(jù)要準備后，就可以著手資產(chǎn)編碼的工作了。實際上，資產(chǎn)數(shù)據(jù)準備工作中最難的是制定資產(chǎn)編碼規(guī)則，這也是最占用時間的工作。一個考慮周全的資產(chǎn)編碼體系需要跨部門反復討論。不同的資產(chǎn)數(shù)據(jù)可能有不同的資產(chǎn)編碼結構，但必須遵循以下原則：

　　1)、唯一性

　　編碼必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。

　　2)、實用性

　　編碼應當符合企業(yè)的業(yè)務特點和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。

　　3) 、統(tǒng)一性

　　編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構成，任何對象在其整個生命周期內(nèi)標志碼應該保持不變，可采用順序碼作為二級代碼，以確保編碼的唯一性。

　　4) 、標準化

　　編碼需考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關國家、行業(yè)標準相吻合。例如使用國家標準所確定的資產(chǎn)分類作為資產(chǎn)碼。

　　5)、易用性

　　編碼需在計算機信息處理系統(tǒng)中得以實現(xiàn)，因此應當符合資產(chǎn)數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計算機處理。

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　　固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)牽涉到不同的部門，需要考慮資產(chǎn)管理現(xiàn)狀、資產(chǎn)業(yè)務流程、資產(chǎn)歷史數(shù)據(jù)等方方面面，所以合理組織人力和安排充足時間來完成固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫的前期搭建十分重要。

發(fā)布：2021-06-18 13:46    編輯：泛普軟件 · zhangshuyue    [打印此頁]    [關閉]