合同采購一體化管理如何提升項(xiàng)目效率

　　隨著企業(yè)信息化管理意識(shí)的提升，各種管理軟件應(yīng)運(yùn)而生，越來越多的企業(yè)希望能夠通過一套系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化管理。而合同項(xiàng)目一體化管理系統(tǒng)就是將合同、項(xiàng)目及收款通過自動(dòng)化聯(lián)動(dòng)的方式實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。

　　一、傳統(tǒng)的手工管理存在的問題

　　在發(fā)展壯大的過程中，立昂技術(shù)逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)手工管理模式容易造成信息滯后的現(xiàn)象，不僅影響工作效率的提升，造成企業(yè)成本的浪費(fèi)，還常常導(dǎo)致未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在的問題，對(duì)項(xiàng)目的成功實(shí)施造成一定的風(fēng)險(xiǎn)。

　　同時(shí)，立昂技術(shù)的很多項(xiàng)目都需要在客戶現(xiàn)場執(zhí)行，加大了項(xiàng)目監(jiān)控的難度。具體來說，立昂技術(shù)面臨的管理問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　1、由于缺乏信息化手段，每個(gè)合同項(xiàng)目的利潤只能在項(xiàng)目結(jié)束后通過手工進(jìn)行核算，沒有辦法實(shí)時(shí)獲知合同的利潤情況，缺乏對(duì)項(xiàng)目潛在風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)估提醒機(jī)制。

　　2、在合同執(zhí)行過程中，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際情況，材料采購清單在項(xiàng)目實(shí)施過程中會(huì)發(fā)生頻繁變更。在沒有引入信息化管理系統(tǒng)之前，立昂技術(shù)僅僅依靠Word、Excel等手工模式進(jìn)行材料清單的更改、審批等，存在信息不及時(shí)、變更核對(duì)處理時(shí)間過長等弊端，

　　影響到項(xiàng)目工作的正常開展，而材料的頻繁變更導(dǎo)致項(xiàng)目預(yù)算增長，不利于管理層對(duì)項(xiàng)目預(yù)算的把控。

　　3、由于項(xiàng)目在外辦公，公司管理人員及其他相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)只能通過項(xiàng)目人員提交的周報(bào)、月報(bào)了解到項(xiàng)目階段的信息，對(duì)于項(xiàng)目過程中出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)無法及時(shí)獲知，常常在項(xiàng)目出現(xiàn)問題后才進(jìn)行補(bǔ)救，對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施效率、實(shí)施質(zhì)量都造成影響。

泛普軟件合同采購一體化管理系統(tǒng)如何提升項(xiàng)目效率

　　二、泛普軟件合同采購一體化管理系統(tǒng)如何提升項(xiàng)目效率

　　1、明確本企業(yè)的構(gòu)建目標(biāo)

　　不同企業(yè)由于發(fā)展階段不同，所處的微觀環(huán)境不同，其企業(yè)內(nèi)部管理成熟度存在較大的差異。因此，必須結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)和管理現(xiàn)狀，明確系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)。一般初創(chuàng)企業(yè)或者數(shù)字化程度較低的企業(yè)，建議先實(shí)現(xiàn)線下管理的線上化，而有一定數(shù)字化實(shí)踐的企業(yè)，要多考慮部門間和相關(guān)社會(huì)化相關(guān)方的協(xié)作交互。

　　2、明確企業(yè)內(nèi)部的管理流程

　　數(shù)字化的前提是流程化，首先，必須聘請(qǐng)專業(yè)的咨詢機(jī)構(gòu)，對(duì)企業(yè)內(nèi)的管理流程進(jìn)行識(shí)別，梳理和確認(rèn)。其次，流程既要滿足企業(yè)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)等各方面管理要求，同時(shí)也要結(jié)合系統(tǒng)的目標(biāo)，如合同臺(tái)帳管理，履約管理，項(xiàng)目進(jìn)度管理等要求。

　　最后，要明確流程的步驟，控制點(diǎn)，上下節(jié)點(diǎn)，崗位以及人員等要素，與軟件開發(fā)公司達(dá)成一致。

　　3、建立信息編碼規(guī)則

　　未構(gòu)建數(shù)字系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)的信息資料一般都比較散亂，業(yè)主、合同、項(xiàng)目等數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的系統(tǒng)編碼。建立完善的信息分類以及編碼規(guī)則，如統(tǒng)一合同分類，業(yè)主編碼，合同號(hào)，項(xiàng)目工號(hào)等，是系統(tǒng)實(shí)施的重要保障。

　　4、選擇本地化專業(yè)的服務(wù)機(jī)構(gòu)

　　數(shù)字化系統(tǒng)的構(gòu)建是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜和持續(xù)的過程。因此，必須選擇對(duì)行業(yè)有較為深刻的理解，以及對(duì)管理體系以及系統(tǒng)開發(fā)和實(shí)施有相當(dāng)經(jīng)驗(yàn)的合作伙伴，這樣合作方可以迅速地理解企業(yè)的需求，而規(guī)范化的實(shí)施步驟能夠極大的降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。

　　而本地化的服務(wù)機(jī)構(gòu)在后續(xù)持續(xù)運(yùn)維過程中更能夠快速的響應(yīng)和及時(shí)的支持。

　　5、建立配套的管理制度

　　數(shù)字化的系統(tǒng)不能夠脫離管理制度運(yùn)行。企業(yè)內(nèi)部必須根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)營要求，出臺(tái)相應(yīng)的管理制度與之配襯。比如合同的管理制度，借閱制度，財(cái)務(wù)管理制度，圖紙管理制度，會(huì)議制度等。

　　數(shù)字化管理系統(tǒng)是法治取代人治的重要手段，可以讓企業(yè)快速建立標(biāo)準(zhǔn)，固化流程。利用數(shù)字化工具將所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一體化呈現(xiàn)，滿足各部門的業(yè)務(wù)分析和控制，實(shí)現(xiàn)由原來的流程+表格控制模式向合同、項(xiàng)目一體化數(shù)據(jù)控制模式的轉(zhuǎn)變。

發(fā)布：2022-08-15 15:43 編輯：泛普軟件 · liuzhihui [打印此頁] [關(guān)閉]

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