網(wǎng)上審批系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程重組如何避免無病呻吟？

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       業(yè)務(wù)流程重組無疑是網(wǎng)上審批系統(tǒng)項(xiàng)目中的一個(gè)重頭戲。不過可惜的是，不少企業(yè)在這個(gè)環(huán)節(jié)中容易走極端路線。要么就是太過于相信自己的管理流程，要么就是完全依賴于系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程。筆者認(rèn)為，走極端路線只會(huì)將網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)引向失敗的深淵。在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組過程中，應(yīng)該采取措施有效的避免無病呻吟的現(xiàn)象。簡單的說，就是如果企業(yè)現(xiàn)在使用的流程是合理的，那么就應(yīng)該有所堅(jiān)持。具體的說，可以從如下幾個(gè)方面出發(fā)。

　　一、“有病”、“無病”該如何判斷？

　　要做到不無病呻吟，首先需要確認(rèn)的是，哪些流程是“有病”的，哪些流程則是“無病”的。說實(shí)話，要對此做出合理的判斷，確實(shí)有一定的難度。筆者這里就介紹一個(gè)簡單的方法，以供大家參考。

　　在網(wǎng)上審批系統(tǒng)項(xiàng)目推進(jìn)過程中，項(xiàng)目管理員手中一般會(huì)有兩份流程文檔，分別為企業(yè)現(xiàn)在使用的流程說明書和系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程?，F(xiàn)在項(xiàng)目管理員所要做的就是將這兩份流程進(jìn)行對比，找出有差異的地方。然后跟相關(guān)用戶開會(huì)討論，為什么會(huì)存在這個(gè)差異。或者說，這個(gè)差異對企業(yè)的管理是否有存在的價(jià)值。通過這個(gè)討論，可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有流程存在的漏洞。然后再根據(jù)企業(yè)現(xiàn)在的實(shí)際情況，來判斷這個(gè)漏洞是否會(huì)給企業(yè)帶來不必要的損失。如果會(huì)的話，那么企業(yè)所使用的操作流程就是“病態(tài)”的，需要重新設(shè)計(jì)或者就按標(biāo)準(zhǔn)流程來操作。如果不會(huì)造成損失，那么就是杞人憂天，不需要“無病呻吟”。

　　筆者以采購訂單收貨數(shù)量控制為例。在標(biāo)準(zhǔn)流程中，一般要求物料收貨的數(shù)量不能夠超過采購訂單中的數(shù)量。而企業(yè)現(xiàn)在的管理模式則允許超收情況的存在。那么如何評論哪個(gè)流程是合理的呢？此時(shí)項(xiàng)目管理員不能夠偏聽偏信。而應(yīng)該仔細(xì)分析這兩個(gè)流程的差異。經(jīng)過分析可以發(fā)現(xiàn)，兩個(gè)流程的主要區(qū)別在于收貨數(shù)量是否可以大于采購數(shù)量的控制上。企業(yè)現(xiàn)有的流程是允許的或者說沒有這方面的控制。而標(biāo)準(zhǔn)操作流程則是不允許的。此時(shí)項(xiàng)目管理員就需要跟相關(guān)用戶進(jìn)行協(xié)商，根據(jù)實(shí)際情況來判斷。如企業(yè)可能跟供應(yīng)商有協(xié)議，采取供應(yīng)商庫存的管理方式。即不按采購訂單或者收貨數(shù)量來付款，而是根據(jù)企業(yè)實(shí)際使用的數(shù)量來進(jìn)行結(jié)賬。在這種情況下，無疑企業(yè)現(xiàn)在的操作流程更加的合適。

　　可見，某個(gè)流程是否“有病”，項(xiàng)目管理員說了不算，實(shí)施顧問說了也不算。主要還是要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來進(jìn)行判斷。對實(shí)際操作流程與標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對比，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有流程的不足之處。然后再對這個(gè)不足之處進(jìn)行評估。有時(shí)候雖然流程有不足，但是并不一定會(huì)給企業(yè)造成損失。對于這一點(diǎn)，項(xiàng)目管理員要有充分的認(rèn)識。

　　二、無病呻吟不如采取預(yù)防措施

　　如果經(jīng)過上面的評估，發(fā)現(xiàn)企業(yè)實(shí)際操作流程與系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)流程有差入，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況評估發(fā)現(xiàn)這個(gè)差入不會(huì)給企業(yè)造成損失。此時(shí)就可以認(rèn)為企業(yè)現(xiàn)在操作的流程是合理的，不需要進(jìn)行更改。此時(shí)項(xiàng)目管理員該做些什么事呢？筆者認(rèn)為，還需要注意如下內(nèi)容。

　　一是為了安全起見，需要將這個(gè)可能存在的安全隱患記錄下來。因?yàn)槠髽I(yè)現(xiàn)在可能不會(huì)存在這種情況。但是也許在幾年之后就會(huì)出現(xiàn)一些情況，給企業(yè)造成漏洞。像上面這個(gè)案例。也許幾年之后，某些供應(yīng)商會(huì)變得比較強(qiáng)勢，要求企業(yè)必須按收貨的數(shù)量結(jié)賬。此時(shí)顯然就需要采取標(biāo)準(zhǔn)流程。如果在前期評估時(shí)，能夠?qū)⑦@些內(nèi)容記錄清楚。那么在以后遇到這種情況時(shí)，就不需要在重新評估或者學(xué)習(xí)。直接拿來設(shè)置即可。

　　二是需要將相關(guān)的情況向用戶進(jìn)行說明。上面筆者談到過，實(shí)施顧問或者項(xiàng)目管理員都無法判斷這個(gè)流程是否合理。只有一線的用戶才能夠了解具體情況，才能夠判斷流程是否合乎規(guī)范。為此如果企業(yè)堅(jiān)持使用企業(yè)現(xiàn)有的操作流程，而放棄標(biāo)準(zhǔn)流程，那么項(xiàng)目管理員應(yīng)該將其中的利害關(guān)系跟相關(guān)用戶說清楚。特別是要強(qiáng)調(diào)，如果堅(jiān)持使用企業(yè)的現(xiàn)有的流程可能會(huì)造成的安全隱患，或者必須要滿足的條件。如此的話，如果后續(xù)情況發(fā)生改變的話，則他們也可以進(jìn)行判斷，是否需要對現(xiàn)有的流程進(jìn)行調(diào)整。

　　三是對于標(biāo)準(zhǔn)流程如何操作，項(xiàng)目管理員也應(yīng)該心中有數(shù)。實(shí)施顧問在企業(yè)上線之后，就會(huì)拍拍屁股走人了。后續(xù)如果企業(yè)要使用標(biāo)準(zhǔn)流程來操作，則需要項(xiàng)目管理員自己來摸索。他們不會(huì)再提供免費(fèi)的服務(wù)。為了以防萬一，如果企業(yè)不走標(biāo)準(zhǔn)流程，那么項(xiàng)目管理員至少應(yīng)該知道，如果是要按標(biāo)準(zhǔn)操作的話，系統(tǒng)中應(yīng)該如何設(shè)置、相關(guān)操作有如何變化。等到以后情況真的發(fā)生改變時(shí)，可以自己來進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)置和員工的培訓(xùn)。而不需要支付額外的費(fèi)用，從而節(jié)省企業(yè)的項(xiàng)目成本。

　　三、無病的流程也需要進(jìn)行強(qiáng)化

　　人即使沒有得乙肝，也許要打疫苗來進(jìn)行強(qiáng)化。其實(shí)在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中也是這個(gè)道理。即使企業(yè)現(xiàn)在的使用的流程是合理的，是符合企業(yè)的實(shí)際情況的，項(xiàng)目管理員也需要進(jìn)行不斷的強(qiáng)化。具體的說，可以按如下的方式來操作。

　　一是要定期查看系統(tǒng)是否按照流程來操作。雖然說上了網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)，企業(yè)仍然按照原先的流程來辦事。但是這并不能夠說明所有的用戶都在按照這個(gè)流程辦事情。有可能原先規(guī)定的流程就與企業(yè)用戶的操作不一致，或者新員工的加入不熟悉企業(yè)的操作流程等原因，都有可能是的流程的規(guī)定與實(shí)際的操作不符的情況。為此項(xiàng)目管理員仍然需要定期的抽查用戶的操作，是否與流程規(guī)定的相一致。做到說寫做一致，這是保障網(wǎng)上審批系統(tǒng)項(xiàng)目成功的必要條件之一。

　　二是要對流程進(jìn)行培訓(xùn)。筆者一般會(huì)建議企業(yè)，每一年至少對企業(yè)的老員工進(jìn)行一次流程方面的培訓(xùn)。對于新員工，則在上崗之前就需要進(jìn)行培訓(xùn)。而且培訓(xùn)之后需要進(jìn)行考核，以確認(rèn)用戶確實(shí)掌握了這個(gè)流程。通過流程的考核，不僅可以培養(yǎng)用戶流程的理念，而且還可以借此熟悉網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)的操作思路。

　　三是雖然不需要無病呻吟，但是對于合理的流程也許要進(jìn)行優(yōu)化。如隨著網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)應(yīng)用的深入，有些工作其實(shí)可以交給系統(tǒng)來操作，從而簡化原先手工作業(yè)的流程。如對于采購訂單的審核，以前采購經(jīng)理需要確認(rèn)采購訂單的價(jià)格是否符合規(guī)定。如果在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中設(shè)置了比較嚴(yán)格的價(jià)格審批程序（如規(guī)定采購員在下采購訂單時(shí)最多只能夠在標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格上上浮10%），此時(shí)就可以將價(jià)格的審批交由系統(tǒng)來把關(guān)。采購經(jīng)理可以關(guān)注其他更加重要的內(nèi)容。在這種情況下，如果仍然沿用以前手工的流程（依次確認(rèn)采購價(jià)格是否超過10%的限制），未嘗不可。但是顯然沒有多大的必要。此時(shí)雖然原先的流程是合理的，但是仍然可以對這個(gè)流程進(jìn)行優(yōu)化，以減少采購訂單審核的工作量，提高工作效率。