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條條道路通羅馬 總分公司模式解網(wǎng)上審批系統(tǒng)難題
條條道路通羅馬。在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)實施過程中,如果某條路走不通,選擇換一個角度再看看,或許就會有意外的收獲??偡止緲I(yè)務解決方案,就是其中的一個代表。在這篇文章中,筆者就以實際案例為背景,談談如何通過總分公司這個作業(yè)方案來解決系統(tǒng)使用過程中的難題。
案例一:同一個供應商不同采購員負責
業(yè)務背景介紹:
這是一家從事五金工具生產(chǎn)的企業(yè),其主要的客戶是各大超市與專賣店。對于這家企業(yè),其有一個特點,即采購金額特別大。其實供應商并不是很多。為此就遇到一個難題:不同的采購員有時候會向同一個供應商進行采購。如現(xiàn)在這家供應商同時生產(chǎn)螺絲刀和鉗子。企業(yè)在給業(yè)務員分配采購任務時,分別有采購員甲和采購員乙來分別采購螺絲刀和鉗子。在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中,根據(jù)采購計劃轉換采購訂單時,會根據(jù)供應商基本信息中的定義自動生成采購訂單。在這個作業(yè)中,還會自動帶出采購員。但是通常情況下,一個供應商只能夠關聯(lián)一個采購員。而現(xiàn)在這家供應商又有兩個采購員來負責。遇到這種需求,該如何處理呢?
有些實施顧問會想到,可以取不同的名字。即再虛設一個供應商的名字。這么做雖然可以解決采購員與供應商之間的對應關系,但是又會出現(xiàn)新的問題。如在生成應付帳款或者在采購金額統(tǒng)計時,就會出錯。需要手工的再進行應付帳款的合并等作業(yè)。這無疑會增加不比要的工作量。
解決方案:
其實遇到這種情況,完全可以通過總分公司的方案來解決。如現(xiàn)在可以將這家供應商設置為一個總公司,然后下面虛設兩家分公司,分別對應不同的采購員與原材料信息。在系統(tǒng)基本設置中,可以設置這兩家分公司向總公司付款。如此的話,一切問題都解決了。
在生成采購訂單時,系統(tǒng)會帶出在原材料基本信息出定義的供應商,采購員也是這個供應商所對應的采購員。這也就是說,生成后的采購訂單,用戶不用再手工調整采購員的信息。系統(tǒng)自動帶出來的就是正確的信息。
在應付帳款作業(yè)中,由于系統(tǒng)設置的是向總公司付款,為此應付帳款憑證上,就會將這兩個不同采購業(yè)務進行自動合并到一家供應商的應付帳款中。也就是說,應付帳款上的供應商信息,顯示的是總公司的信息,而不是分公司的。
案例二:外貿(mào)型企業(yè)中以進出口公司作為中間人
業(yè)務背景介紹:
國家加入了WTO之后,外貿(mào)型的生產(chǎn)企業(yè)越來越多。他們?yōu)榱烁鞣N原因(如避稅或者管理的需要),往往會獨立的設置一家外貿(mào)公司。所有出口的業(yè)務都是有這家外貿(mào)公司來完成的。但是外貿(mào)企業(yè)與生產(chǎn)企業(yè)其實就是一家人?;蛘哒f,從管理實質上來講,這個外貿(mào)企業(yè)只是生產(chǎn)企業(yè)下面的一個部門。但是從業(yè)務本質上來看,這家外貿(mào)企業(yè)才是生產(chǎn)企業(yè)的客戶。生產(chǎn)企業(yè)從外貿(mào)企業(yè)接單,然后將貨物賣給外貿(mào)企業(yè),并向外貿(mào)企業(yè)開具發(fā)票并向其收貨款。但是實際上,問題并沒有這么簡單。因為作為生產(chǎn)企業(yè)來說,其需要統(tǒng)計各個客戶(不是外貿(mào)企業(yè))的訂單金額、出貨金額等等。也就是說,其相關的統(tǒng)計,是站在最終客戶的角度,而不是外貿(mào)企業(yè)的角度。所以在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)實施過程中,并不能夠簡單的將外貿(mào)企業(yè)作為一個客戶來對待。
解決方案:
如果企業(yè)遇到這種業(yè)務,那么筆者建議企業(yè)采用總分公司的方案來解決。其實解決問題的思路也比較簡單明了。即在生產(chǎn)企業(yè),可以將這家外貿(mào)公司當作企業(yè)的客戶,不過是將其設置為總公司。然后將這些真實的客戶設置為這家總公司的分公司。在銷售訂單中,采取的是分公司的信息。不過再后續(xù)的應收帳款中,可以設置多級科目。將總公司設置為一級科目,然后將各個客戶設置為明細客戶。如此的話,就可以解決這個業(yè)務所遇到的相關問題。
在統(tǒng)計銷售訂單金額時,從分公司的角度來進行統(tǒng)計。此時得到的結果就是終端客戶所下單或者出貨的金額。而在應收帳款中,其實際面對的是外貿(mào)企業(yè)(客戶先將貨款打到外貿(mào)企業(yè)的帳上,然后再將其轉到生產(chǎn)企業(yè)的帳上)。通過總公司付款業(yè)務,應收帳款上顯示的付款方也是外貿(mào)企業(yè)。這就與財務核算的需求一致。同時由于應收帳款憑證上也有具體客戶的信息,在追蹤時也可以追蹤到終端客戶。
案例三:向A公司采購,卻向B公司付款
業(yè)務背景介紹:
在國內(nèi),對于采購的環(huán)節(jié)控制的其實還不是很嚴格。在實際工作中,經(jīng)常會遇到向A公司采購,卻向B公司付款的業(yè)務。如現(xiàn)在某家公司,采購訂單上顯示的是A公司的名字,但是對放開過來的發(fā)票卻是B公司的,而且也是向B公司付款。從法律法規(guī)上來講,這是擦邊球。其實這A、B兩家公司可能都是一個老板。可能是A公司這個月的銷項稅額太多了,沒有這么多的進項稅額抵扣。為此就將這筆業(yè)務以B公司的名義來做,將發(fā)票臺頭開了B公司。
解決方案:
如果從標準作業(yè)流程來說,這個需求是無法實現(xiàn)的。因為在生成應付帳款時,要求采購訂單、入庫單、發(fā)票等原始單據(jù)一致。而現(xiàn)在采購訂單與發(fā)票明顯是不一致的。在以前,如果遇到這種情況的話,可能需要通過意外作業(yè)的形式化來處理。即將原先的這一筆應付帳款指定結束掉,然后再手工開一筆應付帳款。顯然,這就使得采購訂單與應收帳款之間脫離了關系,不利于后續(xù)的查詢與追蹤。
其實遇到這種需求時,通過總分公司這個作業(yè)來解決,也是相當簡單的一個事情。原理很簡單,將A公司設置為總公司,將B公司設置為分公司。然后在付款時,讓用戶根據(jù)實際情況選擇,是向A公司付款還是向B公司付款。不過這里需要注意的是,企業(yè)如果這么操作具有一定的法律風險。這還要看企業(yè)的當?shù)氐亩悇詹块T控制的嚴不嚴。畢竟這是在鉆法律的控制。如果法律控制的比較嚴格,那么還需要對采購訂單進行調整,更改采購訂單的供應商。不過由于在這個階段,往往收貨作業(yè)已經(jīng)發(fā)生。此時如果需要更改采購訂單,就需要花費比較大的工作量。如需要先做退貨處理。然后在更改供應商、再收貨,再生成應付帳款。此時就可以做到采購訂單、發(fā)票、收貨單與應付帳款等單據(jù)一致。
另外筆者在提一句,在實際工作中遇到這種需求還有另外一種解決方案。一種是通過委托收款業(yè)務來解決。這跟現(xiàn)在淘寶網(wǎng)上購物委托收款相似。讓A供應商出一個書面的證明,將這筆款付款B公司。這是手工操作的思路。如果在網(wǎng)上審批系統(tǒng)系統(tǒng)中,則需要通過應付帳款轉移來解決。即先利用A公司的采購單與入庫記錄生成應付帳款憑證。然后再通過應付帳款轉移作業(yè),將這筆應付帳款轉移到B公司帳戶下。
具體采用什么樣的措施,主要還是要看企業(yè)的實際情況。如果這種業(yè)務發(fā)生的比較頻繁,筆者認為通過總分公司的解決方案來實現(xiàn)比較合適。如果這個業(yè)務發(fā)生的比較少,一年難得遇到幾次,則可以通過應付帳款的轉移作業(yè)來實現(xiàn)。畢竟應付帳款轉移,需要多一個步驟。如果業(yè)務量多的話,會降低工作效率。而采用總分公司的話,只是對一個選擇的動作,其工作量相對來說,并不會增加很多。
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