如何利用OA管理系統(tǒng)降低企業(yè)運營成本

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　　隨著信息化的發(fā)展，很多企業(yè)利用OA辦公系統(tǒng)的電子化分類存儲、無紙化借閱操作，減少文件管理的“麻煩”，提高效率。特別是在OA系統(tǒng)提供程序中。

　　一、利用OA管理系統(tǒng)進行檔案管理

　　1、檔案信息存儲

　　在OA系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理中，可以實現(xiàn)文件管理的全過程信息化。通過將信息輸入系統(tǒng)，您可以隨時在線上傳、編輯、查看和刪除文件，而不受時間和地理限制，并支持批量完成。新建時，您可以詳細填寫名稱、編號、保管期限、所屬文件/卷庫、組卷年，并通過附件上傳封面和相關(guān)資料。

　　2、容易保存管理資料文件

　　隨著企業(yè)的進一步發(fā)展，存儲在系統(tǒng)內(nèi)的文件可能會失去價值，需要銷毀，但在銷毀過程中可能會出現(xiàn)總是找不到銷毀痕跡的問題，可能會出現(xiàn)無法恢復(fù)錯誤銷售文件的問題，給歸檔工作帶來很大的麻煩。在OA系統(tǒng)的文件管理內(nèi)，這個問題很容易解決，文件的所有操作日志都可以在系統(tǒng)中查詢，責(zé)任可以交給人。如果文件被錯誤破壞，可以恢復(fù)。鑒定文件時，查看該文件的基本情況，填寫鑒定意見書，系統(tǒng)會自動匯款到鑒定日志。確保重要文件不丟失，不損壞，管理方便。

　　3、電子信息貸款流程

　　電子貸款管理流程更加規(guī)范，不僅要使用，還要得到批準，整個貸款流程都受到嚴格監(jiān)控。多久，還不清楚。通過OA系統(tǒng)的流程化，如果有貸款需求，可以直接在線申請，指定貸款時間和返還時間，相關(guān)人士可以通過“貸款批準”列表獲得批準。通過“我的貸款”可以查看批準和過去的貸款記錄。通過貸款記錄可以確認全體人員的貸款情況及返還情況。

　　4、紙質(zhì)文件借用、返還過程化

　　記錄室的所有紙質(zhì)文件，無論是貸款還是返還，都要經(jīng)過OA的電子過程批準，借款人、借的文件、什么時候還的信息都要一一記錄在系統(tǒng)中，隨時檢查。另外，通過電子表格，您可以根據(jù)關(guān)鍵詞過濾文件，通過一個按鈕“大量貸款”獲得數(shù)十份文件。麻煩，不能成為文書工作的代名詞。OA系統(tǒng)文件管理的綜合“日志”跟蹤、方便的權(quán)限管理、無紙化貸款申請繁瑣地細分，簡化了文件管理。

　　5、全過程記錄返回

　　OA全過程電子化的過程控制可以智能地控制文件的整個貸款過程。所有租賃的文件都可以由管理員直接通過系統(tǒng)的帳簿頁面監(jiān)控返還情況，即將過期或過期的文件將以彩色塊直接顯示可以隨時查看文檔貸款管理記錄。通過智能報告系統(tǒng)和電子表單，文件管理員和上級負責(zé)人可以隨時在OA報告門戶網(wǎng)站上了解不同的時間，并了解組織內(nèi)不同的文件管理情況?？梢源_認文件詳細信息，了解具體的數(shù)據(jù)分析情況。包括各種文件的貸款頻率、多少逾期返還、違規(guī)使用次數(shù)、各種文件的數(shù)量比率等。

　　二、利用OA系統(tǒng)管理企業(yè)運營成本的策略

　　未來 OA 系統(tǒng)將會朝智慧型、多元化的方向發(fā)展，也將會在企業(yè)管理中展現(xiàn)出更多的優(yōu)勢。在現(xiàn)階段，企業(yè)管理想要進一步利用 OA 系統(tǒng)提升管理效率，還需要做好以下幾個方面的工作。

　　1?、建立完善的規(guī)章制度

　　OA 系統(tǒng)平臺的使用者往往涵蓋了企業(yè)內(nèi)部的每一個員工，涉及到各個部門以及人員。在眾多使用者的系統(tǒng)內(nèi)，企業(yè)管理者需要進一步建立完善的規(guī)章制度，具體做法為： ①要進一步明確 OA 系統(tǒng)的運行規(guī)則、實施細則，實現(xiàn)對相關(guān)標準的細化和明確;②要進一步明確 OA 系統(tǒng)的賬戶等級體系，根據(jù)管理需求選擇性進行信息共享，確保信息有效，并正確利用，避免信息過度曝光;③要建立好流程與真實管理之間的配合機制，確保各部門及人員能夠充分配合協(xié)調(diào)，另一方面，部門管理者要帶頭堅持使用 OA 系統(tǒng)辦公，并且積極將 OA 流程與管理手段聯(lián)系起來，使之成為工作習(xí)慣，促進 OA 系統(tǒng)迅速被應(yīng)用起來。

　　2?、注重對數(shù)據(jù)的深入管理

　　隨著 OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用的時間越來越長，所累積的企業(yè)管理信息和數(shù)據(jù)將會越來越多。企業(yè)管理者必須要重視對這些數(shù)據(jù)、信息進行如下深入管理：①數(shù)據(jù)安全管理，主要包括信息的保存問題，應(yīng)當(dāng)確保當(dāng)前系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)保存安全，對于一定期限以內(nèi)的信息和數(shù)據(jù)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行轉(zhuǎn)移和整理;②要對數(shù)據(jù)進行知識管理，特別是企業(yè) OA 系統(tǒng)升級更換過程中，要對歷史數(shù)據(jù)進行有機的整合，做好數(shù)據(jù)、信息的整合工作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無痕錄入。

　　3?、全面的人員培訓(xùn)

　　基于 OA 系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部使用的廣泛性，企業(yè)必須要進一步加強對全體人員的 OA 系統(tǒng)培訓(xùn)工作。在企業(yè) OA 系統(tǒng)的設(shè)計方面，企業(yè)管理者須將易于操作、人性化作為一個評判指標，進一步簡化操作難度，這樣在后續(xù)的人員培訓(xùn)方面也會相對更簡單，同時在實踐過程中也容易獲得更高的效率;另一方面，在培訓(xùn)管理過程中，應(yīng)當(dāng)重視對員工的持續(xù)性培訓(xùn)，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用實際情況進行不定期的人員培訓(xùn)?？刹捎檬谡n和現(xiàn)場培訓(xùn)的方式進行，針對不同的管理層級(高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶)和不同的用戶權(quán)限(系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理)制訂相應(yīng)的培訓(xùn)方案。對于普通職員，則重要培訓(xùn) OA 理論、操作、采集數(shù)據(jù)、錄入數(shù)據(jù)等，對于管理層則還需要培訓(xùn)數(shù)據(jù)分析、管理策略等。通過與實踐管理相結(jié)合，提升員工對 OA 系統(tǒng)的綜合認識，使其能夠積極主動參與進來，最終才能達到提升企業(yè)管理效率的目的。

　　與傳統(tǒng)信息化管理系統(tǒng)相比，泛普軟件做為一個無代碼企業(yè)管理系統(tǒng)搭建工具，不需要依賴IT技術(shù)人員，企業(yè)普通員工也可以通過”拖拉拽“的形式，在3~5天時間內(nèi)快速搭建一個應(yīng)用，即搭即用，極大地縮短了應(yīng)用交付時間，免除了傳統(tǒng)軟件開發(fā)需求大量堆積的弊端。此外，通過泛普軟件，企業(yè)不僅搭建應(yīng)用更加便捷，還可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)隨時需要更改應(yīng)用，即改即用。這些優(yōu)勢是傳統(tǒng)信息化管理工具所不具備的。