如何利用OA管理系統(tǒng)降低企業(yè)運(yùn)營成本

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　隨著信息化的發(fā)展，很多企業(yè)利用OA辦公系統(tǒng)的電子化分類存儲(chǔ)、無紙化借閱操作，減少文件管理的“麻煩”，提高效率。特別是在OA系統(tǒng)提供程序中。

　　一、利用OA管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理

　　1、檔案信息存儲(chǔ)

　　在OA系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理中，可以實(shí)現(xiàn)文件管理的全過程信息化。通過將信息輸入系統(tǒng)，您可以隨時(shí)在線上傳、編輯、查看和刪除文件，而不受時(shí)間和地理限制，并支持批量完成。新建時(shí)，您可以詳細(xì)填寫名稱、編號(hào)、保管期限、所屬文件/卷庫、組卷年，并通過附件上傳封面和相關(guān)資料。

　　2、容易保存管理資料文件

　　隨著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)的文件可能會(huì)失去價(jià)值，需要銷毀，但在銷毀過程中可能會(huì)出現(xiàn)總是找不到銷毀痕跡的問題，可能會(huì)出現(xiàn)無法恢復(fù)錯(cuò)誤銷售文件的問題，給歸檔工作帶來很大的麻煩。在OA系統(tǒng)的文件管理內(nèi)，這個(gè)問題很容易解決，文件的所有操作日志都可以在系統(tǒng)中查詢，責(zé)任可以交給人。如果文件被錯(cuò)誤破壞，可以恢復(fù)。鑒定文件時(shí)，查看該文件的基本情況，填寫鑒定意見書，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匯款到鑒定日志。確保重要文件不丟失，不損壞，管理方便。

　　3、電子信息貸款流程

　　電子貸款管理流程更加規(guī)范，不僅要使用，還要得到批準(zhǔn)，整個(gè)貸款流程都受到嚴(yán)格監(jiān)控。多久，還不清楚。通過OA系統(tǒng)的流程化，如果有貸款需求，可以直接在線申請(qǐng)，指定貸款時(shí)間和返還時(shí)間，相關(guān)人士可以通過“貸款批準(zhǔn)”列表獲得批準(zhǔn)。通過“我的貸款”可以查看批準(zhǔn)和過去的貸款記錄。通過貸款記錄可以確認(rèn)全體人員的貸款情況及返還情況。

　　4、紙質(zhì)文件借用、返還過程化

　　記錄室的所有紙質(zhì)文件，無論是貸款還是返還，都要經(jīng)過OA的電子過程批準(zhǔn)，借款人、借的文件、什么時(shí)候還的信息都要一一記錄在系統(tǒng)中，隨時(shí)檢查。另外，通過電子表格，您可以根據(jù)關(guān)鍵詞過濾文件，通過一個(gè)按鈕“大量貸款”獲得數(shù)十份文件。麻煩，不能成為文書工作的代名詞。OA系統(tǒng)文件管理的綜合“日志”跟蹤、方便的權(quán)限管理、無紙化貸款申請(qǐng)繁瑣地細(xì)分，簡(jiǎn)化了文件管理。

　　5、全過程記錄返回

　　OA全過程電子化的過程控制可以智能地控制文件的整個(gè)貸款過程。所有租賃的文件都可以由管理員直接通過系統(tǒng)的帳簿頁面監(jiān)控返還情況，即將過期或過期的文件將以彩色塊直接顯示可以隨時(shí)查看文檔貸款管理記錄。通過智能報(bào)告系統(tǒng)和電子表單，文件管理員和上級(jí)負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)在OA報(bào)告門戶網(wǎng)站上了解不同的時(shí)間，并了解組織內(nèi)不同的文件管理情況?？梢源_認(rèn)文件詳細(xì)信息，了解具體的數(shù)據(jù)分析情況。包括各種文件的貸款頻率、多少逾期返還、違規(guī)使用次數(shù)、各種文件的數(shù)量比率等。

　　二、利用OA系統(tǒng)管理企業(yè)運(yùn)營成本的策略

　　未來 OA 系統(tǒng)將會(huì)朝智慧型、多元化的方向發(fā)展，也將會(huì)在企業(yè)管理中展現(xiàn)出更多的優(yōu)勢(shì)。在現(xiàn)階段，企業(yè)管理想要進(jìn)一步利用 OA 系統(tǒng)提升管理效率，還需要做好以下幾個(gè)方面的工作。

　　1?、建立完善的規(guī)章制度

　　OA 系統(tǒng)平臺(tái)的使用者往往涵蓋了企業(yè)內(nèi)部的每一個(gè)員工，涉及到各個(gè)部門以及人員。在眾多使用者的系統(tǒng)內(nèi)，企業(yè)管理者需要進(jìn)一步建立完善的規(guī)章制度，具體做法為： ①要進(jìn)一步明確 OA 系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)則、實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化和明確;②要進(jìn)一步明確 OA 系統(tǒng)的賬戶等級(jí)體系，根據(jù)管理需求選擇性進(jìn)行信息共享，確保信息有效，并正確利用，避免信息過度曝光;③要建立好流程與真實(shí)管理之間的配合機(jī)制，確保各部門及人員能夠充分配合協(xié)調(diào)，另一方面，部門管理者要帶頭堅(jiān)持使用 OA 系統(tǒng)辦公，并且積極將 OA 流程與管理手段聯(lián)系起來，使之成為工作習(xí)慣，促進(jìn) OA 系統(tǒng)迅速被應(yīng)用起來。

　　2?、注重對(duì)數(shù)據(jù)的深入管理

　　隨著 OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用的時(shí)間越來越長，所累積的企業(yè)管理信息和數(shù)據(jù)將會(huì)越來越多。企業(yè)管理者必須要重視對(duì)這些數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行如下深入管理：①數(shù)據(jù)安全管理，主要包括信息的保存問題，應(yīng)當(dāng)確保當(dāng)前系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)保存安全，對(duì)于一定期限以內(nèi)的信息和數(shù)據(jù)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)移和整理;②要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行知識(shí)管理，特別是企業(yè) OA 系統(tǒng)升級(jí)更換過程中，要對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)的整合，做好數(shù)據(jù)、信息的整合工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無痕錄入。

　　3?、全面的人員培訓(xùn)

　　基于 OA 系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部使用的廣泛性，企業(yè)必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)全體人員的 OA 系統(tǒng)培訓(xùn)工作。在企業(yè) OA 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面，企業(yè)管理者須將易于操作、人性化作為一個(gè)評(píng)判指標(biāo)，進(jìn)一步簡(jiǎn)化操作難度，這樣在后續(xù)的人員培訓(xùn)方面也會(huì)相對(duì)更簡(jiǎn)單，同時(shí)在實(shí)踐過程中也容易獲得更高的效率;另一方面，在培訓(xùn)管理過程中，應(yīng)當(dāng)重視對(duì)員工的持續(xù)性培訓(xùn)，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)際情況進(jìn)行不定期的人員培訓(xùn)?？刹捎檬谡n和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的方式進(jìn)行，針對(duì)不同的管理層級(jí)(高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶)和不同的用戶權(quán)限(系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理)制訂相應(yīng)的培訓(xùn)方案。對(duì)于普通職員，則重要培訓(xùn) OA 理論、操作、采集數(shù)據(jù)、錄入數(shù)據(jù)等，對(duì)于管理層則還需要培訓(xùn)數(shù)據(jù)分析、管理策略等。通過與實(shí)踐管理相結(jié)合，提升員工對(duì) OA 系統(tǒng)的綜合認(rèn)識(shí)，使其能夠積極主動(dòng)參與進(jìn)來，最終才能達(dá)到提升企業(yè)管理效率的目的。

　　與傳統(tǒng)信息化管理系統(tǒng)相比，泛普軟件做為一個(gè)無代碼企業(yè)管理系統(tǒng)搭建工具，不需要依賴IT技術(shù)人員，企業(yè)普通員工也可以通過”拖拉拽“的形式，在3~5天時(shí)間內(nèi)快速搭建一個(gè)應(yīng)用，即搭即用，極大地縮短了應(yīng)用交付時(shí)間，免除了傳統(tǒng)軟件開發(fā)需求大量堆積的弊端。此外，通過泛普軟件，企業(yè)不僅搭建應(yīng)用更加便捷，還可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)隨時(shí)需要更改應(yīng)用，即改即用。這些優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)信息化管理工具所不具備的。