精細化管理的基礎(chǔ)——表單模板

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花費大量的精力建立了厚厚的標準化操作手冊，但是如果不能找到簡單有效的落實方法，也是紙上談兵，不能落地。特別是大規(guī)模重復(fù)的流程，復(fù)雜的地方不是流程的優(yōu)化，而是如何找到易于落實的機制，讓最佳實踐能變成所有人的行為，使流程變得易于操作，才是問題的關(guān)鍵。

“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單IT化”，充分說明了從流程的設(shè)計到流程的執(zhí)行落地的發(fā)展趨勢。但是實際情況是，在工作同時，鮮少有人會頻繁地翻看看厚厚的操作手冊，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者來說，必須將指導(dǎo)融入到業(yè)務(wù)操作過程中去，結(jié)合到具體操作的表單模板上，并輔助相應(yīng)的IT工具支持，才能使流程變得可操作和可落地。

表單模板的設(shè)計體現(xiàn)了企業(yè)的精細化管理水平，其設(shè)計有以下關(guān)鍵要點：

第一，通過表單模板設(shè)計，落實管理要求和流程優(yōu)化思路

我們以某企業(yè)品牌傳播推廣管理為例，該企業(yè)面臨的問題在品牌的傳播和推廣方面，對同一品牌傳播推廣主題不統(tǒng)一，線上線下活動之間不協(xié)同，總部策劃的活動和區(qū)域活動之間存在的沖突等，這樣會浪費大量的營銷資源。通過對問題的分析，確定流程的改進目標：實現(xiàn)品牌的一體化管理，自上而下保證品牌管理的一致性;并決定重點從年度計劃制定流程著手進行改進。先在公司發(fā)展戰(zhàn)略中確定品牌定位和發(fā)展目標，接下來根據(jù)品牌調(diào)研情況確定未來的品牌傳播推廣主題和策略，依據(jù)品牌傳播主題，由媒介、品牌推廣、公關(guān)、銷售等部門一起討論形成下一年的品牌傳播推廣項目計劃。(如表1)顯示了該企業(yè)品牌傳播推廣年度計劃制定的模板示例。通過這個表單，圍繞該品牌既定的品牌傳播推廣主題，制定年度項目計劃。從區(qū)域和時間跨度上，檢查廣告、公關(guān)、路演、促銷等線上線下活動的配合和協(xié)同，從而達成整合營銷的目的;另一方面，通過項目目標和預(yù)算的對比可以分析不同活動的投入產(chǎn)出，為提高營銷費用投入有效性的分析奠定基礎(chǔ)。

表1 某企業(yè)品牌傳播推廣年度計劃制定模板示例

第二，在表單模板設(shè)計中融入操作指導(dǎo)

曾經(jīng)遇到一個流程上的審批人員抱怨說某申請流程，申請者提報的信息不全的問題導(dǎo)致每次申請流程都要被退回好幾次。即使進行系統(tǒng)的企業(yè)崗位培訓(xùn)之后，但是由于崗位調(diào)動頻繁。所以企業(yè)管理者不得不重復(fù)地做一些工作。那么，難道不能把企業(yè)對申請內(nèi)容的要求和審核標準寫在申請的表單模板上，讓申請者提前知道呢?

有的企業(yè)有大量的工作流，其表單模板設(shè)計往往就是申請內(nèi)容_空格，審批人1、2，3_空格，這樣的申請表不但讓申請人迷茫，審批人在使用過程中也必須多次查閱制度說明。如果在表單模板的設(shè)計中就考慮將流程的檢查要求、專業(yè)知識融入到表單模板中，直接呈現(xiàn)在使用者面前，使使用者在用時直接對照說明和注意事項，就能夠一次性把工作做好。(如表2)顯示了某企業(yè)合同審批表單模板的部分示例，使合同審批人的工作不只是籠統(tǒng)的簽字，更要對照審核要求進行細致的檢查。

表2 合同審批表單模板的示例(部分)

第三，表單字段結(jié)構(gòu)化，為后續(xù)的經(jīng)營分析奠定基礎(chǔ)

某企業(yè)對銷售代表的客戶走訪管理，以前都是走訪回來提交一份走訪報告，然后出差費用報銷，但是客戶服務(wù)部門的管理者發(fā)現(xiàn)，這些走訪獲取的信息對公司的客戶管理沒有什么價值，因為一份簡單格式的走訪報告，其包含的信息根本無法用以統(tǒng)計分析和應(yīng)用。因此需要對走訪表單進一步細化設(shè)計，進行字段結(jié)構(gòu)化(見表3)，這樣基于標準化的值集選項，可從不同維度進行數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計，為決策分析提供支持。這也是我們所說的數(shù)據(jù)標準化工作。通過各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的表單數(shù)據(jù)標準化，為未來企業(yè)搭建經(jīng)營分析系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)。

表3 客戶走訪表單結(jié)構(gòu)化示例