公文管理

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公文管理

　　業(yè)務(wù)說明：公文從形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個(gè)完整中，以特定的方法和原則對公文進(jìn)行創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程

　　管理痛點(diǎn)：

　　1、報(bào)送不規(guī)范

　　2、濫發(fā)文件

　　3、文件送閱混亂

　　4、辦公工作人員對部門送來的文件貨代擬稿把關(guān)不嚴(yán)

　　5、收文不及時(shí)，沒有建立臺(tái)賬，不按程序、要求進(jìn)行簽收

一、新建收文

　　業(yè)務(wù)說明：企業(yè)的公文所實(shí)施的處置與管理，收發(fā)人員對收文情況做出較詳細(xì)記載

　　1、功能：通過來文標(biāo)題、收文類別、回函人、回函時(shí)間等字段將收文相關(guān)信息登記，同時(shí)也對文件的不同緊急程度進(jìn)行錄入

　　2、操作說明：

　　(1)、【錄入數(shù)據(jù)】→【保存】：錄入來文標(biāo)題、收文類別、回函人、回函時(shí)間、回函編號(hào)、回函內(nèi)容、備注、收文編號(hào)、秘密等級、文號(hào)、來文單位、收文單位、緊急程度、主題詞、收文日期、內(nèi)容摘要、來文事由等以上信息，并上傳相關(guān)的附件

　　(2)、保存且新增：將當(dāng)前收文表單的數(shù)據(jù)錄入后，點(diǎn)擊保存且新增，系統(tǒng)就會(huì)同時(shí)保存已錄入的數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)到新的頁面，可以再次重新增加數(shù)據(jù)

　　(3)、定位：點(diǎn)擊定位，通過輸入查詢條件就可以查詢收文單據(jù)詳細(xì)情況。比如：要查詢一個(gè)收文的情況，在查詢條件那里輸入來文標(biāo)題或者收文類型，然后點(diǎn)擊確定，就可以查詢到該收文信息詳細(xì)單據(jù)

　　(4)、協(xié)同按鈕：點(diǎn)擊協(xié)同按鈕，可以快速的查詢與收文信息信息相關(guān)的列表和報(bào)表

　　(5)、表單左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　注： 表單中有紅色*號(hào)的字段為必填字段

　　圖一：

　　圖二：

　　收文列表

　　業(yè)務(wù)說明：企業(yè)的公文所實(shí)施的處置與管理，收發(fā)人員對收文情況做出較詳細(xì)記載

　　1、功能：

　　(1)、通過來文標(biāo)題、收文類別、回函人、回函時(shí)間等字段對收文相關(guān)信息查詢，同時(shí)也對文件的不同緊急程度進(jìn)行快速查找

　　(2)、也可通過列表中藍(lán)色字體的字段，比如：回函編號(hào)、來文標(biāo)題、主題詞、回函人等可查詢收文的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前收文列表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對收文列表中的的回函人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)收文列表，對收文的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、修改：選擇要修改內(nèi)容前的序號(hào)，再點(diǎn)擊修改即可。比如：要修改一個(gè)收文的信息，選擇該主題前的序號(hào)，然后再點(diǎn)擊修改即可;或者雙擊該收文編號(hào)也可以進(jìn)行修改

　　(4)、打?。褐苯狱c(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前收文列表打印的紙張自定義，或者只打印列表上的編號(hào)、標(biāo)題名稱這兩列

　　(5)、輸出：如果當(dāng)前收文列表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對列表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(6)、列表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二：

　　收文查詢

　　業(yè)務(wù)說明：企業(yè)的公文所實(shí)施的處置與管理，收發(fā)人員對收文情況做出較詳細(xì)記載

　　1、功能：

　　(1)、通過來文標(biāo)題、收文類別、回函人、回函時(shí)間等字段對收文相關(guān)信息查詢，同時(shí)也對文件的不同緊急程度進(jìn)行快速查找

　　(2)、也可通過報(bào)表中藍(lán)色字體的字段，比如：回函編號(hào)、來文標(biāo)題、主題詞、回函人等可查詢收文的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前收文報(bào)表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對收文報(bào)表中的的回函人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)收文報(bào)表，對收文的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、打?。褐苯狱c(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前收文報(bào)表打印的紙張自定義，或者只打印報(bào)表上的編號(hào)、標(biāo)題名稱這兩列

　　(4)、輸出：如果當(dāng)前收文報(bào)表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對報(bào)表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(5)、報(bào)表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二：

二、新建發(fā)文

　　業(yè)務(wù)說明：根據(jù)實(shí)際情況，認(rèn)為有必要通過行文解決問題，或?qū)κ瘴倪M(jìn)行回復(fù)、批轉(zhuǎn)，都必須制作和制發(fā)文件。以實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)、下情上報(bào)及左右聯(lián)系溝通。

　　1、功能：通過發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文類別、回函人、回函時(shí)間等字段將發(fā)文相關(guān)信息登記，同時(shí)也對文件的不同緊急程度進(jìn)行錄入

　　2、操作說明：

　　(1)、【錄入數(shù)據(jù)】→【保存】：錄入發(fā)文編號(hào)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文類別、秘密等級、發(fā)文日期、發(fā)文單位、寄發(fā)單位、緊急程度、主題詞、文號(hào)、主送部門、抄送部門、內(nèi)容摘要、發(fā)文事由、回函人、回函日期、回函編號(hào)、回函內(nèi)容、備注等以上信息，并上傳相關(guān)的附件

　　(2)、保存且新增：將當(dāng)前發(fā)文表單的數(shù)據(jù)錄入后，點(diǎn)擊保存且新增，系統(tǒng)就會(huì)同時(shí)保存已錄入的數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)到新的頁面，可以再次重新增加數(shù)據(jù)

　　(3)、定位：點(diǎn)擊定位，通過輸入查詢條件就可以查詢發(fā)文單據(jù)詳細(xì)情況。比如：要查詢一個(gè)發(fā)文的情況，在查詢條件那里輸入發(fā)文標(biāo)題或者發(fā)文類型，然后點(diǎn)擊確定，就可以查詢到該發(fā)文信息詳細(xì)單據(jù)

　　(4)、協(xié)同按鈕：點(diǎn)擊協(xié)同按鈕，可以快速的查詢與發(fā)文信息信息相關(guān)的列表和報(bào)表

　　(5)、表單左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　注： 表單中有紅色*號(hào)的字段為必填字段

　　圖一：

　　圖二：

　　發(fā)文列表

　　業(yè)務(wù)說明：根據(jù)實(shí)際情況，認(rèn)為有必要通過行文解決問題，或?qū)κ瘴倪M(jìn)行回復(fù)、批轉(zhuǎn)，都必須制作和制發(fā)文件。以實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)、下情上報(bào)及左右聯(lián)系溝通

　　1、功能：

　　(1)、通過發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文類別、回函人、回函時(shí)間等字段對發(fā)文相關(guān)信息查詢，同時(shí)也對文件的不同緊急程度進(jìn)行錄入

　　(2)、也可通過列表中藍(lán)色字體的字段，比如：發(fā)文編號(hào)、發(fā)文標(biāo)題、主送部門、回函人等可查詢發(fā)文的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前發(fā)文列表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對發(fā)文列表中的的回函人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)發(fā)文列表，對發(fā)文的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、修改：選擇要修改內(nèi)容前的序號(hào)，再點(diǎn)擊修改即可。比如：要修改一個(gè)發(fā)文的信息，選擇該主題前的序號(hào)，然后再點(diǎn)擊修改即可;或者雙擊該發(fā)文編號(hào)也可以進(jìn)行修改

　　(4)、打?。褐苯狱c(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前發(fā)文列表打印的紙張自定義，或者只打印列表上的編號(hào)、標(biāo)題名稱這兩列

　　(5)、輸出：如果當(dāng)前發(fā)文列表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對列表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(6)、列表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二：

　　發(fā)文查詢

　　業(yè)務(wù)說明：根據(jù)實(shí)際情況，認(rèn)為有必要通過行文解決問題，或?qū)κ瘴倪M(jìn)行回復(fù)、批轉(zhuǎn)，都必須制作和制發(fā)文件。以實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)、下情上報(bào)及左右聯(lián)系溝通

　　1、功能：

　　(1)、通過發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文類別、回函人、回函時(shí)間等字段對發(fā)文相關(guān)信息查詢，同時(shí)也對文件的不同緊急程度進(jìn)行錄入

　　(2)、也可通過報(bào)表中藍(lán)色字體的字段，比如：發(fā)文編號(hào)、發(fā)文標(biāo)題、主送部門、回函人等可查詢發(fā)文的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前發(fā)文報(bào)表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對發(fā)文報(bào)表中的的回函人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)發(fā)文報(bào)表，對發(fā)文的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、打印：直接點(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前發(fā)文報(bào)表打印的紙張自定義，或者只打印報(bào)表上的編號(hào)、標(biāo)題名稱這兩列

　　(4)、輸出：如果當(dāng)前發(fā)文報(bào)表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對報(bào)表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(5)、報(bào)表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二:

三、新建請示

　　業(yè)務(wù)說明：用于向上級請求指示、批準(zhǔn)的公文

　　1、功能：通過請示部門、擬稿人、主送領(lǐng)導(dǎo)等字段將請示的內(nèi)容進(jìn)行錄入

　　2、操作說明：

　　(1)、【錄入數(shù)據(jù)】→【保存】：錄入請示部門、擬稿人、主送領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)容摘要、請示編號(hào)、請示標(biāo)題、請示類別、秘密等級、請示文號(hào)、請示日期、請示金額、緊急程度等以上信息，并上傳相關(guān)的附件

　　(2)、保存且新增：將當(dāng)前請示信息表單的數(shù)據(jù)錄入后，點(diǎn)擊保存且新增，系統(tǒng)就會(huì)同時(shí)保存已錄入的數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)到新的頁面，可以再次重新增加數(shù)據(jù)

　　(3)、定位：點(diǎn)擊定位，通過輸入查詢條件就可以查詢請示信息單據(jù)詳細(xì)情況。比如：要查詢一個(gè)請示信息的情況，在查詢條件那里輸入請示標(biāo)題或者請示文號(hào)，然后點(diǎn)擊確定，就可以查詢到該請示詳細(xì)單據(jù)

　　(4)、協(xié)同按鈕：點(diǎn)擊協(xié)同按鈕，可以快速的查詢與請示信息信息相關(guān)的列表和報(bào)表

　　(5)、表單左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　注： 表單中有紅色*號(hào)的字段為必填字段

　　圖一：

　　圖二：

　　請示列表

　　業(yè)務(wù)說明：用于向上級請求指示、批準(zhǔn)的公文

　　1、功能：

　　(1)、通過請示部門、擬稿人、主送領(lǐng)導(dǎo)等字段將請示的內(nèi)容進(jìn)行查詢

　　(2)、也可通過列表中藍(lán)色字體的字段，比如：請示編號(hào)、請示主題、請示部門、擬稿辦人等可查詢請示的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前請示列表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對請示列表中的的擬稿人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)請示列表，對請示的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、修改：選擇要修改內(nèi)容前的序號(hào)，再點(diǎn)擊修改即可。比如：要修改一個(gè)請示的信息，選擇該主題前的序號(hào)，然后再點(diǎn)擊修改即可;或者雙擊該請示編號(hào)也可以進(jìn)行修改

　　(4)、打?。褐苯狱c(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前請示列表打印的紙張自定義，或者只打印列表上的編號(hào)、主題名稱這兩列

　　(5)、輸出：如果當(dāng)前請示列表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對列表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(6)、列表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二：

　　請示查詢

　　業(yè)務(wù)說明：用于向上級請求指示、批準(zhǔn)的公文

　　1、功能：

　　(1)、通過請示部門、擬稿人、主送領(lǐng)導(dǎo)等字段將請示的內(nèi)容進(jìn)行查詢

　　(2)、也可通過報(bào)表中藍(lán)色字體的字段，比如：請示編號(hào)、請示主題、請示部門、擬稿辦人等可查詢請示的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前請示報(bào)表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對請示報(bào)表中的的擬稿人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)請示報(bào)表，對請示的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、打?。褐苯狱c(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前請示報(bào)表打印的紙張自定義，或者只打印報(bào)表上的編號(hào)、主題名稱這兩列

　　(4)、輸出：如果當(dāng)前請示報(bào)表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對報(bào)表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(5)、報(bào)表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二：

四、新建文檔

　　業(yè)務(wù)說明：指用來儲(chǔ)存并處理工作數(shù)據(jù)的文件

　　1、功能：通過文檔編號(hào)、文檔主題等字段將文檔的信息進(jìn)行錄入

　　2、操作說明：

　　(1)、【錄入數(shù)據(jù)】→【保存】：錄入文檔編號(hào)、文檔標(biāo)題、文檔類別、上傳人、上傳時(shí)間、所屬部門、文檔名稱、備注等以上信息，并上傳相關(guān)的附件

　　(2)、保存且新增：將當(dāng)前文檔表單的數(shù)據(jù)錄入后，點(diǎn)擊保存且新增，系統(tǒng)就會(huì)同時(shí)保存已錄入的數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)到新的頁面，可以再次重新增加數(shù)據(jù)

　　(3)、定位：點(diǎn)擊定位，通過輸入查詢條件就可以查詢文檔信息單據(jù)詳細(xì)情況。比如：要查詢一個(gè)文檔信息的情況，在查詢條件那里輸入文檔名稱或者文檔編號(hào)，然后點(diǎn)擊確定，就可以查詢到該文檔信息詳細(xì)單據(jù)

　　(4)、協(xié)同按鈕：點(diǎn)擊協(xié)同按鈕，可以快速的查詢與文檔信息信息相關(guān)的列表和報(bào)表

　　(5)、表單左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　注： 表單中有紅色*號(hào)的字段為必填字段

　　圖一：

　　圖二:

　　文檔列表

　　業(yè)務(wù)說明：指用來儲(chǔ)存并處理工作數(shù)據(jù)的文件

　　1、功能：

　　(1)、通過文檔編號(hào)、文檔主題等相關(guān)字段查詢相關(guān)的文檔信息

　　(2)、也可通過列表中藍(lán)色字體的字段，比如：文檔編號(hào)、文檔主題、所屬部門、上傳人等可查詢文檔的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前文檔列表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對文檔列表中的的上傳人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)文檔列表，對文檔的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、修改：選擇要修改內(nèi)容前的序號(hào)，再點(diǎn)擊修改即可。比如：要修改一個(gè)文檔的信息，選擇該主題前的序號(hào)，然后再點(diǎn)擊修改即可;或者雙擊該文檔編號(hào)也可以進(jìn)行修改

　　(4)、打印：直接點(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前文檔列表打印的紙張自定義，或者只打印列表上的編號(hào)、文檔名稱這兩列

　　(5)、輸出：如果當(dāng)前文檔列表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對列表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(6)、列表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二：

　　文檔查詢

　　業(yè)務(wù)說明：指用來儲(chǔ)存并處理工作數(shù)據(jù)的文件

　　1、功能：

　　(1)、通過文檔編號(hào)、文檔主題等相關(guān)字段查詢相關(guān)的文檔信息

　　(2)、也可通過列表中藍(lán)色字體的字段，比如：文檔編號(hào)、文檔主題、所屬部門、上傳人等可查詢文檔的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前文檔列表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對文檔列表中的的上傳人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)文檔列表，對文檔的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、打印：直接點(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前文檔列表打印的紙張自定義，或者只打印列表上的編號(hào)、文檔名稱這兩列

　　(4)、輸出：如果當(dāng)前文檔列表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對列表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(5)、列表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖二：