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企業(yè)流程自動(dòng)化審批系統(tǒng)
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團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)推進(jìn)過(guò)程中的審批,是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。如果說(shuō)工作流是工作開(kāi)展的核心和靈魂,而審批則是工作流中最基礎(chǔ)的應(yīng)用場(chǎng)景。在公司管理和運(yùn)轉(zhuǎn)中引入無(wú)代碼搭建的自動(dòng)化審批,替代原本的紙質(zhì)申請(qǐng)和審批,可以提高公司的運(yùn)轉(zhuǎn)效率,助力公司管理制度規(guī)范化和系統(tǒng)留檔,還便于追溯,并實(shí)現(xiàn)環(huán)保。
一、企業(yè)審批管理現(xiàn)存問(wèn)題
很多建筑企業(yè)雖然有授權(quán)審批制度,但是在流程節(jié)點(diǎn)設(shè)置上是以人為節(jié)點(diǎn)而非部門(mén)崗位。以某國(guó)有建筑企業(yè)為例,假使項(xiàng)目部一般員工試圖發(fā)起流程,他需要知道審批的具體負(fù)責(zé)人是誰(shuí)才能夠找到對(duì)應(yīng)的節(jié)點(diǎn)和流程,這對(duì)于一個(gè)大型企業(yè)來(lái)說(shuō)設(shè)置非常不合理,授權(quán)審批制度本身沒(méi)有固化下來(lái),還是依賴(lài)于點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的人為調(diào)控和相關(guān)負(fù)責(zé)人的主觀判斷。
部門(mén)崗位職責(zé)中最重要的內(nèi)容反而是“完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他任務(wù)”,除了在崗位的本職工作之外,大多要兼任其他崗位的職責(zé),導(dǎo)致授權(quán)傳達(dá)到基層產(chǎn)生了一定的偏差,權(quán)責(zé)劃分不合理,部分職能交叉或缺失,最終使得運(yùn)行效率低下。
部分流程不一定都要經(jīng)過(guò)書(shū)面審批后再實(shí)施,可以根據(jù)實(shí)際情況合理設(shè)置一些“綠色通道”,但是要注意避免有些人員借此逃避責(zé)任;對(duì)于出差頻繁的崗位可以設(shè)置崗位、節(jié)點(diǎn),以保證在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)卡殼的時(shí)候,可以借助替換崗、節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)流程的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn),但是替換崗的設(shè)置又要考慮到是否會(huì)造成編制冗余。
讓審批流程實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、高效率管理,通常需要解決以下幾個(gè)問(wèn)題:審批流程繁瑣,部分審批節(jié)點(diǎn)需要多部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人簽字,容易產(chǎn)生扯皮。審批耗時(shí)時(shí)間較長(zhǎng),沒(méi)有審批進(jìn)度和結(jié)果通知,讓人等著干著急。審批超時(shí)未處理,并未有任何下一步行動(dòng),工作進(jìn)度開(kāi)展緩慢。
二、使用泛普軟件-自動(dòng)化審批流程管理
1.自動(dòng)化審批流程
通過(guò)幫助流設(shè)置審批流節(jié)點(diǎn)。從開(kāi)始節(jié)點(diǎn)到結(jié)束節(jié)點(diǎn),每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)都可以設(shè)置相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。如果在設(shè)置流程之前沒(méi)有確定領(lǐng)導(dǎo)者,可以設(shè)置動(dòng)態(tài)領(lǐng)導(dǎo)者。比如對(duì)于一些業(yè)務(wù)需求,在配置流程的時(shí)候,不清楚負(fù)責(zé)人是誰(shuí),就需要使用動(dòng)態(tài)負(fù)責(zé)人功能。例如,在病假申請(qǐng)審批流程中,填寫(xiě)病假申請(qǐng)時(shí),流程中有一個(gè)節(jié)點(diǎn),創(chuàng)建病假申請(qǐng)的人張三需要提交病假證明。他是這個(gè)節(jié)點(diǎn)的負(fù)責(zé)人,但請(qǐng)病假的人也可能是別人。所以在配置流程時(shí),不能選擇張三作為負(fù)責(zé)人,所以需要?jiǎng)討B(tài)負(fù)責(zé)人功能。
2.實(shí)時(shí)審批進(jìn)度
從審批流程開(kāi)始到結(jié)束,每個(gè)節(jié)點(diǎn)的處理結(jié)果都會(huì)自動(dòng)通知。如果您是發(fā)起人,可以在“我發(fā)起”中直接查看審批進(jìn)度和結(jié)果,信息會(huì)實(shí)時(shí)更新,隨時(shí)隨地了解最新的審批進(jìn)度。開(kāi)發(fā)流程時(shí),您可以看到審批節(jié)點(diǎn)何時(shí)啟動(dòng)、處理和完成,等等。所有的信息都可以掌握,所以你可以心中有數(shù)。
3.審批超時(shí)處理
如果批準(zhǔn)超時(shí)尚未處理,您可以在PC或移動(dòng)設(shè)備上單擊提醒。如果您是表單發(fā)起人,您可以設(shè)置超時(shí)處理和超時(shí)警告。
規(guī)范審批流程是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,使用泛普無(wú)代碼開(kāi)發(fā)平臺(tái)配置審批流程,相關(guān)負(fù)責(zé)人通過(guò)手機(jī)或電腦即可完成審批,打破時(shí)間和空間限制。每條審批數(shù)據(jù)在平臺(tái)內(nèi)均可追溯。讓公司業(yè)務(wù)審批流、日常行政管理更加規(guī)范高效。
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