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如何利用工程項目管理軟件提高企業(yè)管理的效率
隨著中國的發(fā)展隨著經(jīng)濟的發(fā)展，工程項目的管理越來越復(fù)雜，項目計劃的實施是一個動態(tài)的過程所以在制定項目計劃和執(zhí)行項目計劃的過程中，無論是工作量還是工作內(nèi)容都是相當(dāng)繁重的。因此，在項目策劃中必須使用先進(jìn)的技術(shù)和手段來處理大量的信息，而計算機在工程項目中的應(yīng)用也越來越廣泛，同時國內(nèi)外也出現(xiàn)了許多項目管理軟件，使得這些項目管理工作變得更加容易。
一、如何利用工程項目管理軟件提高企業(yè)管理的效率
1、規(guī)范化管理
工程項目的工作環(huán)境和人員構(gòu)成比較亂。有來自公司的員工，也有臨時員工，大家按時上下班，用人力統(tǒng)計，會是一個比較麻煩的情況;項目管理軟件通常允許員工靈活安排時間、實時實地打卡，評估時直接表格化數(shù)據(jù)顯示一目了然，省時省力。
環(huán)境的無序蘊含著一定的危險性，工程項目中人員的流動性使得管理者不方便實時給所有人員科普相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。因此，可以利用軟件及時分享和展示制定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，讓所有參與者都能看到，從而使項目實施更加順利。
2、監(jiān)控化管理
工程項目從業(yè)者認(rèn)識到項目管理軟件的重要性及其監(jiān)控功能的重要性。使用管理軟件，管理者可以從時間中解脫出來、地域限制了解項目所處階段，查看工作時間是否逾期或不合格;了解相關(guān)負(fù)責(zé)人是否按照職責(zé)按時完成分配的任務(wù)，并隨時做出調(diào)整。
3、細(xì)節(jié)化管理
工程項目的數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)性高于很多行業(yè)畢竟，一個小小的數(shù)字錯誤可能會引起巨大的連鎖反應(yīng)，從而使結(jié)果“一點點差異都沒有”因此，使用項目管理軟件后，我們可以避免手動統(tǒng)一數(shù)據(jù)時可能出現(xiàn)的不小心的錯誤，還可以根據(jù)各種選擇和類別精細(xì)地顯示數(shù)據(jù)，并進(jìn)行各種類型的科學(xué)分析。相同的相關(guān)訂單單據(jù)等，并實時在線保存和審批，以提高工作效率。
4、運算化管理
項目涉及大量的物資采購等財務(wù)相關(guān)事宜，傳統(tǒng)企業(yè)和人員在采購大宗物品時需要等待較長時間的報銷和審批。項目管理軟件使用后，管理人員可以隨時了解每一筆消費需要用到哪里，以及現(xiàn)階段已經(jīng)花掉的預(yù)算，以便根據(jù)真實需求及時在線審批所需材料，自主控制項目支出成本，防止出現(xiàn)高風(fēng)險高預(yù)算的情況。
二、如何使用項目管理軟件有效管理項目人員
1、建立平衡的團隊
確保項目團隊成員有正確的技術(shù)專長和廣泛的溝通和思考方式這種平衡可以通過潛在項目團隊成員過去可能接受的問卷調(diào)查來確定。
2、確保直線管理支持
當(dāng)從不同的部門選擇項目團隊成員時，讓他們的直線經(jīng)理 對項目的支持和承諾，項目成員需要參加項目會議、研究和商定行動的時間至關(guān)重要。
與直線經(jīng)理確認(rèn)可能與團隊成員的工作或個人承諾相沖突的領(lǐng)域或時間。
3、建立團隊代碼
在第一次項目團隊會議上，利用團隊成員來確定有助于項目團隊的行為。這可以簡單地記錄在活動掛圖中“項目負(fù)責(zé)人的期望”和“每個團隊成員的期望”來實現(xiàn)。這些文件可以打印出來，分發(fā)給團隊，并在每次會議開始時用作提醒。通過參考團隊代碼，可以建設(shè)性地挑戰(zhàn)這些行為變化。
三、項目管理軟件如何提高工作效率
1、數(shù)據(jù)的有效處理和傳輸
每項工作的進(jìn)展都涉及到大量的數(shù)據(jù)和記錄，人工記錄容易出現(xiàn)漏洞，效率低下。工程建設(shè)管理軟件可以在線管理這些數(shù)據(jù)，動態(tài)更新，隨時掌握工程質(zhì)量、項目的安全和整體進(jìn)度。
2、有效管理施工人員
由于人員素質(zhì)低，流動性大，施工現(xiàn)場的勞動力管理難度很大。通過施工管理軟件中的人事管理功能，可以快速掌握每個工人的出勤情況、工作及相關(guān)信息，了解勞動力的情況，減少勞動糾紛。
3、材料設(shè)備的精細(xì)化管理
工程項目的建設(shè)涉及到大量的建筑材料、種類很多，要控制成本，就要做好精細(xì)化管理。借助管理系統(tǒng)，掌握材料設(shè)備入庫的全過程、倉庫和庫存，使材料的去向可追溯，減少材料的不合理浪費，控制成本;合理安排施工機械的進(jìn)出和日常維護，提高機械利用率。
項目管理軟件在我國工程建設(shè)領(lǐng)域的應(yīng)用經(jīng)歷了從無到有的過程、從簡單到復(fù)雜、從局部應(yīng)用到全面推廣、從簡單引進(jìn)到自主開發(fā)的過程。目前，項目管理軟件正在走向網(wǎng)絡(luò)化、智能化、個性化和一體化。大多數(shù)軟件具有良好的開放性，支持開放的后臺數(shù)據(jù)庫，可以根據(jù)用戶選擇不同的后臺數(shù)據(jù)需求，以便用戶可以將購買的軟件與其他系統(tǒng)集成?？傊椖抗芾碥浖S著經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進(jìn)步而進(jìn)一步完善，功能會越來越強大。
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