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項目管理軟件提高跨部門協(xié)作的水平
在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，為了能夠跟上時代發(fā)展和獲得更多的競爭力，企業(yè)也在不斷加快發(fā)展速度，項目制管理模式對效率、成本、質(zhì)量更為關(guān)注，能夠幫助企業(yè)獲得更多的機遇，正在逐漸成為大部分企業(yè)的發(fā)展模式。項目制管理是需要調(diào)動企業(yè)不同部門資源的跨部門協(xié)作活動，涉及到的相關(guān)干系人數(shù)量多、層級復(fù)雜、磨合時間少，對企業(yè)管理水平的要求更高。
一、跨部門協(xié)作中常遇到的問題
項目團(tuán)隊成員來自不同部門，各自有自己的立場和職責(zé)，而多數(shù)項目經(jīng)理又沒有實權(quán)，項目管理中的人難管，跨部門的協(xié)作也是跨專業(yè)領(lǐng)域的協(xié)作，項目信息的傳達(dá)和理解很難完全到位。
1、項目成員之間互相踢皮球
在跨部門協(xié)作中，因為項目任務(wù)不屬于部門任務(wù)，與部門利益不相干，互相推脫任務(wù)、推卸責(zé)任的“踢皮球現(xiàn)象”時常發(fā)生，項目經(jīng)理往往需要花費大量的時間在跟蹤責(zé)任人和任務(wù)狀態(tài)上。
2、多個任務(wù)并行導(dǎo)致的時間沖突
在項目制的運營模式下，項目成員身上往往有多個項目，但是項目經(jīng)理不了解項目成員在其他項目的工作安排和任務(wù)進(jìn)度狀態(tài)，這就導(dǎo)致分配給項目成員的任務(wù)可能有時間沖突。人員承擔(dān)的任務(wù)過多，工作超載，導(dǎo)致任務(wù)不能按時完成，最終拉垮整真?zhèn)€項目的進(jìn)度。
3、溝通成本高
在跨部門協(xié)作中，項目經(jīng)理與成員之間經(jīng)常需要互相溝通交流，但專業(yè)和角度的不一樣會增加溝通的難度，或者降低信息的準(zhǔn)確性，從而增加溝通成本。如果對項目涉及到的崗位相關(guān)知識有一定的了解，項目經(jīng)理在安排項目任務(wù)時可以更合理、交流項目信息和進(jìn)度時能夠更準(zhǔn)確、處理項目風(fēng)險和問題時也能更科學(xué)有效，項目的成功率也會有所提高。
二、如何提高跨部門協(xié)作的水平
跨部門項目協(xié)作，如果協(xié)調(diào)不好，不僅會影響項目推進(jìn)的效率和質(zhì)量，而且不利于提高企業(yè)的凝聚力和團(tuán)隊協(xié)作能力，甚至影響整個企業(yè)的發(fā)展。
1、制定科學(xué)的項目計劃，成員之間權(quán)責(zé)分明
在跨部門項目協(xié)作中，如果想要減少成員間互相推諉扯皮的現(xiàn)象，項目經(jīng)理需要有科學(xué)、合理的項目計劃作支撐，合理安排項目任務(wù)、將項目任務(wù)與具體負(fù)責(zé)人對應(yīng)并及時通知提醒。
2、制定跨部門排期表，合理分配資源
跨部門協(xié)作，資源管理人員要非常注意項目成員的任務(wù)飽和情況，以防止項目成員不能按時完成任務(wù)，影響整個項目的進(jìn)度。
3、完善信息反饋體系，加強監(jiān)督管理
跨部門項目協(xié)作，具有復(fù)雜性、不確定性等特點，更加需要發(fā)揮項目管理人員的監(jiān)督職能，及時掌握和反饋項目信息，了解項目的健康狀態(tài)。
三、項目管理軟件提高跨部門協(xié)作的水平
對于項目管理來說，借助于專業(yè)的項目管理工具，搭建項目管理信息化體系，跨部門項目協(xié)作會更加輕松和科學(xué)，泛普軟件項目管理軟件能夠幫助企業(yè)做好項目跨部門協(xié)作管理。
1、分解計劃
泛普軟件項目管理分解計劃，每個任務(wù)的計劃開始時間、計劃完成時間、需要的工時、任務(wù)責(zé)任人都一目了然，還展示了項目任務(wù)的進(jìn)度狀態(tài)，一旦任務(wù)有所延誤，項目經(jīng)理可以找到對應(yīng)的責(zé)任人了解情況。
2、資源排期表
泛普軟件項目管理資源排期表中，把人員分配到具體任務(wù)時候，系統(tǒng)就會展示每個成員的任務(wù)飽和情況，并用顏色區(qū)分，資源管理人員可以根據(jù)此表格進(jìn)行相應(yīng)的人員調(diào)整。
3、工時數(shù)據(jù)
項目成員在泛普軟件項目管理上匯報什么時候在哪個任務(wù)上花費了多少時間，系統(tǒng)就會將數(shù)據(jù)規(guī)整到項目經(jīng)理處，更新項目的狀態(tài)，幫助項目經(jīng)理分析和決策。
選擇專業(yè)的項目管理軟件來輔助跨部門項目協(xié)作，并建立項目管理信息化系統(tǒng)，有助于提高跨部門協(xié)作的科學(xué)性。
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