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項目團(tuán)隊軟件
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目前移動辦公已經(jīng)成為一種趨勢,互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展到今天,無論是生活還是工作都離不開網(wǎng)絡(luò)的支持,于是有了IM,有了CRM,進(jìn)而有了網(wǎng)盤,企業(yè)網(wǎng)盤等等云端軟件,協(xié)同辦公也逐漸成為企業(yè)云辦公的新要求。
協(xié)同辦公本質(zhì)上講的是人與人之間的協(xié)作,一款合格的協(xié)同辦公軟件至少要達(dá)到以下三點:
第一,溝通。好的協(xié)同辦公軟件需要達(dá)到人與人之間高效有序的溝通,這里不同于IM,辦公軟件更應(yīng)注重溝通的有效性,信息更專一,而不是像微信等IM軟件信息過于龐雜,經(jīng)常出現(xiàn)重要信息被掩蓋或者誤刪的情況。
第二,協(xié)作。這也是一款協(xié)同辦公軟件最重要的功能,協(xié)作的邏輯不能過于復(fù)雜,要做到簡單易用。另外,在協(xié)作過程中最好可以對項目進(jìn)展以及人員的職責(zé)進(jìn)行管理,比如對不同人員設(shè)置級別不同的權(quán)限,實時知悉項目進(jìn)展等等。
第三,沉淀。過往已經(jīng)完成的項目資料中往往存在著非常寶貴的經(jīng)驗,對資料進(jìn)行有序的梳理和沉淀有利于更好的開展之后的工作,這也是檢驗項目結(jié)果的最有效方式。滿足以上三點的協(xié)同辦公軟件基本上才算得上是一款合格的軟件。
現(xiàn)在每一個項目的背后都有著一個強(qiáng)大的團(tuán)隊支撐,團(tuán)隊的每一個成員都是很重要的組成部分,項目成功的背后是每一個團(tuán)隊成員的辛苦勞動,而團(tuán)隊中有一個很重要的因素就是團(tuán)隊精神。團(tuán)隊精神是整個團(tuán)隊的中心思想的集中,它代表者團(tuán)隊的精神狀態(tài)。“團(tuán)隊”是大海,“團(tuán)隊成員”是滴水,滴水容易干涸,只有匯入大海,才能體現(xiàn)它的意義,展現(xiàn)它的力量。團(tuán)隊精神是高績效團(tuán)隊的靈魂,是團(tuán)隊成員為了實現(xiàn)團(tuán)隊利益和目標(biāo)而互相協(xié)作,盡心盡力的意愿和作風(fēng)。
團(tuán)隊精神表現(xiàn)為團(tuán)隊成員強(qiáng)烈的歸屬感和一體性,每個團(tuán)隊成員都能感受到自己是團(tuán)隊當(dāng)中的一分子,把個人工作和團(tuán)隊目標(biāo)聯(lián)系在一起,對團(tuán)隊忠誠,對團(tuán)隊的成功感到自豪,對團(tuán)隊的困境感到憂慮。一是要求團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)要采取民主的方式,讓團(tuán)隊的成員敢于表達(dá)自己的意見,積極參與組織的決策。二是建立良好的信息溝通渠道。讓員工有地方、有時間、有機(jī)會向領(lǐng)導(dǎo)反映問題,互通信息,化解矛盾。三是建立健全獎勵及激勵機(jī)制。這種方式既承認(rèn)個人的貢獻(xiàn),又承認(rèn)團(tuán)隊的成績,在對個人獎勵的同時,對員工所在的團(tuán)隊在精神文明上給予獎勵。
團(tuán)隊的合作意識是指團(tuán)隊和團(tuán)隊成員表現(xiàn)為協(xié)作和共為一體的特點。團(tuán)隊成員間相互依存、同舟共濟(jì)、互相敬重、彼此寬容和尊重個性的差異,共享利益和成就、共擔(dān)責(zé)任。團(tuán)隊的精髓就是在于“合作”二字。團(tuán)隊合作受到團(tuán)隊目標(biāo)和團(tuán)隊所屬環(huán)境的影響,只有團(tuán)隊成員都具有與實現(xiàn)目標(biāo)相關(guān)的知識技能及與他人合作的意愿的基礎(chǔ)上,團(tuán)隊合作才有可能取得成功。在一個團(tuán)隊中,如果出現(xiàn)能者多勞而不多得,就會使成員之間產(chǎn)生不公平感,在這種情況下也很難進(jìn)展合作。要想有效推動合作,管理者必須制定一個被大家普遍認(rèn)同的合作規(guī)范,采取公平的管理原則。
團(tuán)隊士氣是團(tuán)隊精神的一個重要方面。在管理中,要始終關(guān)注員工士氣的高低,以提高工作效率。團(tuán)隊的管理者應(yīng)該根據(jù)員工的智力、能力、才能、興趣以及技術(shù)特長來安排工作,把適當(dāng)?shù)娜藛T安排在適當(dāng)?shù)奈恢蒙?。每位員工進(jìn)行工作都與利益有關(guān)系無論是物質(zhì)的還是精神的,只有在公平、合理、同工同酬和論功行賞的情形下人們的積極性才會提高,士氣才會高昂。
國內(nèi)協(xié)作化管理工具,主要用作項目管理,主要用于以項目制推進(jìn)的中小型團(tuán)隊。使用方法比較簡單,在軟件上新建項目,推進(jìn)過程中可隨時查看項目進(jìn)展并實時監(jiān)督。缺點就是軟件構(gòu)架較為簡潔,溝通還是要靠其他的軟件來進(jìn)行填充,換句話說,只適用于項目的推進(jìn),小團(tuán)隊使用絕對高效,一旦人員增多,需要涉及到的事情包括但不限于審批,項目申請、合同審批、請假報銷等等,這些還是要用到其他的軟件來實現(xiàn)的。
項目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
易于理解→更容易理解的系統(tǒng)提升了員工的支持度
敏捷→頻繁的更新讓行動更敏捷
聚焦→員工明確什么是最重要的事情,將精力聚焦在重要的事情上
公開透明→公開可衡量的目標(biāo),促進(jìn)跨部門協(xié)同
自下而上→目標(biāo)是自下而上設(shè)定的,讓團(tuán)隊和個人對目標(biāo)更有責(zé)任感
前瞻性→促進(jìn)前瞻性的思考
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