做好下一步行動清單 讓我們的工作行云流水

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寫到下一步清單，就好像看到我建立時間管理系統(tǒng)的歷史，從一開始使用palm系統(tǒng)的PDA利用上面的待辦事項軟體，也曾經(jīng)用過可以和電腦同步的 Bonsai、Lifebalance，接著用到PC單機上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus，到蘋果電腦上面的 iGTD，這六年來，還真的花了不少時間及心思，就是要找出最合適的管理工具及方法，為了寫這篇文章，我也趁機問了問自己：

到底建立下一步行動的核心目的是什么？

這個問題讓我思考良久，整合我這六年來的經(jīng)驗，終于體驗到這個核心就是“專注”。有了符合現(xiàn)實狀況的下一步清單、任務清單，我們就無須擔心有沒有考慮到的事情，才能專注，而專注就是David Allen所說得Mind like water(心境如水)。

今天我們提到的下一步清單，除了是六個流程的組織下面中一個資料庫，也是我們六個檢視高度中最基礎的一個檢視項目。

但是何謂下一步行動呢？

我的定義是“任何已經(jīng)確定的、需要2分鐘以上才能夠解決掉的單一行動”。

而所有的下一步行動，整合在一起就是下一步行動清單。當我們擁有完整的下一步清單，就可以讓我們執(zhí)行時，迅速找出要采取的行動，就像有一臺現(xiàn)代的GPS，遇到路口時，可以立刻判定自己應該左轉(zhuǎn)或右轉(zhuǎn)。我們這堂課是下一步清單的簡介，我們這就開始。

（1）完整的行動提示盤點

當我們的行動提示集中在一起，放在頭腦以外的地方，就可以降低很多的壓力。若是能長期做好加工及檢視的習慣，盤點好對自己及他人的承諾，除了可以發(fā)揮整合的效益外，更是一個強而有力的好習慣。

也有網(wǎng)友提到，盤點行動提示是為了忘記，是為了放下，是為了去做重要而不緊急的事情。確實這才是時間管理的一部分，有時獨自用餐，能跟自己相處，看看書，聽聽音樂，想想未來，除了降低壓力，也能拓展我們的視野，這也是許多人做時間管理的目的。

但是要是我們不能做好收集、加工、組織、檢視等等的流程，做好時間管理的基本功，這樣的情境是緣木求魚 學習效率，過度理想化了。孔子說“己立立人，己達達人”，做好完整的行動提示盤點，增強時間管理能力，自然能有多出來的時間，這些時間如何運用，那就是個人的自由選擇了。

（2）依照場合分類，批次處理

有許多人認為GTD的時間管理的精華之一在于場合（context）分類，場合的意思，就是不同的工具（電話、電腦）、情境（自己動手做、當面溝通、思考）。例如需要打電話的下一步行動，我們放在同一個清單中，就可以一次打好幾個電話；又如整合需要在電腦上面處理的清單，一次處理好幾個電腦上面的事情，這就叫做批次處理。

經(jīng)過調(diào)查，我們最浪費時間的動作就在于“切換場合”，舉例來說，如果我們要發(fā)五封emails，但是分散在一天之內(nèi)五個不同的時間來進行，一定會比一次發(fā)五封信更加浪費時間，我們也分析一下為何如此？

一來，不用切換場合，很多動作就不用再重復做。以發(fā)emails為例，其動作包括：坐在電腦前、開啟電子郵件、掃描新進信件、打開新郵件、思考如何寫這封信，分綱要、寫內(nèi)容，檢查錯字，寄出信件等，這些動作如果批次處理，很多地方都能省下時間。

二來，我們在同一場合中，持續(xù)工作，常常都能越來越專注，甚至進入Mind like water(心境如水)的境界。例如活動前，需要打20通邀請社團成員參加活動的電話。若是我們花上1個小時，專心持續(xù)打電話，就會發(fā)現(xiàn)，一開始打電話時結結巴巴，詞不達意，越打越多后，就會有一些固定的話術，打起電話時也越來越high，電話中的說雜事時間也減少了，簡單明?就能把邀請朋友參加活動這件事講得很清楚，就能越打越快，省下許多時間。

依照場合分類，是我們時間管理的基本功，功夫扎的好，就可以一步步練上去。行福行動家的時間管理講究由下往上，將身邊的瑣事都處理好了，壓力降低，思緒清空，自然專注力就能提升到較高的層次。

（3）做事時能行云流水

當我們買了一輛新車，開在高速公路上，就會覺得路上到處有許多同品牌的車子；自己剛當了爸媽，就會覺得隨處可見剛剛生了孩子的夫妻。這是因為我們大腦的機制就像雷達，會讓我們自動搜尋到和關注事項有關的東西。當我們擁有完整的行動清單時，就會發(fā)現(xiàn)推動解決該行動的方法會突然出現(xiàn)在自己面前。

才剛寫下要聯(lián)絡Michelle，就接到Michelle打來的電話，立刻可以討論事情。
剛剛寫下要寄出一封信件，就看到同事拿著包裹準備要去郵局，快點請她協(xié)助寄一下，省下自己的時間。
才想好要寫一篇企劃案，看看自己的書柜，就想到一本很適合的參考書躺在那里。

有了完整的下一步清單，我們在生活中就更加能夠行云流水，不僅如此，我們的行動會由外界環(huán)境主控，逐漸轉(zhuǎn)變成愿景領導自己前進。這是因為我們越來越能結合身旁的各種資源，產(chǎn)生解決問題的“綜效”，除了解決外界環(huán)境要求我們做到的事情，又能結合自己想要往前推動的目標。

這也是我的真實體會，一開始進行時間管理時，都覺得累積的下一步行動數(shù)量越來越多（一直將外界環(huán)境的雜事加工成行動，所以事情變多），當運用清單得心應手后，運用清空收件匣、每周檢視、半年檢視等方法，外頁環(huán)境的變化，常常成為我朝愿景及目標前進的契機，這時下一步行動清單反而由壓力，變成通往成功的助力。

結語

下一步清單，就像是一個GPS，理面有許多附近環(huán)境的地圖資料，我們看著地圖，就更加容易思考自己如何朝著目的地前進。如果手上沒有GPS，我們只能看見附近的景物，甚至連自己所在的街道名稱都搞不清楚，還要問路人才知道。

以上是"做好下一步行動清單 讓我們的工作行云流水"的內(nèi)容，本文的主題是“這個問題讓我思考良久，整合我這六年來的經(jīng)驗，終于體驗到這個核心就是“專注”。有了符合現(xiàn)實狀況的下一步清單、任務清單，我們就無須擔心有沒有考慮到的事情，才能專注，而專注就是David Allen所說得Mind like water(心境如水)?！?。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 循環(huán)系統(tǒng)：日程表管理（4）, 惠普公司如何實行成本盈利, 學會怎樣駕馭時間, 感謝您對本站的支持。

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