怎樣保持良好的工作狀態(tài)

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你是否感覺自己整天忙于工作？收件箱里塞滿了郵件，必須推開兩堆文件才能碰到鍵盤。時常讓煩心的是總是忘記重要的事情，而想開始從事的大項目又仍只是白日夢。
有些人是在壓力下工作更出色，但是大多數(shù)人覺得在能掌握好事情的時候會更開心、更健康、更有效。以下十個小貼士能幫助你掌控事情。
1. 不要承擔過多工作
如果你工作超負荷，是不是因為你效率不高而浪費時間（誠實回答）還是僅僅由于你有太多的工作呢？
世界上所有的時間管理建議都不會讓你一天內工作超過二十四小時。當你成為令人振奮的新項目中的一份子，當一個同事請你幫忙，或當你舉手自愿參加會議時…停下來想一想你其他更重要的事情。如果你當前都安排滿了，還要承擔工作時，不要忘記你還有別的事要做。
2.盡可能減少會議次數(shù)
從蒂姆?費里斯到馬克.福斯特，很多的時間管理作家都提倡盡可能地避免開會。你是不是經(jīng)常坐在會議室里，從骨子里感到厭煩，希望能繼續(xù)做你的實際工作呢？
如果你不得不參加常規(guī)會議，嘗試減少會議頻率（也許小組會議兩星期一次會更有效，不用每星期一次）或者是減少持續(xù)時間（半個小時能完成很多事情是讓人驚訝的）。如果你能盡可能地避開會議，就盡量避開。毫無疑問你會有一些場外會議，肯定會浪費很多時間來回奔跑。
3.預先列好要做的事情
如果你經(jīng)常是看到什么就做什么，你的效率一定很低而且很可能是以不知所措告終。每晚在你結束一天工作時，就寫出明天要做的事情，包括你要完成的重要事情。至少保證其中一條是長期項目。
第二天，在你做其他事情（如檢查郵件、在冷飲水器旁邊閑聊或弄一杯咖啡）前，先從你列好的清單開始。
4.大石頭優(yōu)先定律
關于時間管理的一名篇里有個諺語“大石頭優(yōu)先定律”。大概是這樣的：如果你想用沙子和石頭填滿罐子，先倒沙子再倒石頭是很難做到的（幾乎不可能）。但是如果你先放石頭，沙子就很容易流入間隙里。
把你的大石頭即你想做的重要事情先安排在一天之初。所有的小事如檢查郵件、整理書桌和打電話都可以放在兩個大任務的小時間間隙里。
5.在突發(fā)時間里工作
沒有人每次都能保持專注工作好幾個小時。而且多數(shù)人發(fā)現(xiàn)每當周五三點半或即將度假的前一晚，我們的工作速度會加快、注意力集中。我們可以充分利用在突發(fā)時間下的工作效率，比如，在僅有三十分鐘時，你可以做即將要交的報告（不要開郵箱、不要喋喋不休聊天，也不要瀏覽Facebook網(wǎng)站之類的），到時你會驚訝地發(fā)現(xiàn)你竟然在如此短時間內完成任務。
用這種方法對于先完成“大石頭”，然后在松口氣之后就做類似于回復郵件的“小沙子”是很有效的。
6.培養(yǎng)良好的方法
對于某項工作，因為我們不花時間培養(yǎng)良好的方法，所以工作效率常常不高。如果你工作的某個環(huán)節(jié)總讓你頭痛，可能你需要改正一下你處理事情的方法。（很多情況下，這就意味著自覺實施方法）
7.設定自己的截止時間
如果設定自己的截止時間會不會更好呢？對！你可以設定自己的最后日期，當然這日期必須是在管理人員（或你的客戶）給你的日期之前。
如果你定好目標，每個項目必須比實際的截止日期提前完成幾天，你會感覺相當?shù)剌p松（你是以自己的時間來工作，而不是以別人的），而且你還能處理任何名副其實的突發(fā)緊急情況，不用超過截止日期。
8.分發(fā)任務
能讓你掌握事情的一個好方法就是把小任務分給其他人做。如果你是一名管理者，你卻在處理一些大三學生都能做的工作，那你是在浪費自己的時間，也是在浪費公司的時間。（像多數(shù)人一樣，如果你對自己分配工作不自信，可以閱讀《每天能完成更多：輕易分配工作的四種方法》）如果你是自己開公司，那可不可以考慮聘請一些人來分些任務呢？比如，你會發(fā)現(xiàn)學生愿意做些行政工作，而你也可以請個會計來幫你處理稅務事情。
9.要求少些工作任務
根據(jù)實際職務，你也許不能任命其他人做任何事，實際上反而會忙著別人分發(fā)給你的工作。
如果有這種情況，不用害怕，勇敢地說出你已經(jīng)承擔很多工作了。你的生產(chǎn)線管理者也許沒有意識到你已經(jīng)忙得喘不過氣，但是不要直接抱怨有太多工作，只是提及你擔心會因為自己的其他很多工作讓這項工作部分環(huán)節(jié)不能及時完成（或者太匆忙）。
10.多用日程管理工具
有些不錯的日程管理工具，只要設置好，就能自動通過手機短信提醒你當天該做的事情。在這里推薦一個關心網(wǎng)（www.guanxin.com）的關心日歷（在線用的一個關心工小具），使用簡單，可以對人脈、日歷和提醒方式進行管理，一次設置之后，可以通過手機短信或郵箱自動定時提醒。值得一提的是，這些手機短信提醒完全是免費的

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