人生中的寶貴時(shí)間

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有人統(tǒng)計(jì)過，一個(gè)人如果活72歲，平均起來，他的時(shí)間分配大約是：睡覺20年，學(xué)習(xí)、工作14年，文娛、體育8年，吃飯6年，坐車、走路5年，化妝、打扮5年，聊天4年，看書3年，等人3年，生病3年，打電話1年。不算不知道，一算嚇一跳！這個(gè)統(tǒng)計(jì)的確讓人觸目驚心，原來我們的一生當(dāng)中竟有那么多寶貴的時(shí)間是浪費(fèi)在毫無意義的事情上。

時(shí)間管理就是對時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃、監(jiān)督、評估的過程。時(shí)間管理分為個(gè)人時(shí)間管理和組織時(shí)間管理。本文所要談的是個(gè)人的時(shí)間管理。

1、時(shí)間是怎樣被浪費(fèi)的

時(shí)間的浪費(fèi)無時(shí)不在。從某種意義上說，時(shí)間管理就是把浪費(fèi)的時(shí)間找回來。所以，學(xué)習(xí)時(shí)間管理技能，首先要分析你目前的時(shí)間使用狀況，搞清楚時(shí)間是怎樣被浪費(fèi)的。對于在煙草公司呼叫中心工作的電話訂貨員來說，浪費(fèi)時(shí)間的最常見表現(xiàn)有：

（1）工作缺乏計(jì)劃性。缺乏工作計(jì)劃的電話訂貨員，經(jīng)常把時(shí)間花在一些無關(guān)緊要的事情上，而最應(yīng)花時(shí)間的任務(wù)卻因時(shí)間不夠而無法完成。

（2）習(xí)慣性的拖拉。主要表現(xiàn)為：因工作不能按時(shí)完成而拖拉，因做事猶豫不決而拖拉，因過分地追求完美而拖拉。

（3）嘴上的時(shí)間浪費(fèi)。例如，熱衷于請客吃飯；沉醉于談天說地；癡迷于煲電話粥；與客戶溝通不得要領(lǐng)，羅里羅嗦，廢話連篇。

（4）不會拒絕干擾。有些電話訂貨員錯(cuò)誤地認(rèn)為，滿足同事、朋友或客戶的所有請求，可以取悅他們，從而獲得他們的支持。結(jié)果是，有求必應(yīng)，不會拒絕別人的干擾。你不會拒絕，別人有事總來找你幫忙，你不但招架不住，而且你的大量時(shí)間消耗在了別人的手里。

2、學(xué)習(xí)時(shí)間管理的意義

（1）時(shí)間管理是職業(yè)成功的源泉。對電話訂貨員來說，時(shí)間等同于金錢、效益。有時(shí)甚至可以這樣說，時(shí)間管理其實(shí)就是對金錢的管理、對效益的管理，或者說是對成功的管理。許多電話訂貨員雖然在電話訂貨、服務(wù)客戶上非?！奥殬I(yè)”，但在時(shí)間管理上卻沒有達(dá)到相應(yīng)的水平，常會表現(xiàn)為精力不夠用，時(shí)間不夠用，工作效率極低，從而無法做一個(gè)成功的電話訂貨員。

（2）適應(yīng)“快魚吃慢魚”的社會。說起競爭，大家都懂得“大魚吃小魚”的規(guī)則，但21世紀(jì)社會的競爭規(guī)則已經(jīng)不是“大魚吃小魚”，而是“快魚吃慢魚”，競爭的焦點(diǎn)是速度的競爭。誰學(xué)習(xí)的速度快，誰的創(chuàng)新能力強(qiáng)，誰就能夠取得競爭優(yōu)勢。作為一門朝陽產(chǎn)業(yè)，呼叫中心在中國興起不久，從業(yè)人員也與日俱增，你要想在這個(gè)領(lǐng)域有所作為，就必須具備高效的學(xué)習(xí)與工作能力。

（3）增加給自己“充電”的時(shí)間。時(shí)間管理方面的“低能”往往成為電話訂貨員事業(yè)上進(jìn)一步發(fā)展的“瓶頸”。學(xué)會時(shí)間管理可以使電話訂貨員能夠科學(xué)地分配時(shí)間，更善于節(jié)約時(shí)間，把時(shí)間用于做最重要、最有意義的事，比如說去“充電”學(xué)習(xí)。

（4）增加放松自己的時(shí)間。因?yàn)楹艚兄行墓ぷ鲉握{(diào)、枯燥的特性，電話訂貨員往往承受著比煙草公司其它崗位更大的工作壓力，這些壓力可以通過改善時(shí)間管理，增加休息時(shí)間，安排更多的休閑和與家人團(tuán)聚的時(shí)間來加以釋放或緩解。

3、對時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃

古今中外，凡有所成就的人都有極強(qiáng)的時(shí)間觀念。一個(gè)善于利用時(shí)間的人必然善于對時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃，他的工作、學(xué)習(xí)、運(yùn)動、娛樂、吃飯、睡覺的時(shí)間，都是經(jīng)過周密安排的。一個(gè)做事沒有計(jì)劃的人，必然是一個(gè)浪費(fèi)時(shí)間的人。

一般來說，做事無計(jì)劃可能有多種原因，主要原因是：第一、看不到計(jì)劃的重要性；第二、做事的目標(biāo)不明確；第三、進(jìn)取心不足或者懶惰；第四、沒有掌握制訂計(jì)劃的方法。

跨國公司的新員工在上崗前都要進(jìn)行時(shí)間管理技能培訓(xùn)，其中的重要內(nèi)容就是使員工學(xué)會計(jì)劃自己時(shí)間的方法。制定計(jì)劃的方法很多，這里介紹一種最常用的方法——任務(wù)待辦單。對電話訂貨員來說，這是一種非常簡單實(shí)用的管理時(shí)間的方法。

（1）任務(wù)待辦單是有效的時(shí)間計(jì)劃方法。寫任務(wù)待辦單不但可以使你在心理上有成就感，而且還是一種對時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃的好方法。每當(dāng)你看到任務(wù)待辦單的任務(wù)，一個(gè)一個(gè)都被你完成，你在心理上會產(chǎn)生滿足感，這種滿足感可以使你保持良好的工作心態(tài)。實(shí)踐證明，大部分電話訂貨員列了待辦單以后，每天完成的工作量都會提高，她所做的事情就會多于清單上所列的。而不列待辦單的人，工作量要低得多，工作速度也會很慢，而且通常都會有些遺憾，經(jīng)常會發(fā)生該干的事情沒有干，時(shí)間都花在了不該干的事情上面。

（2）怎樣填寫任務(wù)待辦單。任務(wù)待辦單是一張很簡單的表格，它包括“今日待辦事項(xiàng)”、“任務(wù)類別”、“完成者”、“完成情況”、“備注”等內(nèi)容。填寫的時(shí)候，首先，列出計(jì)劃中今天要完成的工作，比如有7件事要做，你就把它寫出來。其次，把這些事情按輕重緩急的程度分為A類、B類、C類、D類…… 等等，比如，A類事情是今天上午10點(diǎn)之前必須完成的、B類事情是今天上午必須完成的、C類事情是今天必須完成的、D類事情是三天之內(nèi)必須完成的事情…… 等等。接著，到了晚上下班前，你可以檢查一下任務(wù)完成情況，完成的任務(wù)，你就打“V”；沒有完成，就可以反思一下什么原因使你沒有完成。

（3）任務(wù)待辦單可以用來考核員工。對電話呼叫訂貨中心的管理者來說，你當(dāng)然要了解下屬一天都做了什么事情，工作內(nèi)容是否飽和，那么，你就可以讓下屬每天上班后填寫任務(wù)待辦單。你看著下屬填寫，填寫完了，你走了。過了兩個(gè)小時(shí)，你可以來檢查，下屬是否做完了A類事情。如果沒做完，你就有理由去批評她了。

惠普公司對員工工作時(shí)間的管理就實(shí)行待辦單制度，結(jié)果，員工的工作效率很高。任務(wù)待辦單使上司對下屬考核也變得容易了，有些員工上班時(shí)間效率低下，只能經(jīng)常加班，給人一種非常賣力的感覺，但有了時(shí)間待辦單，這種伎倆就會失效。同時(shí)，任務(wù)待辦單還有一個(gè)好處，就是出了問題，上司可以知道問題出在誰身上，如果耽誤時(shí)間，也知道卡在了哪里。

4、分清任務(wù)輕重緩急

美國一家鋼鐵公司的總經(jīng)理常常遇到很多時(shí)間管理上的問題，比如，為什么公司總是這么忙，做事情效率總是這么低，等等。他非常想讓人幫助他分析和解決時(shí)間管理的瓶頸問題，于是就找了一個(gè)管理顧問。這個(gè)管理顧問花了一段時(shí)間，天天觀察這家公司的做事方法，最后給總經(jīng)理提出了三條建議，并說：“你可以先不付給我錢，你先根據(jù)我這三條建議做一段時(shí)間后，如果有成效，你再來決定給我多少酬金。如果沒有成效，你可以一分不給。”兩個(gè)月以后，這個(gè)管理顧問收到了一張兩萬五千美元的支票。實(shí)踐證明這三條建議是非常有成效的。這三條建議其實(shí)非常簡單，第一、把每天要做的事列一份清單；第二、確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起；第三、每天都這么做。

（1）找出最重要的事情。“二八定律”是管理學(xué)中一個(gè)重要的定律，大意是，在任何特定群體中，重要的因子通常只約占20%，而不重要的因子約占80%，因此，只要能控制20%的重要因子，就能控制住全局。符合“二八定律”的例子隨處可見，比如，企業(yè)80%的利潤來自于20%的產(chǎn)品；商場80%的銷售額源自20%的客戶；飯館80%食客點(diǎn)菜集中在菜單上20%的菜樣上；看報(bào)紙80%的時(shí)間花在20%的版面上，等等。學(xué)習(xí)時(shí)間管理，提高時(shí)間的利用率，就要找出最重要的事情，將時(shí)間花在最重要的20%的事情上，而不要花在80%瑣碎的事情上。

（2）尋找正確的做事順序。優(yōu)先做最重要的事情是容易理解的，但在現(xiàn)實(shí)生活中，在確定做事順序時(shí)，還經(jīng)常碰到重要性和緊迫性互相矛盾。有的事情雖不重要，但卻緊迫，那么，你是先做重要的事？還是先做緊迫的事呢？“時(shí)間管理四象限”定律可以幫助處理這兩者的關(guān)系?！皶r(shí)間管理四象限”定律說明：我們面臨的工作任務(wù)有兩個(gè)維度，一個(gè)是重要性維度，一個(gè)是緊迫性維度。這兩個(gè)維度的地位是不同的，重要性是第一維度，緊迫性是第二維度，也就是說，重要性比緊迫性重要。“時(shí)間管理四象限”定律告訴我們，面臨眾多的工作任務(wù)，正確的做事順序是：首先，做“重要且緊迫”的事情；然后，做“重要但不緊迫”的事情；接下來，做“不重要但緊迫”的事情；最后，做“不重要也不緊迫”的事情.

（3）做事順序的8種常見錯(cuò)誤。一是做事沒順序；二是先做喜歡的事，后做不喜歡的事；三是先做熟悉的事，后做不熟悉的事；四是先做容易的事，后做不容易的事；五是先處理資料齊全的事，然后再處理資料不齊全的事；六是先做大領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，后做小領(lǐng)導(dǎo)交辦的事；七是先做有趣的事，后做枯燥的事；八是先做自己所尊敬的人或與自己有密切利害關(guān)系的人所拜托的事，后做自己所不尊敬的人或與自己沒有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事。

5、怎樣拒絕外界的干擾

凡是與已經(jīng)確定和正在實(shí)施的目標(biāo)、計(jì)劃、工作、事務(wù)有悖而又企圖影響的各種因素稱為干擾。這里指的是需要占用時(shí)間的因素。比如，你正在工作，領(lǐng)導(dǎo)突然讓你到他辦公室去一趟，或者朋友突然打電話找你過去幫忙，等等，都是干擾。國外的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出，人們在工作中，平均每10分鐘會受到1 次干擾，每小時(shí)大約6 次，每天大約50次。平均每次打擾大約是5 分鐘，每天大約4 小時(shí)，其中，80%（約3 小時(shí)）的干擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)，人被干擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，每天總共大約2.5小時(shí)。這樣，每天因干擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。

電話訂貨員要做到自己的時(shí)間自己支配，不要被他人支配，除了掌握各種時(shí)間管理的技巧之外，還要學(xué)會對干擾說“不”，要善于巧妙地拒絕別人，防止別人侵占自己時(shí)間。

拒絕外界的干擾需要勇氣，更需要技巧。對別人說“不”并不是簡單地加以拒絕，就完事大吉。說“不”是需要技巧的，說“不”并不是拒絕一切，說“不”但把同事惹惱了，把朋友惹惱了，把客戶惹惱了，也就沒有事業(yè)的發(fā)展機(jī)會了。電話訂貨員可以通過掌握說“不”的技巧，躲過無窮無盡的“多余”的瑣事和各種各樣的時(shí)間浪費(fèi)，從而節(jié)省時(shí)間。以下是八條拒絕外界干擾的基本技巧：

（1）用制度拒絕干擾。利用公司制度拒絕干擾是非常有效的，一般公司在工作時(shí)間里，會用各種規(guī)章制度來限定員工的行為，例如不許串崗、不許聊天閑談等等，都可以限制干擾。比如，你正在上班時(shí)間，你的朋友打電話找你過去幫忙，你就可以說，公司有規(guī)定上班時(shí)間不能擅自離崗。

（2）不要使用“擋箭牌”。我們經(jīng)常聽到這樣的拒絕：“還沒有考慮好”、“等一等再說”、“研究研究再說”，等等，這樣的推脫言辭不明不白，效果并不好。對方很容易看出你在使用“擋箭牌”對付他。

（3）拒絕時(shí)保持和顏悅色或夾帶贊賞。必要時(shí)可以在拒絕中夾帶表揚(yáng)或贊賞。人們往往有這樣一種心理，當(dāng)聽到別人的贊賞時(shí)，再去聽不愉快批評或拒絕的話，更容易接受。

（4）拒絕的態(tài)度要堅(jiān)決果斷。不能猶豫不定，不能左顧右盼。你一旦決定拒絕別人，就要堅(jiān)決果斷。一旦給人家“猶抱琵琶半遮面”的感覺，對方就會感到你的立場并不堅(jiān)定，他認(rèn)為還有希望，就會繼續(xù)對你軟磨硬泡。

（5）在拒絕中爭取主動的地位。拒絕時(shí)，要簡明地說出拒絕的理由，說話時(shí)節(jié)奏要慢一些，讓對方充分聽懂，講完后，你要做到不露聲色，最好沉默不語，保持平靜可以使你處于主動的地位。

（6）拒絕時(shí)要避免爭吵。在拒絕時(shí)，如果出現(xiàn)對方要與你爭辯，怎么辦？這時(shí)千萬要注意，對于他的抱怨或不滿，你可以傾聽，你可以反復(fù)說明，你也可以沉默不語，甚至你可以躲開暫時(shí)不聽，等他情緒平靜下來以后，你再來聽，但絕不可以與之爭辯。

（7）拒絕時(shí)要堅(jiān)持“對事不對人”。在拒絕中把握“對人尊重、對事拒絕”這個(gè)技巧，我們應(yīng)該學(xué)一學(xué)日本人，他們在談判時(shí)，拒絕通常是堅(jiān)決的、有力的，但拒絕的同時(shí)，必然伴隨不斷地鞠躬和道歉，這樣就給對手一個(gè)感覺，就是他的拒絕是迫不得已的，而且完全是對事的，對人沒有絲毫不尊重的意思。

（8）拒絕后附帶提出建設(shè)性的意見。拒絕之后，如有可能，你最好站在對方的角度想一想，可以向?qū)Ψ教峁┮恍┙ㄔO(shè)性的意見。這樣，可以讓對方覺得你拒絕他是不得已的。這些建議的提出可以淡化因?yàn)槟憔芙^而產(chǎn)生的不良?xì)夥眨屗械饺饲槲逗捅蛔鹬亍?/p>

以上是"人生中的寶貴時(shí)間"的內(nèi)容，本文的主題是“在拒絕中爭取主動的地位。拒絕時(shí)，要簡明地說出拒絕的理由，說話時(shí)節(jié)奏要慢一些，讓對方充分聽懂，講完后，你要做到不露聲色，最好沉默不語，保持平靜可以使你處于主動的地位。”。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 別讓他人來掌握自己的時(shí)間表, 時(shí)間和金錢哪個(gè)比較好用, 我們一起學(xué)習(xí)時(shí)間的訣竅, 感謝您對本站的支持。

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