高端人士的時(shí)間管理方法

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CEO難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎？他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時(shí)間與工作任務(wù)的？頂級(jí)人士井井有條的一天究竟是個(gè)什么樣子？他們對(duì)各層次的管理者與專業(yè)人士的工作會(huì)有哪些啟示？
頂級(jí)管理者如何組織不斷變換的工作時(shí)間——基本工作點(diǎn)核對(duì)方案
“我每天開始工作之前都會(huì)來一次模擬計(jì)劃游戲，想像自己應(yīng)該去做什么事，突然出現(xiàn)預(yù)料之外的會(huì)議或危急情況，門’砰’的一聲打開等等，通過這種游戲，我竭力尋找可以更好地控制自己時(shí)間的辦法?！?br /> 幾乎所有人都被眼下電光石火般的通信速度壓得喘不過氣來，一位金融業(yè)的客戶關(guān)系經(jīng)理曾經(jīng)告訴我說：“最讓人受不了的事是，每當(dāng)我準(zhǔn)備處理手頭上一大堆事情的時(shí)候，就會(huì)有客戶的咨詢電話打過來，同時(shí)，電子郵件也來了，讓我真是分身乏術(shù)。最后到了快下班的時(shí)候，我桌子上的東西還沒處理完，仍在不斷堆積。就這樣，非常棒的計(jì)劃、最良好的意愿全都一下子灰飛煙滅。”
但是如果你把互動(dòng)的事當(dāng)做現(xiàn)實(shí)來接受，不再指望它會(huì)完全離開你，你反而可能掌握它、馴服它、找到辦法來順應(yīng)這一現(xiàn)實(shí)，并在其中保持良好的工作態(tài)度。下面是3個(gè)在不平靜的工作日中建立秩序、提高效率的好計(jì)劃。
定點(diǎn)核對(duì)法 你是怎么組織不斷變化的時(shí)間安排？對(duì)我們大多數(shù)人來說，組織似乎就是控制，但是對(duì)于許多頂級(jí)管理者來說，組織時(shí)間卻不再意味著在自己的優(yōu)先時(shí)間之外，指定明確的時(shí)間去完成特定的工作任務(wù)，而是意味著無限制的彈性時(shí)間安排，幾乎沒有什么固定的框框。
在彈性的時(shí)間安排中，只需確認(rèn)一天起碼要達(dá)到的一些要求是否達(dá)到就可以了。
一般有這3種類型的基本工作點(diǎn)必須查對(duì)，即基于功能的工作要求、基于內(nèi)容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：
1、基于功能的工作要求：
·優(yōu)先事項(xiàng)的時(shí)間是否得到保證
·打電話與回電話
·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件
·繼續(xù)關(guān)注已進(jìn)行的工作
·用在非優(yōu)先事項(xiàng)的兩個(gè)小時(shí)（可以零散分布在全天）
·MBWA
·每天安排對(duì)每一個(gè)直接報(bào)告人的簡(jiǎn)短的接見
·每天安排與上司的摸底性謁見
2、基于內(nèi)容的工作要求。內(nèi)容方面的基本要求一般有以下幾種情況：
·與老客戶的聯(lián)絡(luò)
·發(fā)展新客戶
·數(shù)據(jù)處理
·授權(quán)與員工培養(yǎng)
·撰寫備忘錄、信件、報(bào)表、營(yíng)銷策劃案、戰(zhàn)略計(jì)劃等
其他任何正當(dāng)?shù)氖马?xiàng)都可以算做綜合性的基本核查點(diǎn)，不要隨便放過。注意不要使自己的負(fù)荷過重，反應(yīng)要快，有了這些核查要點(diǎn)作為支架，下面你就可以學(xué)習(xí)頂級(jí)管理者一種獨(dú)特的工作藝術(shù)要求，這種工作藝術(shù)是他們之所以能夠靈活地安排自己的工作時(shí)間的根本原因。
重組時(shí)間——巧用“秘密10分鐘”
所有的頂級(jí)管理者都深知，在自己的個(gè)人時(shí)間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價(jià)還價(jià)，是一個(gè)無法回避的現(xiàn)實(shí)，這也是頂級(jí)管理者之所以能成為頂級(jí)管理者的真正重要的時(shí)間管理藝術(shù)。其中的主要挑戰(zhàn)是你要有隨時(shí)調(diào)整你專注某一具體工作的習(xí)慣，使之可以適應(yīng)更小塊的工作時(shí)間單元。
要把充滿討價(jià)還價(jià)的工作日看做是由大量10來分鐘的小時(shí)間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時(shí)間塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時(shí)間的形象記憶。
你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會(huì)給自己的工作帶來多么大的差異。
你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以后，他就會(huì)從門口探進(jìn)頭來說：“嗨，有時(shí)間嗎？”可是，你那時(shí)候正在把最后的各種數(shù)字填到預(yù)算報(bào)告上，你已經(jīng)干了10分鐘，估計(jì)還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對(duì)馬文的不期而至的兩種反應(yīng)是：
如果你的目標(biāo)是現(xiàn)在就把任務(wù)完成，那么就是：“啊呀又來了，什么都做不了，真是亂了套了!”
如果你懷著“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，沒事，我已經(jīng)做完了1/3。馬文走后，我可以趕在下午3點(diǎn)的會(huì)議之前再趕出1/3。開完會(huì)后找機(jī)會(huì)溜到一邊再完成剩下的1/3?！?br /> 關(guān)鍵是你要靈活機(jī)敏地考慮你的時(shí)間安排。這樣做有兩大好處：第一，因?yàn)槟阈廊粚?duì)待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會(huì)大大減少，被這種不滿情緒”堵塞”的能量因此能釋放出來；第二，如果你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點(diǎn)清單，一邊不斷地尋找各種可能的機(jī)會(huì)來完成這些基本任務(wù)，久而久之，你會(huì)養(yǎng)成一個(gè)非常好的利用時(shí)間的習(xí)慣，工作效率也會(huì)大大提高，據(jù)我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運(yùn)用的成功法寶。

以上是"高端人士的時(shí)間管理方法"的內(nèi)容，本文的主題是“要把充滿討價(jià)還價(jià)的工作日看做是由大量10來分鐘的小時(shí)間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時(shí)間塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時(shí)間的形象記憶?！?。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 考慮時(shí)間的安排本身也是一種學(xué)習(xí), 時(shí)間管理法則, 時(shí)間管理培訓(xùn)的意義是什么 改變自我意味著什么, 感謝您對(duì)本站的支持。

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