時間用在刀刃上

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有效的管理者知道，時間是一項限制因素。任何生產程序的產出量，都會受到最稀有資源的制約。在我們稱之為“工作成就”的生產程序里，最稀有的資源，就是時間。但人們卻往往最不善于管理自己的時間。

要 提高管理者的有效性，第一步就是記錄其時間耗用的實際情形。事實上，許多有效的管理者都經常保持這樣的一份時間記錄，每月定期拿出來檢討。至少，有效的管 理者往往以連續(xù)三四個星期為一個時段，每天記錄，一年內記錄兩三個時段。有了時間耗用的記錄樣本，他們便能自行檢討了。

半年之后，他們都會發(fā)現(xiàn)自己的時間耗用得很亂，浪費在種種無謂的小事上。經過練習，他們在時間的利用上必有進步。但是管理時間必須持之以恒，才能避免再回到浪費的狀態(tài)上去。

第二個步驟就是要做有系統(tǒng)的時間管理。我們先要將非生產性的和浪費時間的活動找出來，盡可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列三個問題。

1.首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費時間，無助于成果。

將時間記錄拿出來，逐項逐項地問：“這件事如果不做，會有什么后果？”如果認為“不會有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。

然而許多大忙人，天天在做一些他們覺得難以割舍的事，比如應邀講演、參加宴會、擔任委員和列席指導之類，不知占去了他們多少時間。其實，對付這類事情，只要審度一下對于組織有無貢獻，對于他本人有無貢獻，或是對于對方的組織有無貢獻。如果都沒有，只要謝絕就得了。

2.第二個該問的問題是：時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？

我從來沒見過一位管理者，在檢討過自己的時間記錄后，還不改變自己的習慣，將不必親自處理的事交給別人。

只要翻閱一下時間記錄，他就能立刻發(fā)現(xiàn)他的時間全用在不必要的事上了，而對于確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經承諾過的事，他卻沒有時間來處理。其實他如果真想有所作為，只要將可由別人做的事交給別人就得了。

公務旅行就是個例子。帕金森教授在《帕金森定律》一書中指出：要迫使不勝任的上級主管退休，最好的辦法就是讓他不斷出差旅行。

3.還有一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者浪費別人的時間。

這種現(xiàn)象并不明顯，但有一個簡單方法可以診斷出來：去問問你的下屬。有效的管理者懂得有系統(tǒng)及誠懇地問他的下屬：“請你想想看，我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情？”問這樣的問題，而且問得對方敢說真心話，才是有效管理者的特色。即使管理者處理的都是頗有成效的工作，其處理方式仍可能造成別人時間的浪費。

許多管理者都意識到了哪些事情會浪費他們的時間，然而他們卻不敢面對這個問題。他們怕因小失大，造成錯誤。殊不知即使有了錯誤，也能很快彌補。事實上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會有太大的風險。能夠大量削減不必要的和非生產性的工作，工作就進行得快多了。

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