時間管理每個人都可以學習

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人說在IT公司沒有不忙的。你會發(fā)現(xiàn)每天RTX要閃爍幾十個對話框是再正常不過的事情。可能你正好在寫一個ppt，同時領導安排今天必須出一封郵件，剛在醞釀的時候突然還會有人電話催你開會，離開時剛好還有個朋友在**上請求幫忙找回密碼，每天周而復始，逢人遍說忙似乎成了流行的口頭禪。你會發(fā)現(xiàn)，時間永遠也不夠用，每天永遠都有著“做不完”的事情。帶著和所有人共同的問題，我了解了時間管理的方**：GTD。下面我會帶著一些自己的理解、更加直白的介紹一下GTD。
GTD就是Get Thing Done的縮寫，翻譯過來就是“把事情做完”，David Allen這本書的中文名叫：《盡管去做》。GTD的核心理念概括一句話，就是：你必須記錄下來你要做的事，然后整理安排自己一一去執(zhí)行了。說起來簡單，做起來不容易，我們看一下GTD的五個核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行。
先記住這五個原則的先后順序。
一、人類的大腦很強大，能存儲很多東西，但讓一個成年人回憶起所有童年的事情，很難。與其讓大腦存放了這么多信息，不如把信息從腦海里拿出來記在紙上, 讓大腦釋放出來去思考如何做一件成功的事。所以，GTD的第一步是“收集”，把所有在腦海里浮現(xiàn)的信息（任務, 想法, 項目等等）記錄到隨身攜帶的小本子上（或者任何適合你的工具），把你的工作從大腦里面清出來，記錄在可以看到的地方。GTD把這個叫做“收集箱”。
記錄小提示：在紙上或其它設備里記錄下工作時，應注意安排優(yōu)先級，思考你的工作哪一項優(yōu)先級最高，需要動腦筋。
記錄的技巧：涉及到記錄的工具和線上和線下兩種情況。線上能提醒的可以使用Outlook的任務和日歷。比如：幾點要找張三打個打電話，幾點要發(fā)給李四一封郵件，幾點去開會。另外還可以使用Google Calendar Sync把Ｇoogle日歷和Outlook日歷同步，隨時在多個辦公地點查看。
線下的工具是紙筆和手機，這里首先推薦的是紙和筆。當你“收集”完所有的信息后，就是“處理”了。
二、 “處理（整理）”英文原意是Process，我提取了三點重要的內(nèi)容：
1) 不把任何信息放回收集箱，處理完一件任務就打一個對勾。
2) 如果任何一項工作需要做，就馬上執(zhí)行去做（如果花的時間少于兩分鐘）；或者委托別人完成，或者將其延期。
3) 否則就把它存檔或刪除、或是為它定義合適的目標與情境，以便下一步執(zhí)行。

兩分鐘原則：不能不提一下處理的兩分鐘原則，我想更細的是：1秒+2分鐘原則，對突然打斷的事情，一秒鐘評估，兩分鐘內(nèi)能解決的，無論是任何事情，馬上著手解決掉。如果不能在兩分鐘內(nèi)解決，就進行下一步處理。這里不能拖，一件事一件事的來，一心不二用，兩分鐘處理完一件事，馬上回到主要任務上來。

三、“組織”?！敖M織”應該是GTD中最關鍵的一點。“組織”主要分為對下一步行動的組織與對備份資料的組織。
下一步行動的組織一般可分為：等待處理清單、將來處理清單、下一步行動清單。
1) 等待處理清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，比如有封郵件問這件事有誰負責，可轉交處理，如果你是主管，可安排下屬去做。
2) 將來處理清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃等等。
3) 下一步處理清單則是具體的下一步工作。而且如果一個任務涉及到多步驟的工作，那么需要將其細化成具體的項目。老外認為不能在兩分鐘鐘內(nèi)完成的、需要一系列動作來進行的任務叫作“項目”。
常使用Outlook做時間管理的，還可以把Outlook建@todo，@waiting，@next三個文件夾進行“組織”任務。記得在工作中看到托哥使用的是“每日待辦”文件夾。
備份資料來自于對任務可行動的處理結果。對備份信息的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，可用很多工具去存檔這些資料，以前我使用的是網(wǎng)文快捕，現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)Onenote也不錯，推薦Onenote2007。
四、“回顧”。
我對回顧的理解是PDCA循環(huán)的一種方式，在每周回顧中，應該對比自己的年度目標，回顧自己在過去一周取得的進步，制定下一周的計劃。如：回顧你的長期目標、中期目標和短期目標、回顧你在Onenote里的筆記、回顧你在Outook里的日程表、回顧你寫在紙上的清單、回顧你的項目進展情況等等。
目前我采用的是每日回顧、每周回顧一次，對自己的工作和其它事情進行回顧，看看哪里做的不好，需要改進，重新做出調整計劃。
五、“執(zhí)行”就不用多講，另外借用托哥的一個詞“集中精神”，結合在一起就是：集中精神執(zhí)行。
最后看一下GTD的工作流，作為對GTD幾個核心原則的回顧。記住工作流，然后嚴格按這個工作流來處理你手頭上的任務。

以上是"時間管理每個人都可以學習"的內(nèi)容，本文的主題是“常使用Outlook做時間管理的，還可以把Outlook建@todo，@waiting，@next三個文件夾進行“組織”任務。記得在工作中看到托哥使用的是“每日待辦”文件夾?！?。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 時間管理的良方——拖延, 我們花費的時間要怎么計算, 給員工有動力的最好方法, 感謝您對本站的支持。

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