如何使你的檔案管理更有效率

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檔案資料不但使我們的工作有序，也協(xié)助我們思考。在信息導(dǎo)向的商業(yè)世界里，良好的檔案管理是做好時間管理的利器。

電腦主機或軟盤上儲存的文件名，最好是與你放在文件柜中的文件名相符，以免造成困擾。例如，在電腦中存了一個叫安德生的檔案，在文件柜中關(guān)于這個專案的文件名最好一樣。檔案命名的方式不僅為了自己方便，也是為了當你不在辦公室時，讓你的同事容易取得所需資料。此外，名稱也要有一致性，不要一會兒叫“時間管理”，一會兒又叫“效率提升”。簡單并且具一致性的檔案名稱，容易記，也容易取用。

每天將當日需要經(jīng)常使用的檔案放在辦公桌上（機密文件除外），省得一整天爬上爬下地拿同樣的檔案。

想要使辦公桌更整齊，東西不會擠成一堆，你可以買一個帶輪子的檔案柜。市面上有很多這種柜子，設(shè)計美觀大方又實用，取用檔案省時方便，桌上既不會亂成一團，而且不用時，一腳踢開免煩惱。

利用倒金字塔型的方式管理檔案，將檔案中較重要的資訊標示在最前面，依此類推。例如：安德生專案—-合約—-建筑—-1998。你可以借助電腦來幫你的忙，先建立主目錄，再依重要性分建子目錄。目前先進的軟件允許使用者以檔案全名儲存，免除了傳統(tǒng)八個字元的文件名限制。如果你依然需要以縮寫文件名存擋，則不論在電腦上或檔案柜里的文件縮寫名稱都要一致且易懂。

避免文件滿天飛和你捉迷藏，將相關(guān)文件打孔，以扣環(huán)扣入，這樣文件就會乖乖待在一起，不再亂七八糟。這種時間管理的方式，尤其適合儲存那些依時間先后存放的檔案年紀較大的文件往后靠邊站，年紀輕的排到最前端！

當電腦硬盤越來越擠的時候，就將硬盤的一些資料建立備份，儲存到軟盤上，或刻錄到光盤上等等。使用適當?shù)膫浞莨ぞ?，你可以保存完整的備份檔。備份檔應(yīng)與儲存在電腦里的資料一致，就像一對雙胞胎。清楚適當?shù)貥耸緜浞輽n之后，將它放到安全的地方。最重要的檔案可建立兩份備份，并存放到不同地方，以求雙重保障。

其實你不必將自己陷在漫天紙張的世界里。將文件掃描，儲存進電腦里，建立電子文件檔，你就可以省下很多儲存檔案的空間，不僅比較容易管理，取用上也比較方便。如果沒有掃描儀的話，很多專業(yè)影印公司都有提供掃描服務(wù)，以頁計價，像美國的Kinko’s即是一例。另一個方法是將文件傳真至電腦的數(shù)據(jù)機，就可以既安全、又方便地儲存到你的電腦硬盤里。好一點的電腦數(shù)據(jù)機軟件還具有OCR光學辨識軟件的辨別功能，可將影像電子檔重新格式化變成一般文字檔，以便存取及修改。

??！春天！風和日麗，鳥語花香，正是大掃除的好時光，哎喲喲！你的辦公室也一樣，要有固定的大掃除日。不管是定在春季或其他季節(jié)也好，反正一年至少要有一次，清理一下你的檔案，刪除些陳年舊案，有些丟到垃極桶里，有些儲存到備份區(qū)，只保留目前仍在著手進行的專案。如果你每次找個檔案要花上像大半輩子那么久的時間，很可能你有戀舊的怪癖，保留了太多不必要的舊信息。開始動手吧！割愛的時候到了！

金科玉律一條：如果文件的厚度超過2.5厘米，就該去做整理分類的工作。分類的方法有兩種：一是按性質(zhì)分類（例如安德生專案的郵件又可分為“純商務(wù)”及“私人”）；二是按時間分類。整理檔案重新分類要注意新檔命名是否恰當，內(nèi)容是否遺漏原始檔重要資料。一疊超過2.5厘米的檔案資料，實在不值得你一頁一頁地花時間去搜尋。

以上是"如何使你的檔案管理更有效率"的內(nèi)容，本文的主題是“檔案資料不但使我們的工作有序，也協(xié)助我們思考。在信息導(dǎo)向的商業(yè)世界里，良好的檔案管理是做好時間管理的利器。”。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 將百度打造成全球互聯(lián)網(wǎng)大本營, 什么樣的辦法最好激勵員工, 時間管理給你最好的建議, 感謝您對本站的支持。

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