OA系統(tǒng)：發(fā)現(xiàn)問題與解決問題

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所有的事物都存在著問題，要往前就只能不斷的發(fā)現(xiàn)自身的問題，發(fā)現(xiàn)問題然后還要解決問題，這樣才能持續(xù)的發(fā)展下去。OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施過程中也是這樣，很多企業(yè)使用了OA系統(tǒng)協(xié)助辦公，但是成效不明顯，這是因?yàn)镺A系統(tǒng)的功能不夠強(qiáng)大嗎？不是，之所以這樣是因?yàn)槠髽I(yè)還沒有發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)中的一些存在問題。

發(fā)現(xiàn)問題

使用OA系統(tǒng)進(jìn)行管理企業(yè)以后還是沒有成效的話，就要想辦法找出問題的癥結(jié)所在，讓OA系統(tǒng)的真正能量迅速發(fā)揮出來。應(yīng)該如何發(fā)現(xiàn)問題呢？查找薄弱的環(huán)節(jié)，“千里之堤潰于蟻穴”不要小看一個(gè)小小的缺陷，這個(gè)小小的缺陷往往就是問題的所在。所以，在OA系統(tǒng)的管理過程中，要善于找出這些小缺陷，然后加以改善，從而達(dá)到改善系統(tǒng)整體水平的目的。發(fā)現(xiàn)問題可以通過對企業(yè)使用OA系統(tǒng)的方式方法出發(fā)，員工的使用是否得當(dāng)？企業(yè)的實(shí)施策略是否完善？當(dāng)中存在哪些使用上的問題？一系列的問題，在實(shí)施的過程中尋找問題的根源，找出所有問題。

在發(fā)現(xiàn)問題的過程中，企業(yè)要深入了解企業(yè)中員工的使用情況，在員工當(dāng)中發(fā)現(xiàn)問題。很多員工都會(huì)持一種“事不關(guān)己高高掛起”的態(tài)度，盡管發(fā)現(xiàn)了OA系統(tǒng)中存在什么問題也不會(huì)提出來，得過且過，寧愿明哲保身也不愿意冒險(xiǎn)提出，免得遭受什么不測。此外，存在操作上的錯(cuò)誤，每個(gè)人都有自己的操作習(xí)慣，一旦形成了自己的操作習(xí)慣就理所當(dāng)然的認(rèn)為自己是對的，如果沒有人在旁指點(diǎn)或者沒有參考的標(biāo)準(zhǔn)就不會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的操作方式或者存在問題。

解決問題

針對以上這些情況，解決問題就迫在眉睫，如果沒有解決的辦法，企業(yè)投入到OA系統(tǒng)當(dāng)中的資金和精力的白白浪費(fèi)掉，所以，要解決這些問題。首先，要對癥下藥，既然問題的源頭在員工身上，那么企業(yè)就要給員工提出問題的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)他們主動(dòng)開口說話，勇敢說出問題。想要員工敞開心扉就要實(shí)施“親民”政策，讓員工明白到叫他們開口說話是為了解決問題而不是為了問責(zé)，要讓他們消除心中的顧慮。然后，要定期的對員工們進(jìn)行引導(dǎo)，引導(dǎo)他們發(fā)現(xiàn)問題，提出問題，進(jìn)行批評和自我批評，闡明系統(tǒng)改善后，能夠幫助他們改善自己的工作，提高工作效率這個(gè)道理，只要明白這個(gè)道理就自然會(huì)提出所發(fā)現(xiàn)的問題。最后，對于搜集回來的問題，認(rèn)真審查，發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的，可以提高OA系統(tǒng)運(yùn)行效率的，要給予提出問題者一定的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣就可以鼓勵(lì)更多的人善于發(fā)現(xiàn)問題，不斷改善系統(tǒng)的實(shí)施效率。

與此同時(shí)，作為企業(yè)OA系統(tǒng)實(shí)施的負(fù)責(zé)任要多看參考流程，要把商家提供的標(biāo)準(zhǔn)流程與企業(yè)的實(shí)際實(shí)施的操作流程進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)差異，找出企業(yè)實(shí)施過程中的不足和缺陷。這樣隨著時(shí)間的推移，OA系統(tǒng)中存在的一個(gè)個(gè)問題，都可以慢慢找出來，并加以解決，不斷的改善，企業(yè)也因此不斷的發(fā)展。