某國有獨(dú)資的大型投資控股和資本運(yùn)營公司投資OA軟件

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應(yīng)用單位：某國有獨(dú)資的大型投資控股和資本運(yùn)營公司投資OA軟件
 
　 
　　近年來，隨著市場開放性不斷加強(qiáng)以及國企改制的不斷推進(jìn)，國企管理體制不斷改革深入，為了適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求，國企信息化也被多數(shù)機(jī)構(gòu)提上日程：如何把企業(yè)的日常管理與信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，全面、有利地推動(dòng)“無紙化辦公”工作開展，如何通過信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各類信息的電子化傳遞、共享和文檔審批，取消傳真、紙質(zhì)郵遞報(bào)送信息……等等一系列的問題，不斷敲擊著政府各類組織機(jī)構(gòu)的神經(jīng)。國有企業(yè)信息意識(shí)不斷得以加強(qiáng)。
 
　　2007年11月，該單位完成了整合重組。重組后，公文、會(huì)議紀(jì)要發(fā)文、簽報(bào)、會(huì)議申請等行政管理制度、規(guī)范如何實(shí)現(xiàn)落地，如何更好地進(jìn)行檔案管理，如何保證各類知識(shí)信息的有效傳遞、共享，如何對資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一、有效的管理、如何更好地進(jìn)行項(xiàng)目管理、促進(jìn)項(xiàng)目協(xié)作，等等問題擺在了集團(tuán)管理層的面前。正是在這種需求內(nèi)驅(qū)的影響下，該集團(tuán)高層決定建設(shè)集團(tuán)協(xié)同OA管理平臺(tái)。
 
　　協(xié)同投資OA軟件應(yīng)用分享
 
　　該集團(tuán)投資OA軟件平臺(tái)采用單點(diǎn)登陸方式，通過安全、穩(wěn)定、可控的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在協(xié)同平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)與成員企業(yè)的信息交互，建立起了高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和辦公提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和管理透視。平臺(tái)主要功能和應(yīng)用包括：
 
　　信息門戶：各類通知、新聞以及下發(fā)的各類文件、代辦事宜、協(xié)作等等都可以在特定門戶上得以呈現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)地上傳下達(dá)、有序流轉(zhuǎn);而企業(yè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)情況也以圖示、報(bào)表的方式呈現(xiàn)在各級(jí)管理者的個(gè)人門戶上，為其決策提供依據(jù)。
 
　　公文管理：主要實(shí)現(xiàn)各級(jí)各類公文的發(fā)文、簽報(bào)、套紅、傳閱、歸檔、共享等。包含功能模塊有：黨委簽報(bào)、董事會(huì)簽報(bào)、行政簽報(bào)(法律類)、行政簽報(bào)(工作類)、黨委發(fā)文、黨委會(huì)議紀(jì)要發(fā)文、董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要發(fā)文、辦文、行政發(fā)文、行政會(huì)議紀(jì)要發(fā)文等。通過合理的公文管理方式，極大改善了傳統(tǒng)的公文傳閱困難、歸檔困難、調(diào)閱手續(xù)繁雜不變等狀況，實(shí)現(xiàn)了公文的規(guī)范化執(zhí)行問題。
 
　　知識(shí)管理：集合該集團(tuán)自身業(yè)務(wù)需求，建立起知識(shí)庫，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)的知識(shí)管理。打破知識(shí)和信息在分散于各個(gè)部門、各個(gè)人員之間的角色的狀況，知識(shí)和信息在協(xié)同OA平臺(tái)上有序流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享、利用和創(chuàng)新、再積累。
 
　　檔案管理：設(shè)立電子檔案庫，規(guī)范統(tǒng)一檔案管理。通過投資OA軟件辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)結(jié)束的公文接收進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子歸檔。便于管理和查詢。
 
　　會(huì)議管理：在協(xié)同OA平臺(tái)上進(jìn)行會(huì)議申請、會(huì)議室登記預(yù)定，查看之前的會(huì)議安排、會(huì)議總結(jié)等等?？梢詫?shí)時(shí)查看會(huì)議室報(bào)表，徹底解決開會(huì)之前四處找會(huì)議室的狀況。
 
　　為構(gòu)建集團(tuán)公司(可擴(kuò)展子公司)統(tǒng)一行政辦公平臺(tái)，順利推進(jìn)集團(tuán)公司辦公自動(dòng)化、公文交換無紙化、管理決策支持網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)電子化，實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)資源信息共享、高效協(xié)同辦公。該集團(tuán)為OA項(xiàng)目配備了一流的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，并以領(lǐng)導(dǎo)小組成員牽頭和協(xié)調(diào)雙方合作，并確立了各項(xiàng)工作的具體負(fù)責(zé)人，從根本上保證了項(xiàng)目的順利實(shí)施。
 
　　在本次OA系統(tǒng)實(shí)施過程中，集團(tuán)董事會(huì)等高層管理成員參與項(xiàng)目實(shí)施討論，提出了很多寶貴的意見和經(jīng)驗(yàn)，對流程的梳理和最終定型給予了決定性的支持，也給了全體項(xiàng)目人員非常大的信心和鼓勵(lì);同時(shí)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)在繁忙的工作之余經(jīng)常親臨實(shí)施一線，與實(shí)施團(tuán)隊(duì)一起探討并設(shè)置集團(tuán)流程、梳理知識(shí)文檔結(jié)構(gòu)、把握客戶管理需求、設(shè)計(jì)門戶風(fēng)格和樣式，為整個(gè)OA系統(tǒng)的實(shí)施推進(jìn)起到了關(guān)鍵作用。
 
　　該集團(tuán)OA系統(tǒng)從安裝調(diào)試、需求調(diào)研、實(shí)施方案確認(rèn)到系統(tǒng)實(shí)施設(shè)置、系統(tǒng)培訓(xùn)再到二次開發(fā)，整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了嚴(yán)格的計(jì)劃、目標(biāo)控制。從而保證了項(xiàng)目的順利推進(jìn)。上線試運(yùn)行階段，經(jīng)過泛微公司全面、細(xì)致、認(rèn)真的應(yīng)用培訓(xùn)，在項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，尤其是集團(tuán)董事會(huì)成員領(lǐng)導(dǎo)的親自帶頭示范下，公司全員應(yīng)用熱情高漲，完成了向無紙化辦公的順利過渡。
 
　　協(xié)同OA應(yīng)用成果分析
 
　　無紙化辦公帶來的成本節(jié)約：該集團(tuán)協(xié)同OA系統(tǒng)自2009年5月運(yùn)行至今，大大節(jié)約了日常辦公成本，在紙張使用、以及傳真機(jī)、打印機(jī)折舊等方面較傳統(tǒng)辦公方式優(yōu)勢明顯;并且大大減少了傳真、電話、快遞等傳統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)和文件流轉(zhuǎn)所產(chǎn)生的遞送費(fèi)用。
 
　　網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)和協(xié)同應(yīng)用帶來效率提升： 由于各類信息在協(xié)同平臺(tái)上得以快速、有序的流轉(zhuǎn)，大大提升了各項(xiàng)事務(wù)的處理效率。以費(fèi)用報(bào)銷為例，傳統(tǒng)辦公環(huán)境下，費(fèi)用報(bào)銷要先填寫費(fèi)用報(bào)銷單，遞交上級(jí)、上級(jí)的上級(jí)、財(cái)務(wù)部門逐級(jí)審批，審批過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都可能被退回，整個(gè)流程就要重新來過。這樣一來，員工在單次報(bào)銷過程中可能需要做2-3次的工作，并且還要在各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)室來來回回的跑，處理效率低下。在協(xié)同辦公平臺(tái)上，第一點(diǎn)，報(bào)銷單的填寫得到了規(guī)范，必需字段沒有填寫或格式錯(cuò)誤無法提升，大大提高了報(bào)銷單據(jù)的質(zhì)量、降低了退回率。另一個(gè)，提交、審批很方便，點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)不到一秒鐘就可以解決以往10分鐘甚至數(shù)小時(shí)才能辦妥的事情。在協(xié)同平臺(tái)上，員工知道他的申請會(huì)在第一時(shí)間被看到和處理，他需要做的就是等待反饋，并且他知道最晚什么時(shí)間他能夠得到反饋，也不會(huì)因此而分心，做事專心、專注，也使得企業(yè)整體效率得以提升。
 
　　知識(shí)管理、協(xié)同辦公、管理透視帶來員工滿意：在協(xié)同管理平臺(tái)上，各類知識(shí)得以共享和傳承，每個(gè)員工都可以按照自己的需求自由搜索各類文檔，也可以向文檔的所有者訂閱沒有查看權(quán)限的文檔，可以就工作中的問題對相關(guān)人員發(fā)起協(xié)作，也可以對知識(shí)進(jìn)行在加工、創(chuàng)新，形成新的知識(shí)來共享，以獲得個(gè)人知識(shí)、能力的提升，并且被同事、上級(jí)認(rèn)可，獲得個(gè)人價(jià)值感。與此同時(shí)，管理也能夠及時(shí)地洞察員工的日常工作進(jìn)度和工作成效，進(jìn)而調(diào)整各崗位的工作負(fù)荷，實(shí)現(xiàn)適時(shí)、合理的崗位變動(dòng)，促進(jìn)員工滿意。