如何加強(qiáng)國際EPC項目文件控制管理

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　　0 引言

　　在國際設(shè)計采購施工總包工程(EPC項目)運作初期，往往面對的是與業(yè)主和咨詢工程師(PMC)的溝通和協(xié)調(diào)，如何確立運作的機(jī)制、建立互信的氣氛，文件往來將是雙方溝通的最重要形式，因此建立健全文件控制管理體系并且保證該體系有效運行尤顯重要。文件控制管理體系的建全、清晰、科學(xué)、專業(yè)化將有力彰顯企業(yè)的管理水平。

　　目前工程項目的文件主要包括有形和無形兩種形式，涉及到項目的每一個部門，而國內(nèi)資料室、檔案室的管理方式，往往使人對它的印象變成看起來重要，說起來次要，做起來不要。那么如何能突破這種觀念，建立起一套強(qiáng)制執(zhí)行的，使人信服的文件控制管理體系，以提高國際EPC項目文件控制管理水平，加快與國際通用模式的接軌，已成為國內(nèi)企業(yè)在國際工程中提高競爭力的關(guān)鍵因素之一。作者對CPECC承接的科威特國家石油公司GC27/28中心處理站及其附屬長輸管線這一大型國際EPC項目和哈薩克斯坦里海北布扎奇油田100萬噸/年中心處理站及GS9/10計量接轉(zhuǎn)站PC項目的文件控制管理進(jìn)行了分析和經(jīng)驗總結(jié)，期望能為今后的國際EPC項目文件的控制管理提供借鑒。

　　1 在國際EPC項目運作中建立一套有效的文件控制管理體系的主要途徑

　　1.1 突出文件控制部門的權(quán)威性

　　讓文件控制管理覆蓋整個項目的各部門，將文件分類編號、格式、用紙、用印、存檔、網(wǎng)管、保密、傳遞等工作統(tǒng)一歸口到文件控制部管理。人員調(diào)動，以文件控制部的確認(rèn)作為人事部門批準(zhǔn)前的最后一道關(guān)口。

　　1.2 加強(qiáng)文件控制管理的專業(yè)性、科學(xué)性

　　信息化運作的項目，注定了文件種類和數(shù)量的浩繁。因此文件管理必須突出專業(yè)性和科學(xué)性。根據(jù)項目運作的特點，可采用各職能部門分散負(fù)責(zé)，文件控制部設(shè)專人對口管理、歸檔、傳遞。也可采用各部門專人負(fù)責(zé)，并兼職文件控制部某專業(yè)管理員。

　　1.3落實文件控制部門的重要地位

　　在項目執(zhí)行和協(xié)調(diào)程序中，文件控制部門可定位為對外它是承包商和業(yè)主及第三方聯(lián)系的窗口，對內(nèi)它既是部門管理運作體系的龍頭也是各部門之間的紐帶。在項目管理過程中，要突出文件控制部門對內(nèi)對外起到啞鈴中間握柄的作用。

　　1.4 將文件控制管理貫穿項目運作全程

　　項目開工、施工、投產(chǎn)、收尾、交工幾個不同時期運作張馳不一，容易造成文件控制管理過程中常出現(xiàn)的失控狀態(tài)。如何避免這一現(xiàn)象的發(fā)生，考驗的是項目經(jīng)理的意志力和項目管理體系的執(zhí)行力。項目前期文件是項目投資、運作方式及預(yù)期結(jié)果的定性，竣工文件是項目完工實現(xiàn)最終移交的依據(jù)。項目的過程文件在項目的收尾階段和工程索賠過程中對承包商來說也是非常重要的，多數(shù)情況下承包商追求的是項目建設(shè)的直接利潤，要減少工程缺陷的損失及加大結(jié)算合同款的額度，都要依靠項目運作過程中的設(shè)計變更、業(yè)主調(diào)整、不可抗力影響等過程文件來支持。因此在項目運作過程中保持文件控制部門的全程參與、全程管理，對承包商來說意義重大。在項目執(zhí)行中，要注重文件控制管理隊伍的穩(wěn)定，人員變動時工作交接要清晰有據(jù)、過渡合理。同時，要注意利用文件控制部門的主線作用，合理運用項目執(zhí)行管理軟件，追蹤項目各個環(huán)節(jié)的進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)制約工程進(jìn)度的瓶頸。

　　2 在項目運作中向文件控制管理要效益和確保信息安全

　　2.1以文件控制部門為核心，建立起項目管理網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公體系，加強(qiáng)保密性和安全性

　　網(wǎng)絡(luò)化辦公的成本和效率優(yōu)勢毋庸質(zhì)疑，但對運作周期較短，工作內(nèi)容涉密、涉外的國際EPC項目來說，由于國內(nèi)外法律體系和要求的不同，且對工程所在國的法律無法做到完全熟悉，往往容易在網(wǎng)絡(luò)化辦公中造成泄密，甚至觸犯所在國的法律法規(guī)，或因違反EPC合同中保密條款而遭到受害方索賠。所以將網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的職責(zé)納入文件控制管理應(yīng)是一項行之有效的管理方式。其次，在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中確立使用權(quán)限、范圍、確保數(shù)字化簽名的有效安全，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)病毒的集中防范管理，都是要逐項解決的重要問題。

　　2.2 文件控制部門要負(fù)責(zé)好電子文件和硬拷貝文件的雙重管理

　　目前無紙化辦公已成為國際上衡量企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的一個標(biāo)志。隨著網(wǎng)上可傳輸數(shù)據(jù)量的急劇增大、壓縮工具的功能增強(qiáng)、數(shù)字化影像資料制取方法的簡化，現(xiàn)在幾乎全部的工程設(shè)計及管理文件都可以網(wǎng)上傳遞，且確保安全性和只讀性，推行真正的無紙化辦公體系條件已非常成熟。當(dāng)然，無紙化辦公只是相對的，我們既要認(rèn)識到它的高效、低成本優(yōu)勢，也要根據(jù)不同合同條款的要求和工程所在國法律法規(guī)及國際仲裁法中對提供證據(jù)有效性的要求，建立必要的硬拷貝文件管理體系。硬拷貝文件在法律糾紛過程中能夠提供詳實可信的證據(jù)材料，可為承包商帶來更大的利益。

　　2.3 文件控制部門要做好硬拷貝資料打印的管理

　　由于施工需要和個人工作方式的喜好，工作中還要打印出大量紙質(zhì)文件，對這點大多數(shù)項目都會有一個突出問題，就是軟拷貝滿天飛，硬拷貝到處堆。什么資料都是全的，但用起來，面對一堆堆的紙質(zhì)文件又無從查找。同時貯存這些超量紙質(zhì)文件更帶來空間損失和安全防火的隱患。菲迪克(FIDIC)合同通用條件中往往對項目文件的保密性會做出較高要求，不但隨處可見的紙質(zhì)項目文件易造成泄密，而且項目收尾時大量的多余和作廢紙質(zhì)文件的處理又將是一件頭痛而重要的事情。國外通常作法是作好分類后，大宗作廢資料集中直送當(dāng)?shù)卦旒垙S有償處理，這和國內(nèi)到處有人搶的廢紙回收是兩個概念的事。因此項目初期，文件控制部門就要建立起一套文件打印控制程序，將這一問題帶來的后患降至最低。

　　2.4 文件控制部門要做好網(wǎng)絡(luò)使用的有效管理

　　目前網(wǎng)上交流已是因公因私溝通的主要載體，如果員工把精力消耗到泡網(wǎng)上，不僅降低工效，而且大量非工作需要的網(wǎng)上下載也會給病毒侵入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)帶來機(jī)會。因此從網(wǎng)管這一環(huán)節(jié)看，加強(qiáng)對內(nèi)部人員上網(wǎng)的監(jiān)控也是必要的。

　　2.5文件控制部門要做好分包商文件的管理

　　現(xiàn)在國際EPC項目中大量采用橇塊化設(shè)計及合同分包的運作模式，對分包商文件的完整性和準(zhǔn)確性要求越來越高。工程設(shè)計期和項目質(zhì)保期內(nèi)使用最多的一般是橇塊廠商文件，實際操作經(jīng)驗告訴我們，國內(nèi)和國外橇塊制造商對自己隨機(jī)文件的重視程度是完全不同的，這和國內(nèi)設(shè)備制造商大多不重視產(chǎn)品外包裝的觀念很相似。在招標(biāo)文件中雖然對分包商文件都有詳細(xì)要求，但在執(zhí)行過程中，這一問題又常被忽視。而這種忽視的后果，一般要到交工驗收時才體現(xiàn)出來，這時再想回頭整理分包商文件已是事倍功半了。所以由文件控制部牽頭，在設(shè)計、施工、投產(chǎn)等部門的配合下，在項目運作初期及時對分包商文件的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)清理存在的問題，對項目最終移交至關(guān)重要。

　　2.6文件控制部門要做好設(shè)計過程文件和竣工文件的管理

　　首先，要在整個項目中建立嚴(yán)格的文件發(fā)放程序，確保升版后的設(shè)計文件及時地發(fā)放到各相關(guān)部門，這樣可以保證項目執(zhí)行圖紙和文件始終是最新的，以減少工程的損失。其次，針對重大工程變更，要建立必要的作廢文件圖紙強(qiáng)制招回制度。文件和圖紙版本的更新信息，要按時公布在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，通知到各有關(guān)部門。第三，文件控制部門要督促設(shè)計部門做好圖紙的適時升版，減少滯后引起的圖紙誤差。第四，國際EPC項目要求竣工圖必須由設(shè)計部門負(fù)責(zé)完成，這和國內(nèi)項目中通常是設(shè)計部門委托或依靠施工部門來完成竣工圖的做法截然不同。因此文件控制部門要對現(xiàn)場的施工記錄、工程簽證做好整理歸檔，為最終拿出一套真實準(zhǔn)確的竣工圖創(chuàng)造充分條件。

　　2.7 文件控制部門要協(xié)助做好財務(wù)文件的管理

　　財務(wù)文件管理的特殊性，不同項目執(zhí)行的方式也不同，但基本上財務(wù)文件是由財務(wù)部門建立、歸檔，由文件控制部門封存以備檢查和審計之需。

　　3 國際EPC項目文件控制管理的難點及克服辦法

　　3.1 善于利用多種資源，建立健全文件控制管理體系

　　鑒于國際EPC項目普遍會遇到的勞務(wù)名額限制問題，如堅持要求中小型項目在國外都建立一套完整的文件控制管理體系往往會遇到人員不足的問題。對有實力的大型公司，這個矛盾可以通過建立國內(nèi)文件控制總部和國外現(xiàn)場分部的方式加以解決。具體做法是：通過實施跨國網(wǎng)絡(luò)管理，既保證工作的效率，又減少了現(xiàn)場人員。國內(nèi)總部要起到宏觀管理和總部支持的作用，建立內(nèi)部共享的國際標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范文庫，及時提供前方項目所需的權(quán)威性的文件資料?，F(xiàn)場分部要根據(jù)項目特點，建立既適應(yīng)業(yè)主要求又符合總部要求的管理方式，做好前后方的互補和支持。

　　3.2加快國內(nèi)企業(yè)內(nèi)部文件控制管理與國際通用模式的接軌

　　統(tǒng)一文件控制管理的模式，加快國內(nèi)企業(yè)內(nèi)部文件控制管理與國際通用模式接軌，建立一套讓國內(nèi)外業(yè)主信服和樂意接受的文件控制管理體系。目前國內(nèi)文件控制管理的地位和模式與國外公司通行的做法還有差異，這一點不但表現(xiàn)在國內(nèi)外對文件控制管理部門的重視程度不同，還表現(xiàn)在對文件資料編輯存檔的內(nèi)容和形式的要求也有區(qū)別。容易出現(xiàn)國內(nèi)的管理模式國外業(yè)主不接受，而國外項目成功的運作模式在國內(nèi)又無法移植，運回的資料無法及時歸檔，或者是干脆不運回國內(nèi)。這點與工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)的要求是不符的。筆者在一個國際工程中就遇到過業(yè)主20多年前建的一套石油裝置發(fā)生爆炸事故后，業(yè)主要求當(dāng)時的工程監(jiān)理公司，把該裝置建設(shè)時期相關(guān)的原始安裝、檢查、驗收資料全部復(fù)制，以查清問題，鑒定是否有原承包商的質(zhì)量責(zé)任。

　　總之，隨著中國公司邁向國際市場步伐的加快，建立一套行之有效的，符合國際慣例的文件控制管理體系已是當(dāng)務(wù)之急。相信這一體系的完善也將為中國企業(yè)在國際工程總包的激烈市場競爭中增加獲勝的籌碼。