做好項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理

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　　社會(huì)和諧能夠發(fā)展、企業(yè)和諧能夠進(jìn)步、施工項(xiàng)目管理和諧能夠取得理想的預(yù)期效果，家庭和諧幸福美滿，這已成為人們公認(rèn)的事實(shí)。筆者根據(jù)自己從事項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，淺談和諧氛圍是項(xiàng)目管理成功的基。什么是和諧氛圍，胡總書記論述得比較清楚。他說：“我們所要建設(shè)的社會(huì)主義和諧社會(huì)，應(yīng)該是民主法治、公平正義、誠信友愛、充滿活力、安定有序、人與自然和諧相處的社會(huì)”。要做到項(xiàng)目管理和諧，首先必須要做好項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作，要做好協(xié)調(diào)工作就要了解項(xiàng)目協(xié)調(diào)的特點(diǎn)、項(xiàng)目施工過程中可能出現(xiàn)的問題以及如何協(xié)調(diào)處理好這些問題。

　　一、項(xiàng)目協(xié)調(diào)的范圍和特點(diǎn)

　　項(xiàng)目協(xié)調(diào)的范圍大致可劃分為三個(gè)方面，即：內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)、近外層關(guān)系的協(xié)調(diào)和遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)。其中，內(nèi)部關(guān)系包括項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部關(guān)系、項(xiàng)目經(jīng)理部與企業(yè)的關(guān)系、項(xiàng)目經(jīng)理部與作業(yè)層的關(guān)系;近外層關(guān)系是指與項(xiàng)目部有直接和間接合同的關(guān)系，包括與建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、物資供應(yīng)單位、分包單位以及銀行、保險(xiǎn)公司等之間的關(guān)系;遠(yuǎn)外層關(guān)系是指與項(xiàng)目部雖無直接和間接合同關(guān)系，但卻有著法律法規(guī)和社會(huì)公德等約束的關(guān)系，例如項(xiàng)目部與地方政府的交通、環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、勞動(dòng)、安監(jiān)、綠化等部門的關(guān)系。實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)告訴我們，項(xiàng)目施工過程中，近外層關(guān)系的協(xié)調(diào)是項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)的重點(diǎn)。

　　項(xiàng)目協(xié)調(diào)的特點(diǎn)。首先是協(xié)調(diào)的要素多，工作量大。一是人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，通常包括項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)以及與關(guān)聯(lián)單位的人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的對象主要是相關(guān)工作人員在工作過程當(dāng)中人與人之間在管理工作中的聯(lián)系和矛盾。二是組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，通常包括項(xiàng)目經(jīng)理部與企業(yè)管理層以及與分包單位、勞務(wù)作業(yè)層之間的關(guān)系。三是供求關(guān)系協(xié)調(diào)，通常包括企業(yè)物資供應(yīng)部門、建設(shè)單位物資供應(yīng)部門與項(xiàng)目經(jīng)理部之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，各生產(chǎn)要素供需單位之間的協(xié)調(diào)。四是協(xié)作配合之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，通常包括項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部各部門之間、上下級(jí)之間、管理層與作業(yè)層之間以及與各近外層協(xié)作單位之間的協(xié)調(diào)。五是約束關(guān)系的協(xié)調(diào)，通常包括項(xiàng)目經(jīng)理部與遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)，包括與有法律法規(guī)約束關(guān)系的單位，例如政府下設(shè)的環(huán)保、衛(wèi)生、綠化、質(zhì)檢、勞動(dòng)、交通等部門的關(guān)系協(xié)調(diào)，和與有合同約束關(guān)系的建設(shè)單位之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。

　　其次，項(xiàng)目協(xié)調(diào)具有階段性。建設(shè)工程通常具有很強(qiáng)的階段性，對于工程總承包項(xiàng)目通?？煞譃榭碧?、設(shè)計(jì)、采購、施工、運(yùn)營等不同階段，每個(gè)階段又可以劃分為若干時(shí)期，例如在施工階段就可以分為準(zhǔn)備期、施工期、收尾期等，在各個(gè)不同的時(shí)期，項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容是不一樣的，協(xié)調(diào)的重點(diǎn)也是不同的。例如：施工準(zhǔn)備期，協(xié)調(diào)的重點(diǎn)是遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)，主要是當(dāng)?shù)卣鞑块T(包括土地部門、環(huán)保部門、公安部門、衛(wèi)生防疫部門、質(zhì)量監(jiān)督部門、勞動(dòng)安全部門、交通部門等)的關(guān)系協(xié)調(diào);施工期協(xié)調(diào)的重點(diǎn)是內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)，主要是協(xié)調(diào)好項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部關(guān)系、項(xiàng)目經(jīng)理部與企業(yè)的關(guān)系、項(xiàng)目經(jīng)理部與作業(yè)層的關(guān)系;收尾期協(xié)調(diào)的重點(diǎn)是近外層關(guān)系，主要是建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、物資供應(yīng)單位、分包單位以及銀行、保險(xiǎn)公司等部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。

　　第三、協(xié)調(diào)的難度更大。由于項(xiàng)目管理的協(xié)調(diào)性質(zhì)是多種多樣的，所涉及到的關(guān)系也是千頭萬緒的，例如，有項(xiàng)目與目標(biāo)因素之間的協(xié)調(diào);項(xiàng)目各子系統(tǒng)內(nèi)部、子系統(tǒng)之間、子系統(tǒng)與環(huán)境之間的協(xié)調(diào);各專業(yè)技術(shù)方面的協(xié)調(diào);各種管理方法、管理過程的協(xié)調(diào);項(xiàng)目實(shí)施過程的協(xié)調(diào);各種管理職能方面的協(xié)調(diào);項(xiàng)目參與者之間的協(xié)調(diào)等。因而協(xié)調(diào)工作在項(xiàng)目管理過程中的難度比其他任何一種工作的協(xié)調(diào)難度都大。

　　二、項(xiàng)目管理過程中普遍存在的主要問題

　　首先是項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部工作混亂。主要表現(xiàn)在：由于項(xiàng)目部總體目標(biāo)不明，各職能部門的職責(zé)、權(quán)力不明確，部門之間經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象;由于缺乏溝通和必要的宣傳，部門之間工作思路和做法不同，在一件事情上有時(shí)會(huì)出現(xiàn)對立的、相反的意見或做法;由于施工不順暢，資金狀況不好或施過程中遇到的一些挫折和危機(jī)時(shí)，項(xiàng)目部內(nèi)部往往會(huì)出現(xiàn)士氣不足，工作熱情不高的現(xiàn)象;由于信息不暢，工作溝通不及時(shí)，指揮不靈等原因，項(xiàng)目實(shí)施過程中容易出現(xiàn)各種混亂現(xiàn)象，部門工作抓不住重點(diǎn)，作業(yè)層人員每班不知道應(yīng)該干什么活，干到什么程度;由于人們對合同、各種指令和責(zé)任書學(xué)習(xí)理解不透，認(rèn)識(shí)不一致，因而在施工過程中不能認(rèn)真履行合同，往往出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象，使項(xiàng)目失控;由于項(xiàng)目部內(nèi)部沒有和諧的工作氛圍，致使項(xiàng)目部正氣不足，應(yīng)該開的會(huì)不及時(shí)開、應(yīng)該討論研究的問題不討論，該提出來的問題不及時(shí)提出來，致使工程釀成隱患或造成重大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，抓好項(xiàng)目管理是項(xiàng)目經(jīng)理首要任務(wù)，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目和諧的關(guān)鍵。

　　其次是與外部關(guān)系未能夠很好的理順。主要表現(xiàn)在：項(xiàng)目經(jīng)理部的工作得不到建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等近外層關(guān)系單位的支持，有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)對立的現(xiàn)象;建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位很少召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)議，或者在協(xié)調(diào)會(huì)議上不能很好討論研究重要的協(xié)調(diào)事務(wù)，有時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)偏離議題或者是正常的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)議老是被打斷和干擾，達(dá)不到應(yīng)有的效果;由于會(huì)議召開的少，三個(gè)層次之間的信息不暢，出現(xiàn)的問題得不到及時(shí)溝通，致使項(xiàng)目部內(nèi)部、項(xiàng)目部與遠(yuǎn)外層、項(xiàng)目部與近外層三個(gè)層次之間很容易產(chǎn)生不必要的誤會(huì)，經(jīng)常會(huì)因此影響了項(xiàng)目的正常運(yùn)作，甚至相互之間往往產(chǎn)生一些抱怨;另外，還有些項(xiàng)目經(jīng)理部得不到上級(jí)企業(yè)職能部門的支持，不能及時(shí)得到人力、技術(shù)資源和管理服務(wù)，而且與外界又不能進(jìn)行正常的信息溝通，迫使項(xiàng)目經(jīng)理部在有些問題上要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力處理各種突發(fā)矛盾和問題，降低了工作效率。

　　第三、管理不規(guī)范、紀(jì)律不嚴(yán)明，管理層和作業(yè)層工作配合不默契、工作關(guān)系不夠協(xié)調(diào)。主要表現(xiàn)在：項(xiàng)目部各部門職責(zé)不清、施工計(jì)劃研究不細(xì)、落實(shí)不好;技術(shù)指導(dǎo)服務(wù)不到位、質(zhì)量檢查不及時(shí)，返工、窩工現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生;施工調(diào)度命令有時(shí)得不到很好貫徹落實(shí)，各層面、各工種之間配合不夠好，協(xié)調(diào)不及時(shí);由于紀(jì)律不嚴(yán)、管理不規(guī)范，現(xiàn)場施工不文明現(xiàn)象到處可見，損失浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。

　　上述三方面問題是項(xiàng)目施工管理過程中普遍存在的問題，這些問題如果不予以高度重視，在整個(gè)施工過程中協(xié)調(diào)工作做不好或協(xié)調(diào)不及時(shí)，項(xiàng)目部就不可能實(shí)現(xiàn)和諧氛圍，各項(xiàng)工作很難做好，經(jīng)營管理目標(biāo)很難實(shí)現(xiàn)。因此，抓好項(xiàng)目施工的各項(xiàng)管理工作，協(xié)調(diào)好各個(gè)層次的工作關(guān)系，是構(gòu)建和諧氛圍的關(guān)鍵。

　　三、做好項(xiàng)目協(xié)調(diào)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部和諧工作氛圍，必須認(rèn)真做好以下幾個(gè)方面的工作

　　1、項(xiàng)目部全體人員必須牢固樹立“和諧氛圍”是做好一切工作基礎(chǔ)的思想意識(shí)。眾所周知，構(gòu)建和諧社會(huì)是我國當(dāng)前的一項(xiàng)國策，而構(gòu)建和諧的工作環(huán)境是現(xiàn)代管理所提倡的一項(xiàng)重要原則。對于工程項(xiàng)目來說，由于建筑工程的特殊性，施工過程中涉及到的各層面的關(guān)系的復(fù)雜性，要實(shí)現(xiàn)和諧氛圍，協(xié)調(diào)工作就顯得尤為重要。因此，項(xiàng)目部全體人員應(yīng)通過學(xué)習(xí)和不斷的教育，充分認(rèn)識(shí)到協(xié)調(diào)工作的重要性，在日常工作中努力做好本職工作，用友好的語言、和藹的態(tài)度來幫助、支持其他部門工作，及時(shí)溝通工作中出現(xiàn)的各種矛盾，努力創(chuàng)造出和諧的工作氛圍。這是做好其他一切工作的基礎(chǔ)，沒有和諧的工作環(huán)境什么事也做不好、做不成。

　　2、加強(qiáng)項(xiàng)目部各層面的溝通是做好項(xiàng)目協(xié)調(diào)的必要手段和方法。溝通可以是思想交流，也可以是施工技術(shù)交流、工作上的支持和幫助，還可以是其他方面?zhèn)€交流，總之，溝通是解決項(xiàng)目實(shí)施過程中各種障礙的最基本方法。多年的事實(shí)證明，溝通是實(shí)現(xiàn)和諧工作氛圍最有效的一種手段。任何組織和個(gè)人發(fā)生爭執(zhí)或矛盾后，只有通過溝通才能實(shí)現(xiàn)和解，通過溝通不但可以解決各種協(xié)調(diào)問題，如，施工技術(shù)問題、施工過程和方法、對問題的認(rèn)識(shí)和理解、對項(xiàng)目管理方法和施工程序中的矛盾、困難和不一致等，而且還可以解決相關(guān)人員心理行為的障礙和爭執(zhí)。對于項(xiàng)目來說，項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部情況溝通的好壞，是測定項(xiàng)目管理效果的最好尺度，項(xiàng)目目標(biāo)能否成功實(shí)現(xiàn)，很大程度上取決于項(xiàng)目經(jīng)理部能否成功地進(jìn)行溝通，即能否成功地做好協(xié)調(diào)工作。

　　3、要盡力控制爭執(zhí)。由于每個(gè)人的思想道德觀念的差異、工作能力和水平的差異、以及對問題的出發(fā)點(diǎn)不同等原因，在日常的工作生活中爭執(zhí)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，尤其是在項(xiàng)目施工過程中，爭執(zhí)現(xiàn)象無時(shí)不在，這就要求項(xiàng)目部的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要掌握控制好爭執(zhí)事態(tài)的擴(kuò)大，要及時(shí)協(xié)調(diào)好出現(xiàn)的各種爭執(zhí)。協(xié)調(diào)還要講究技巧，特別是對于爭執(zhí)的處理更要講究藝術(shù)，必須使?fàn)巿?zhí)得到有效的管理和控制。對于項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題應(yīng)本著多協(xié)商少爭執(zhí)的原則，通過協(xié)商平衡來滿足各方面的利益，從而達(dá)到和諧的目的。通常情況下對于不影響項(xiàng)目管理大局的爭執(zhí)，應(yīng)采取策略引導(dǎo)爭執(zhí)者或者說服雙方向?qū)Ψ阶鬟m當(dāng)妥協(xié)或非原則性讓步，避免爭執(zhí)擴(kuò)大化;對于涉及雙方共同利益的爭執(zhí)可采取互遷互讓，加大合作面進(jìn)而形成利益互補(bǔ)或利益共同體，從而化解爭執(zhí);對于利益沖突性較大的爭執(zhí)或問題比較突出的爭執(zhí)，在協(xié)商和調(diào)解都無效的情況下，應(yīng)及時(shí)提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)裁決，或當(dāng)機(jī)立斷采取行政裁決的方式解決，或通過法律途徑解決。另外，在必要的情況下，對于一些目標(biāo)不明或方法難以確定的問題，有時(shí)要有意識(shí)的引起爭執(zhí)，通過爭執(zhí)進(jìn)行討論和溝通，使認(rèn)識(shí)一致，從而得到最佳協(xié)調(diào)解決方案。

　　4、對具體問題要進(jìn)行認(rèn)真的分析，對不同的問題采取不同的方法手段。在項(xiàng)目協(xié)調(diào)過程中必須堅(jiān)持具體問題具體分析的原則，對于每一個(gè)需要協(xié)調(diào)的問題都必須先分清它的性質(zhì)、類型、主次等要素，然后制定出最合適、最有效的解決途徑。如，對于內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)主要應(yīng)依靠各項(xiàng)規(guī)章制度，通過做思想政治工作和內(nèi)部教育培訓(xùn)，逐步提高人員素質(zhì)等方法來實(shí)現(xiàn)和諧;對于項(xiàng)目經(jīng)理部與企業(yè)管理層之間的管理協(xié)調(diào)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任書》，借助主管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào);對于項(xiàng)目經(jīng)理部與作業(yè)層之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，應(yīng)嚴(yán)格履行《勞務(wù)分包合同》和執(zhí)行《項(xiàng)目管理制度和辦法》，通過個(gè)別交談或會(huì)議等形式進(jìn)行協(xié)調(diào);對于項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部供求關(guān)系的協(xié)調(diào)，必須依靠編制的資源需求計(jì)劃并通過物資供應(yīng)部門、調(diào)度系統(tǒng)和調(diào)度人員的作用進(jìn)行協(xié)調(diào);對于項(xiàng)目經(jīng)理部與建設(shè)單位和監(jiān)理單位之間的協(xié)調(diào)，應(yīng)以溝通為主，協(xié)調(diào)的目的是搞好協(xié)作，協(xié)調(diào)的依據(jù)是執(zhí)行合同，協(xié)調(diào)的重點(diǎn)是資金問題、進(jìn)度問題和質(zhì)量問題。因此，項(xiàng)目部各級(jí)人員必須高度重視并認(rèn)真做好這個(gè)層面的協(xié)調(diào)工作。

　　5、項(xiàng)目協(xié)調(diào)還要注重動(dòng)態(tài)管理的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作貫穿于項(xiàng)目管理的全過程，但是，由于工程項(xiàng)目的實(shí)施是分階段實(shí)行的，項(xiàng)目各階段所存在的問題有所不同，因而在項(xiàng)目協(xié)調(diào)過程中還必須根據(jù)各階段的實(shí)際情況抓好協(xié)調(diào)的重點(diǎn)，如，在項(xiàng)目實(shí)施初期主要是遠(yuǎn)外層和供求關(guān)系的協(xié)調(diào);項(xiàng)目施工期間主要是內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)和近外層關(guān)系的協(xié)調(diào);后期的協(xié)調(diào)重點(diǎn)則是近外層關(guān)系及合同與法律法規(guī)約束關(guān)系的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目部主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展，適時(shí)準(zhǔn)確的把握各種關(guān)系的發(fā)展事態(tài)，以及在項(xiàng)目進(jìn)展的不同時(shí)期和各層面工作關(guān)系相處情況，及時(shí)有效的進(jìn)行溝通，化解各種矛盾、解決各種爭執(zhí)，營造和諧工作氛圍，從而提高項(xiàng)目運(yùn)行的效率。

　　6、應(yīng)注重加強(qiáng)項(xiàng)目部全體人員的思想和技術(shù)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)以及協(xié)調(diào)能力。任何工作都是由人來完成的，人的素質(zhì)決定了工作質(zhì)量，項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作也不例外。要?jiǎng)?chuàng)造項(xiàng)目管理和諧氛圍，必須搞好項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作。因此，項(xiàng)目部在施工進(jìn)展的全過程中應(yīng)注重對項(xiàng)目部所有管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和教育，使他們充分了解項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作的重要性，學(xué)會(huì)和掌握協(xié)調(diào)工作的方法和技巧，在工作中及時(shí)處理好隨時(shí)發(fā)生的各種問題。另外，項(xiàng)目經(jīng)理部最好配備專職的項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作人員，并指定一名項(xiàng)目副經(jīng)理專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，這樣可取得理想的效果。