做好項目協(xié)調(diào)管理

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　　社會和諧能夠發(fā)展、企業(yè)和諧能夠進步、施工項目管理和諧能夠取得理想的預期效果，家庭和諧幸福美滿，這已成為人們公認的事實。筆者根據(jù)自己從事項目管理的經(jīng)驗，淺談和諧氛圍是項目管理成功的基。什么是和諧氛圍，胡總書記論述得比較清楚。他說：“我們所要建設的社會主義和諧社會，應該是民主法治、公平正義、誠信友愛、充滿活力、安定有序、人與自然和諧相處的社會”。要做到項目管理和諧，首先必須要做好項目的協(xié)調(diào)工作，要做好協(xié)調(diào)工作就要了解項目協(xié)調(diào)的特點、項目施工過程中可能出現(xiàn)的問題以及如何協(xié)調(diào)處理好這些問題。

　　一、項目協(xié)調(diào)的范圍和特點

　　項目協(xié)調(diào)的范圍大致可劃分為三個方面，即：內(nèi)部關系的協(xié)調(diào)、近外層關系的協(xié)調(diào)和遠外層關系的協(xié)調(diào)。其中，內(nèi)部關系包括項目經(jīng)理部內(nèi)部關系、項目經(jīng)理部與企業(yè)的關系、項目經(jīng)理部與作業(yè)層的關系;近外層關系是指與項目部有直接和間接合同的關系，包括與建設單位、監(jiān)理單位、設計單位、物資供應單位、分包單位以及銀行、保險公司等之間的關系;遠外層關系是指與項目部雖無直接和間接合同關系，但卻有著法律法規(guī)和社會公德等約束的關系，例如項目部與地方政府的交通、環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、勞動、安監(jiān)、綠化等部門的關系。實際工作經(jīng)驗告訴我們，項目施工過程中，近外層關系的協(xié)調(diào)是項目管理協(xié)調(diào)的重點。

　　項目協(xié)調(diào)的特點。首先是協(xié)調(diào)的要素多，工作量大。一是人際關系的協(xié)調(diào)，通常包括項目經(jīng)理部內(nèi)部人際關系的協(xié)調(diào)以及與關聯(lián)單位的人際關系的協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的對象主要是相關工作人員在工作過程當中人與人之間在管理工作中的聯(lián)系和矛盾。二是組織關系的協(xié)調(diào)，通常包括項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層以及與分包單位、勞務作業(yè)層之間的關系。三是供求關系協(xié)調(diào)，通常包括企業(yè)物資供應部門、建設單位物資供應部門與項目經(jīng)理部之間的關系協(xié)調(diào)，各生產(chǎn)要素供需單位之間的協(xié)調(diào)。四是協(xié)作配合之間的關系協(xié)調(diào)，通常包括項目經(jīng)理部內(nèi)部各部門之間、上下級之間、管理層與作業(yè)層之間以及與各近外層協(xié)作單位之間的協(xié)調(diào)。五是約束關系的協(xié)調(diào)，通常包括項目經(jīng)理部與遠外層關系的協(xié)調(diào)，包括與有法律法規(guī)約束關系的單位，例如政府下設的環(huán)保、衛(wèi)生、綠化、質(zhì)檢、勞動、交通等部門的關系協(xié)調(diào)，和與有合同約束關系的建設單位之間關系的協(xié)調(diào)。

　　其次，項目協(xié)調(diào)具有階段性。建設工程通常具有很強的階段性，對于工程總承包項目通?？煞譃榭碧?、設計、采購、施工、運營等不同階段，每個階段又可以劃分為若干時期，例如在施工階段就可以分為準備期、施工期、收尾期等，在各個不同的時期，項目協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容是不一樣的，協(xié)調(diào)的重點也是不同的。例如：施工準備期，協(xié)調(diào)的重點是遠外層關系的協(xié)調(diào)，主要是當?shù)卣鞑块T(包括土地部門、環(huán)保部門、公安部門、衛(wèi)生防疫部門、質(zhì)量監(jiān)督部門、勞動安全部門、交通部門等)的關系協(xié)調(diào);施工期協(xié)調(diào)的重點是內(nèi)部關系的協(xié)調(diào)，主要是協(xié)調(diào)好項目經(jīng)理部內(nèi)部關系、項目經(jīng)理部與企業(yè)的關系、項目經(jīng)理部與作業(yè)層的關系;收尾期協(xié)調(diào)的重點是近外層關系，主要是建設單位、監(jiān)理單位、設計單位、物資供應單位、分包單位以及銀行、保險公司等部門之間的關系協(xié)調(diào)。

　　第三、協(xié)調(diào)的難度更大。由于項目管理的協(xié)調(diào)性質(zhì)是多種多樣的，所涉及到的關系也是千頭萬緒的，例如，有項目與目標因素之間的協(xié)調(diào);項目各子系統(tǒng)內(nèi)部、子系統(tǒng)之間、子系統(tǒng)與環(huán)境之間的協(xié)調(diào);各專業(yè)技術方面的協(xié)調(diào);各種管理方法、管理過程的協(xié)調(diào);項目實施過程的協(xié)調(diào);各種管理職能方面的協(xié)調(diào);項目參與者之間的協(xié)調(diào)等。因而協(xié)調(diào)工作在項目管理過程中的難度比其他任何一種工作的協(xié)調(diào)難度都大。

　　二、項目管理過程中普遍存在的主要問題

　　首先是項目經(jīng)理部內(nèi)部工作混亂。主要表現(xiàn)在：由于項目部總體目標不明，各職能部門的職責、權力不明確，部門之間經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象;由于缺乏溝通和必要的宣傳，部門之間工作思路和做法不同，在一件事情上有時會出現(xiàn)對立的、相反的意見或做法;由于施工不順暢，資金狀況不好或施過程中遇到的一些挫折和危機時，項目部內(nèi)部往往會出現(xiàn)士氣不足，工作熱情不高的現(xiàn)象;由于信息不暢，工作溝通不及時，指揮不靈等原因，項目實施過程中容易出現(xiàn)各種混亂現(xiàn)象，部門工作抓不住重點，作業(yè)層人員每班不知道應該干什么活，干到什么程度;由于人們對合同、各種指令和責任書學習理解不透，認識不一致，因而在施工過程中不能認真履行合同，往往出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象，使項目失控;由于項目部內(nèi)部沒有和諧的工作氛圍，致使項目部正氣不足，應該開的會不及時開、應該討論研究的問題不討論，該提出來的問題不及時提出來，致使工程釀成隱患或造成重大的經(jīng)濟損失。因此，抓好項目管理是項目經(jīng)理首要任務，是實現(xiàn)項目和諧的關鍵。

　　其次是與外部關系未能夠很好的理順。主要表現(xiàn)在：項目經(jīng)理部的工作得不到建設單位、監(jiān)理單位、設計單位等近外層關系單位的支持，有時甚至會出現(xiàn)對立的現(xiàn)象;建設、監(jiān)理、設計單位很少召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會議，或者在協(xié)調(diào)會議上不能很好討論研究重要的協(xié)調(diào)事務，有時經(jīng)常出現(xiàn)偏離議題或者是正常的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會議老是被打斷和干擾，達不到應有的效果;由于會議召開的少，三個層次之間的信息不暢，出現(xiàn)的問題得不到及時溝通，致使項目部內(nèi)部、項目部與遠外層、項目部與近外層三個層次之間很容易產(chǎn)生不必要的誤會，經(jīng)常會因此影響了項目的正常運作，甚至相互之間往往產(chǎn)生一些抱怨;另外，還有些項目經(jīng)理部得不到上級企業(yè)職能部門的支持，不能及時得到人力、技術資源和管理服務，而且與外界又不能進行正常的信息溝通，迫使項目經(jīng)理部在有些問題上要花費大量的時間和精力處理各種突發(fā)矛盾和問題，降低了工作效率。

　　第三、管理不規(guī)范、紀律不嚴明，管理層和作業(yè)層工作配合不默契、工作關系不夠協(xié)調(diào)。主要表現(xiàn)在：項目部各部門職責不清、施工計劃研究不細、落實不好;技術指導服務不到位、質(zhì)量檢查不及時，返工、窩工現(xiàn)象時有發(fā)生;施工調(diào)度命令有時得不到很好貫徹落實，各層面、各工種之間配合不夠好，協(xié)調(diào)不及時;由于紀律不嚴、管理不規(guī)范，現(xiàn)場施工不文明現(xiàn)象到處可見，損失浪費現(xiàn)象嚴重。

　　上述三方面問題是項目施工管理過程中普遍存在的問題，這些問題如果不予以高度重視，在整個施工過程中協(xié)調(diào)工作做不好或協(xié)調(diào)不及時，項目部就不可能實現(xiàn)和諧氛圍，各項工作很難做好，經(jīng)營管理目標很難實現(xiàn)。因此，抓好項目施工的各項管理工作，協(xié)調(diào)好各個層次的工作關系，是構(gòu)建和諧氛圍的關鍵。

　　三、做好項目協(xié)調(diào)實現(xiàn)項目部和諧工作氛圍，必須認真做好以下幾個方面的工作

　　1、項目部全體人員必須牢固樹立“和諧氛圍”是做好一切工作基礎的思想意識。眾所周知，構(gòu)建和諧社會是我國當前的一項國策，而構(gòu)建和諧的工作環(huán)境是現(xiàn)代管理所提倡的一項重要原則。對于工程項目來說，由于建筑工程的特殊性，施工過程中涉及到的各層面的關系的復雜性，要實現(xiàn)和諧氛圍，協(xié)調(diào)工作就顯得尤為重要。因此，項目部全體人員應通過學習和不斷的教育，充分認識到協(xié)調(diào)工作的重要性，在日常工作中努力做好本職工作，用友好的語言、和藹的態(tài)度來幫助、支持其他部門工作，及時溝通工作中出現(xiàn)的各種矛盾，努力創(chuàng)造出和諧的工作氛圍。這是做好其他一切工作的基礎，沒有和諧的工作環(huán)境什么事也做不好、做不成。

　　2、加強項目部各層面的溝通是做好項目協(xié)調(diào)的必要手段和方法。溝通可以是思想交流，也可以是施工技術交流、工作上的支持和幫助，還可以是其他方面?zhèn)€交流，總之，溝通是解決項目實施過程中各種障礙的最基本方法。多年的事實證明，溝通是實現(xiàn)和諧工作氛圍最有效的一種手段。任何組織和個人發(fā)生爭執(zhí)或矛盾后，只有通過溝通才能實現(xiàn)和解，通過溝通不但可以解決各種協(xié)調(diào)問題，如，施工技術問題、施工過程和方法、對問題的認識和理解、對項目管理方法和施工程序中的矛盾、困難和不一致等，而且還可以解決相關人員心理行為的障礙和爭執(zhí)。對于項目來說，項目經(jīng)理部內(nèi)部情況溝通的好壞，是測定項目管理效果的最好尺度，項目目標能否成功實現(xiàn)，很大程度上取決于項目經(jīng)理部能否成功地進行溝通，即能否成功地做好協(xié)調(diào)工作。

　　3、要盡力控制爭執(zhí)。由于每個人的思想道德觀念的差異、工作能力和水平的差異、以及對問題的出發(fā)點不同等原因，在日常的工作生活中爭執(zhí)現(xiàn)象時有發(fā)生，尤其是在項目施工過程中，爭執(zhí)現(xiàn)象無時不在，這就要求項目部的各級領導要掌握控制好爭執(zhí)事態(tài)的擴大，要及時協(xié)調(diào)好出現(xiàn)的各種爭執(zhí)。協(xié)調(diào)還要講究技巧，特別是對于爭執(zhí)的處理更要講究藝術，必須使爭執(zhí)得到有效的管理和控制。對于項目實施過程中出現(xiàn)的問題應本著多協(xié)商少爭執(zhí)的原則，通過協(xié)商平衡來滿足各方面的利益，從而達到和諧的目的。通常情況下對于不影響項目管理大局的爭執(zhí)，應采取策略引導爭執(zhí)者或者說服雙方向?qū)Ψ阶鬟m當妥協(xié)或非原則性讓步，避免爭執(zhí)擴大化;對于涉及雙方共同利益的爭執(zhí)可采取互遷互讓，加大合作面進而形成利益互補或利益共同體，從而化解爭執(zhí);對于利益沖突性較大的爭執(zhí)或問題比較突出的爭執(zhí)，在協(xié)商和調(diào)解都無效的情況下，應及時提交上級領導裁決，或當機立斷采取行政裁決的方式解決，或通過法律途徑解決。另外，在必要的情況下，對于一些目標不明或方法難以確定的問題，有時要有意識的引起爭執(zhí)，通過爭執(zhí)進行討論和溝通，使認識一致，從而得到最佳協(xié)調(diào)解決方案。

　　4、對具體問題要進行認真的分析，對不同的問題采取不同的方法手段。在項目協(xié)調(diào)過程中必須堅持具體問題具體分析的原則，對于每一個需要協(xié)調(diào)的問題都必須先分清它的性質(zhì)、類型、主次等要素，然后制定出最合適、最有效的解決途徑。如，對于內(nèi)部人際關系的協(xié)調(diào)主要應依靠各項規(guī)章制度，通過做思想政治工作和內(nèi)部教育培訓，逐步提高人員素質(zhì)等方法來實現(xiàn)和諧;對于項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層之間的管理協(xié)調(diào)，應嚴格執(zhí)行《項目管理目標責任書》，借助主管領導或相關部門進行協(xié)調(diào);對于項目經(jīng)理部與作業(yè)層之間關系的協(xié)調(diào)，應嚴格履行《勞務分包合同》和執(zhí)行《項目管理制度和辦法》，通過個別交談或會議等形式進行協(xié)調(diào);對于項目經(jīng)理部內(nèi)部供求關系的協(xié)調(diào)，必須依靠編制的資源需求計劃并通過物資供應部門、調(diào)度系統(tǒng)和調(diào)度人員的作用進行協(xié)調(diào);對于項目經(jīng)理部與建設單位和監(jiān)理單位之間的協(xié)調(diào)，應以溝通為主，協(xié)調(diào)的目的是搞好協(xié)作，協(xié)調(diào)的依據(jù)是執(zhí)行合同，協(xié)調(diào)的重點是資金問題、進度問題和質(zhì)量問題。因此，項目部各級人員必須高度重視并認真做好這個層面的協(xié)調(diào)工作。

　　5、項目協(xié)調(diào)還要注重動態(tài)管理的協(xié)調(diào)。項目的協(xié)調(diào)工作貫穿于項目管理的全過程，但是，由于工程項目的實施是分階段實行的，項目各階段所存在的問題有所不同，因而在項目協(xié)調(diào)過程中還必須根據(jù)各階段的實際情況抓好協(xié)調(diào)的重點，如，在項目實施初期主要是遠外層和供求關系的協(xié)調(diào);項目施工期間主要是內(nèi)部關系的協(xié)調(diào)和近外層關系的協(xié)調(diào);后期的協(xié)調(diào)重點則是近外層關系及合同與法律法規(guī)約束關系的協(xié)調(diào)。項目部主要領導應根據(jù)項目的進展，適時準確的把握各種關系的發(fā)展事態(tài)，以及在項目進展的不同時期和各層面工作關系相處情況，及時有效的進行溝通，化解各種矛盾、解決各種爭執(zhí)，營造和諧工作氛圍，從而提高項目運行的效率。

　　6、應注重加強項目部全體人員的思想和技術業(yè)務學習，努力提高政治和業(yè)務素質(zhì)以及協(xié)調(diào)能力。任何工作都是由人來完成的，人的素質(zhì)決定了工作質(zhì)量，項目協(xié)調(diào)工作也不例外。要創(chuàng)造項目管理和諧氛圍，必須搞好項目協(xié)調(diào)工作。因此，項目部在施工進展的全過程中應注重對項目部所有管理人員進行必要的培訓和教育，使他們充分了解項目協(xié)調(diào)工作的重要性，學會和掌握協(xié)調(diào)工作的方法和技巧，在工作中及時處理好隨時發(fā)生的各種問題。另外，項目經(jīng)理部最好配備專職的項目協(xié)調(diào)工作人員，并指定一名項目副經(jīng)理專門負責此項工作，這樣可取得理想的效果。