項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載三)

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    隨著21世紀(jì)的來臨，項(xiàng)目辦公室在公司結(jié)構(gòu)體系內(nèi)已十分普遍。雖然分配給項(xiàng)目辦公室執(zhí)行的多數(shù)活動(dòng)沒有發(fā)生變化，但項(xiàng)目辦公室又被賦予了兩項(xiàng)新的使命：項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)保管所有與項(xiàng)目管理有關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并積極支持企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃工作。

    當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室服務(wù)于企業(yè)，特別是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃活動(dòng)，而不是著重于某個(gè)客戶。項(xiàng)目辦公室搖身一變，變?yōu)樨?fù)責(zé)控制項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)控制中心。隨著組織內(nèi)部信息量呈指數(shù)倍數(shù)的上升，這種職責(zé)的轉(zhuǎn)變是大勢所趨。

在過去10年期間，項(xiàng)目辦公室?guī)淼氖找嬉呀?jīng)越發(fā)一目了然，這包括：
    • 運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化；
    • 公司決策，而不是部門決策；
    • 更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃（即：資源分配）；
    • 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息；
    • 消除或減少公司各門各派的數(shù)量；
    • 運(yùn)作更加高效、有效；
    • 對重組的需求減少；
    • 占用高級領(lǐng)導(dǎo)層寶貴時(shí)間的會(huì)議次數(shù)減少；
    • 工作優(yōu)先排序更加切合實(shí)際；
    • 未來接班人的發(fā)展。

    所有這些收益都直接或間接與項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)有關(guān)。為保存項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)，項(xiàng)目辦公室必須維持一些工具，用以收集信息和向各個(gè)干系人分發(fā)信息。這些工具包括企業(yè)項(xiàng)目管理局域網(wǎng)、項(xiàng)目網(wǎng)站、項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫和項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。因?yàn)轫?xiàng)目管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息，所以，必須進(jìn)行項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。

    項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)

    當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室作為項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)神，就必須設(shè)立匯集這些信息的工具和過程。這些信息可以通過四個(gè)信息系統(tǒng)收集，具體如圖2所示。每個(gè)信息系統(tǒng)都可以通過公司的局域網(wǎng)進(jìn)行更新和管理。

    掙值測量信息系統(tǒng)幾乎是所有項(xiàng)目經(jīng)理所熟知的。它可以提供充足的信息，回答以下兩個(gè)問題：項(xiàng)目現(xiàn)在的狀態(tài)，以及項(xiàng)目未來的結(jié)果。

    該系統(tǒng)可以獲取或計(jì)算工作活動(dòng)的計(jì)劃值和實(shí)際值、實(shí)際成本、成本和進(jìn)度偏差（以小時(shí)或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工時(shí)間以及完工百分比和趨勢。

    第二個(gè)信息系統(tǒng)為風(fēng)險(xiǎn)管理提供數(shù)據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)（RMIS）儲(chǔ)存與風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的數(shù)據(jù)并允許進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索。 該系統(tǒng)可以為報(bào)告的編制提供輸入信息，它肩負(fù)著存放與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的所有當(dāng)前和歷史信息的重要作用。其中存放的信息包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別文件（通過使用模板文件）、風(fēng)險(xiǎn)定性和定量評估文件、合同可交付成果（如果適用）以及其它風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。項(xiàng)目管理辦公室將使用該系統(tǒng)的信息，編制提交給高層管理層的報(bào)告并檢索日常項(xiàng)目管理所需要的信息。通過使用風(fēng)險(xiǎn)管理模板文件，每個(gè)項(xiàng)目都可以編制一套標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)告，用以定期匯報(bào)使用，并且能夠針對特殊要求編制特殊報(bào)告。該信息與失敗報(bào)告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)信息系統(tǒng)息息相關(guān)。剛才講到的最后兩個(gè)系統(tǒng)將在隨后兩節(jié)予以更加詳細(xì)地描述。

HAROLD KERZNER，美國俄亥俄州Baldwin-Wallace大學(xué)